La rilevazione delle presenze dei dipendenti è un processo fondamentale per il coinvolgimento e il monitoraggio delle risorse umane. Grazie ai classici metodi di rilevazione, fino a poco tempo fa, le aziende potevano rilevare quanti dipendenti fossero presenti in ufficio, gli orari di lavoro, quali dipartimenti fossero privi di personale a causa di malattie e assenza…
Tutto questo però oggi non basta, poiché i processi aziendali e i metodi di lavoro sono cambiati drasticamente negli ultimi anni e, con questi, è sempre più necessario implementare strumenti di rilevazione sempre più flessibili e moderni. I vantaggi dei moderni strumenti di rilevazione presenze vanno ben oltre il semplice monitoraggio perché coinvolgono i processi aziendali a 360°.
Quali sono i motivi per cominciare a rilevare le presenze dei dipendenti in modo efficace?
Che cos’è la rilevazione delle presenze dei dipendenti e perché è importante
La rilevazione delle presenze dei dipendenti è quel processo di monitoraggio e registrazione dell’inizio e della fine della giornata lavorativa dei dipendenti.
Le informazioni raccolte durante la rilevazione delle presenze dipendenti possono essere utilizzate per calcolare aspetti quali la retribuzione degli straordinari, i giorni di ferie e i giorni di malattia. Per questo motivo, il monitoraggio delle presenze dei dipendenti è una parte essenziale di qualsiasi dipartimento delle risorse umane.
Oltre ad aiutare i manager HR nelle loro mansioni quotidiane, può anche contribuire a garantire che i dipendenti siano trattati in modo equo e con un impatto positivo su produttività e processi aziendali.
I vantaggi della rilevazione delle presenze per datori di lavoro e dipendenti
Una rilevazione delle presenze efficiente ha una duplice funzione. Essa, infatti, può offrire diversi vantaggi sia al datore di lavoro che ai dipendenti. Ne abbiamo evidenziati 4 in particolare.
- Se effettuata correttamente, può contribuire a migliorare e velocizzare la comunicazione tra dipendenti e responsabili, identificando tempestivamente potenziali problemi (come per esempio il fabbisogno di personale a copertura dei dipartimenti strategici per l’operatività dell’azienda) e a creare un ambiente di lavoro più positivo e trasparente.
- Per i datori di lavoro, la rilevazione delle presenze può aiutare a identificare i modelli di assenteismo e responsabilizzare i dipendenti. Queste informazioni, infatti, possono essere utilizzate per sviluppare strategie per ridurre l’assenteismo, ad esempio fornendo incentivi ai dipendenti che registrano buone presenze. Inoltre, tenendo traccia delle assenze, i datori di lavoro possono assicurarsi che i dipendenti siano consapevoli dei loro registri di presenza.
- Tracciando le presenze dei dipendenti, i datori di lavoro possono assicurarsi che questi ultimi usufruiscano ogni anno del numero di ferie richiesto, senza lasciare che le ferie residue impattino sul bilancio aziendale.
- Un ultimo grande vantaggio deriva dall’utilizzo dei dati rilevati sulle presenze per la gestione delle buste paga. Avere dei dati corretti sulle presenze aiuta la contabilità e l’amministrazione nella definizione puntuale delle buste paga (considerando straordinari, permessi, malattie…).
Come assicurarsi che il sistema di rilevazione delle presenze dei dipendenti sia efficace
Quando si definisce un sistema di rilevazione delle presenze dei dipendenti, occorre tenere a mente alcuni aspetti fondamentali per garantirne l’efficacia.
Basti pensare alle dinamiche derivanti dallo smart working (o semplicemente dalle attività svolte da agenti commerciali o di professionisti presso le sedi dei clienti), che implica l’operatività dei dipendenti al di fuori dei muri aziendali. Come fare a rilevare e monitorare le loro attività con i vecchi sistemi di monitoraggio (badge, cartellini…)? Semplicemente non è più possibile.
Digitalizzazione
I moderni gestionali e software HR sono stati sviluppati per digitalizzare tutte le funzioni correlate alla rilevazione delle presenze.
evohrp, il gestionale HR progettato da Dynaset agisce proprio secondo questo principio. Grazie alla sua operatività da qualsiasi device, è in grado di digitalizzare le timbrature e centralizzare la raccolta dei dati dei dipendenti.
La semplice adozione di un software HR può accelerare tutto il processo di digitalizzazione del tuo business.
Tempestività
Questo vantaggio è la diretta conseguenza del primo punto. La possibilità di utilizzare il gestionale per la rilevazione delle presenze in Cloud (e sul proprio smartphone) aumenta la tempestività delle comunicazioni tra dipendenti e responsabili.
Con ebohrp, le timbrature e le richieste di assenza sono inviate e ricevute in tempo reale.
Ottimizzazione dei processi
L’ulteriore vantaggio di un software in Cloud come evohrp è la possibilità di gestire tutti i processi autorizzativi dai device preferiti di manager e dipendenti.
L’ottimizzazione dei processi avviene anche tramite la disponibilità dei dati in tempo reale, per cui i responsabili possono consultare i dati in maniera semplice e intuitiva dalle dashboard del software. Nessuna perdità di tempo, semplicità di utilizzo, processi ottimizzati.
Golden rules per ogni HR Manager
- Assicurati di comunicare chiaramente a tutti i dipendenti la vostra politica sulle presenze.
- Rendi facile per i dipendenti tenere traccia delle loro presenze.
- Prendi provvedimenti se un dipendente viola il regolamento sulle presenze.
Puoi seguire questi 3 semplici consigli grazie ad un gestionale HR come evohrp!
