In una ricerca condotta da Hibob su un campione di lavoratori statunitensi, più della metà di dipendenti (53%) ha affermato che prenderebbe in considerazione l’idea di cercare un nuovo lavoro in caso di continui errori nelle buste paga.
Per fortuna, oggi esistono strumenti in grado di automatizzare l’inserimento dati provenienti dal reparto HR e di semplificare l’elaborazione delle busta paga. Vediamo quali.
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Cosa serve per fare una busta paga
Senza le giuste informazioni, è impossibile elaborare una busta paga corretta in ogni minima virgola. Ecco perché la raccolta dati è probabilmente la fase più importante per chi si occupa di amministrazione e cedolini paga.
Ma quali sono i dati che servono per fare una busta paga? Essenzialmente, le informazioni più importanti sono:
- Dati del dipendente (nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, inquadramento e data di assunzione)
- Presenze distinguendo ore ordinarie e straordinarie lavorate (anche notturne, nei fine settimana e nei giorni festivi), giorni di ferie, permessi e altre assenze;
- Tasso di retribuzione in base al tipo di ore effettuate (normali, straordinarie);
- Eventuali rimborsi spese e/o premi di produttività legati alla mansione del dipendente.
Grazie a questi dati, si procede poi a calcolare stipendio base, eventuali indennità, bonus e straordinari, incluso il calcolo dei contributi e delle imposte.
Gli errori in busta paga più frequenti
È interessante notare come gli errori che ricorrono più frequentemente nelle buste paga includono proprio il conteggio delle ore di lavoro dei dipendenti.
Spesso, le aziende dimenticano di indicare gli straordinari oppure trascrivono in modo errato le ore di assenza dovute a ferie o malattie. Per non parlare delle ferie arretrate che, oltre a essere un problema non da poco per una busta paga, possono costare carissimo all’azienda se non monitorate attentamente!
Frequenti sono anche altre imprecisioni. Dopo le ultime novità della Legge di Bilancio sulle detrazioni per i Fringe Benefit, per le aziende è diventato molto facile sbagliarsi su bonus, rimborsi spese, buoni pasto, auto aziendali, premi di risultato o indennità di trasferta.
Il problema è che tutti questi errori possono alterare la busta paga, portando a trattenute indebite o a pagamenti non dovuti.
Poiché il responsabile finale è sempre il datore di lavoro (anche se a sbagliare è stato un consulente), è fondamentale arginare il problema prima che gli errori reiterati portino il dipendente ad allontanarsi a causa di retribuzioni errate ed errori nei dati fiscali e previdenziali.
Integrazione HR per buste paga
Per evitare questi errori, chi prepara la busta paga deve sempre verificare che le ore e i giorni riportati sul cedolino coincidano con le effettive presenze registrate dall’ufficio HR.
Questo non è un problema che si risolve facendo più attenzione o controllando più e più volte i dati inseriti. A volte, infatti, l’errore potrebbe annodarsi a monte, cioè proprio nei dati raccolti dalle risorse umane.
Se i gestori HR si affidano ancora a fogli excel e documenti cartacei, è facile perdersi qualche passaggio, trascrivere un numero errato o dimenticarsi di segnare un permesso o un giorno di ferie.
Meglio ripensare completamente la gestione delle risorse umane e l’elaborazione delle buste paga, facendo sì che il reparto paghe e quello HR dialoghino direttamente. E tutto facendo affidamento a dati corretti e verificati.
La soluzione? Adottare un software gestionale specifico per le HR perfettamente integrato al software di elaborazione delle buste paghe.
evohrp come ponte tra HR e busta paga
evohrp è il software gestionale per le risorse umane di Dynaset. La particolarità di questo software è che offre infinite possibilità di integrazione ai sistemi esistenti, inclusi i software per l’elaborazione della busta paga.
Grazie a evohrp, gli addetti alle risorse umane e alla gestione paghe godono di uno strumento che assicura la condivisione di dati certi e accurati.
Lo strumento raccoglie in automatico informazioni sulle presenze, sulle ore lavorate, sulle trasferte e sulle assenze del personale, incluso il tracciamento dei benefit e dei bonus aziendali, bypassando completamente l’inserimento manuale di dati da parte degli addetti HR.
Poi, grazie alla configurazione con il software per le paghe dell’azienda, comunica questi dati in tempo reale al reparto amministrazione, che non ha più bisogno di controllare o riportare i dati sulla busta paga… perché tutto avviene in automatico!
L’integrazione tra le diverse soluzioni software assicura la coerenza dei dati nei diversi processi aziendali, riducendo il rischio di errori e migliorando l’accuratezza della busta paga.
Un vantaggio notevole sia per l’azienda sia per il dipendente.
