Quando le note spese diventano digitali e tracciabili, è più facile gestire i rimborsi per le spese di lavoro sostenute dai dipendenti durante viaggi e trasferte. Se stai cercando un metodo per abbandonare i fogli Excel e la pila di scontrini per passare a un processo più comodo, tracciabile e a prova di errore, sei nel posto giusto.
In questo articolo ti spieghiamo in parole semplici come iniziare a gestire le note spese in digitale grazie a un software HR.
Indice
Come si fa la nota spese?
Nelle imprese che usano ancora sistemi “classici” come Excel, manca molto spesso controllo sull’intero processo di gestione delle note spese. E mancanza di controllo significa purtroppo errori, sviste e dimenticanze.
Ma come si fa la nota spese?
Nella maggior parte dei casi, il dipendente raccoglie gli scontrini e le ricevute delle spese effettuate durante una trasferta e poi rendiconta tutto all’ufficio HR, che deve occuparsi di riportare su un file di calcolo nome del dipendente, date, descrizioni, importi. Fondamentali sono anche le prove fisiche delle spese sostenute, come fatture e scontrini, che devono essere correttamente scansionati e archiviati.
Tutto questo viene poi inviato all’amministrazione, che inserisce tutti i dati all’interno dei sistemi contabili. Qui nascono i primi problemi, perché quando manca uno strumento condiviso l’unica via è l’inserimento manuale, con copia e incolla che possono trasformarsi in un’arma a doppio taglio.
Finché l’impresa è piccola e con pochi dipendenti, questa gestione, per quanto macchinosa, può ancora reggere. Ma tutto cambia quando aumenta il numero dei dipendenti, i volumi e la complessità della gestione delle note spese.
Note spese “vecchio stampo”: il problema della tracciabilità e dell’approvazione
Gestire le note spese con Excel espone ad alcuni problemi: i più comuni sono gli errori di trascrizione, i file non aggiornati, i dati duplicati, gli scontrini che non si trovano…
Ma ce n’è un altro assai più grave.
Nel passaggio di informazioni tra dipendente, ufficio HR e amministrazione, molto spesso non c’è chiarezza su chi debba davvero dare il benestare al rimborso delle spese sostenute in trasferta. Chi ha veramente il potere di autorizzare le note spese?
Per non parlare dell’assenza di regole chiare e automatiche che aiuterebbero a fare ordine alle diverse casistiche legate alle note spese (pensiamo solo alle spese per le trasferte estere, o ai massimali di spesa), o per lo meno a far sì che tutte le richieste seguano un percorso standard, senza diseguaglianze tra dipendenti.
Può inoltre capitare che tra correzioni, chiarimenti e aggiustamenti, finiscano per circolare più file Excel delle stesse note spese.
Tutto questo è un incubo dal punto di vista della tracciabilità, perché non esiste una “single source of truth”, ovvero una fonte di informazioni univoca su cui fare affidamento.
Proprio qui che nasce il bisogno di un processo più fluido, con un workflow di approvazione chiaro basato sulla tracciabilità delle informazioni.
Come digitalizzare le note spese?
Digitalizzare le note spese non significa solo utilizzare strumenti digitali (dopotutto, anche le e-mail ed Excel lo sono). Piuttosto, significa adottare una gestione delle note spese finalmente tracciabile e digitale.
Ecco da dove iniziare.
Mappare l’organizzazione
Prima ancora di parlare di software e strumenti, è importante rispondere alla domanda fondamentale che sta alla base della gestione delle note spese: chi detiene il potere di approvare e/o autorizzare i rimborsi per le note spese?
Per trovare una risposta non bisogna semplicemente indicare il nome e cognome di una persona. Bisogna invece basarsi sui ruoli e, quindi, sull’organigramma aziendale.
Da qui la necessità di mappare ruoli e responsabilità, ricostruendo tutti i livelli lungo i quali viaggia la gestione delle note spese.
Stabilire il workflow autorizzativo
Lo scopo finale dell’organigramma aziendale è stabilire come distribuire le responsabilità operative e tradurre ruoli e mansioni in un flusso approvativo.
Questo significa anche definire che una nota spese deve seguire sempre un percorso preciso, partendo dalla posizione del dipendente e risalendo l’organigramma. Solo così si trasforma l’organigramma nel motore del processo di gestione delle nostre spese.
Ad esempio, si potrebbe decidere che il dipendente inserisca una richiesta sul software HR. Il sistema invia automaticamente al responsabile la richiesta, che verrà controllata e inviata all’ufficio HR, che la convalida o la respinge.
L’HR potrebbe anche solo controllare la richiesta, mentre l’approvazione effettiva viene affidata all’ufficio amministrativo. Tutto dipende dal workflow autorizzativo che si stabilisce!
Fissare una policy chiara per le note spese digitali
L’altro aspetto importante è la definizione di una policy chiara per la gestione digitale delle nostre spese.
Stiamo parlando di regole condivise e uguali per tutti come la definizione di massimali per categoria, tipologia di spese rimborsabili o non rimborsabili, tempi di presentazione della richiesta…
Il bello di digitalizzare le note spese con un software HR è che queste regole possono essere inserite a sistema per semplificare l’iter di convalida e approvazione. Ad esempio, è possibile impostare alert automatici basati sulle policy aziendali e monitorare il superamento del massimale delle spese di trasferta, tutto in automatico!
Note spese digitali e tracciabili: scegli evohrp!
Il vantaggio principale di utilizzare un software HR per digitalizzare le note spese è la tracciabilità totale.
Ogni click lascia un segno e contribuisce a creare uno storico completo delle note spese, indicando chi ne ha creata una, chi l’ha controllata, approvata o respinta, incluse tutte le modifiche legate alle richieste di integrazione.
Il software evohrp, con il suo modulo per le trasferte e le note spese, fa esattamente questo: in primis aiuta a creare un iter autorizzativo che mette finalmente ordine alle note spese. Il tutto tenendo traccia di ogni singola fase del processo, rendendo di fatto il software una “single source of truth” affidabile.
Inoltre, evohrp può essere personalizzato sulla base delle policy aziendali, permettendo di costruire un processo trasparente, rapido e con numerosi vantaggi in termini di efficienza.
