Le trasferte dei dipendenti sono sempre state un’attività critica per i responsabili HR (e per i dipendenti), non solo dal punto di vista della logistica ma anche, e soprattutto, dal punto di vista della contabilità.
Nel contesto delle trasferte, ci riferiamo in particolar modo alle note spese.
Le note spese sono quel documento che riepiloga correttamente tutte le spese di lavoro che il dipendente ha dovuto affrontare e che successivamente potranno essere rimborsate dall’azienda.
Diciamo “correttamente” perché la compilazione della nota spese deve avvenire in puntuale e precisa per consentire all’azienda di annoverare le spese dei dipendenti in trasferta tra i costi. Ogni spesa deve essere giustificata e accompagnata da fatture, scontrini e ricevute con l’indicazione di data e luogo della spesa.
La gestione di questo documento si sta sempre più evolvendo da una gestione cartacea classica verso una dematerializzazione, ovvero in una riduzione dei documenti cartacei. Può la digitalizzazione aiutare a ottimizzare anche la gestione delle note spese?
Prima di vedere come gestire tutto questo in maniera efficiente, scopriamo quali sono le principali problematiche nella classica elaborazione delle note spese.
La classica nota spese: gli svantaggi
Nella sua versione più classica, la nota spese è identificata con un semplice modello di file Excel che, messo a disposizione dell’azienda, deve essere compilato dal dipendente, verificato e archiviato dalla contabilità. Per quanto apprezzato, l’Excel si rivela come uno strumento non efficace per l’elaborazione puntuale e completa delle spese affrontate da un dipendente.
Uno degli svantaggi, infatti, è quello di essere suscettibile agli errori umani. L’errata trascrizione degli importi è uno degli errori più comuni e che può essere risolto solo con un doppio controllo del reparto contabile. Ecco che da un semplice errore di battitura può nascere un processo inefficiente.
Un modello preimpostato di nota spese è anche poco flessibile. Esistono, infatti, diverse tipologie di note spese basate sulla tipologia di rimborso che spetta ai dipendenti. Il modello di nota spese fornito dall’azienda deve quindi rispettare le politiche di spesa della stessa. Spesso non è così e tra contabilità e personale in trasferta possono crearsi dei fraintendimenti sulle informazioni riportate in tabella.
Questi sono due dei grossi svantaggi di una gestione classica di questo documento. Entrambi questi fattori portano ad un maggiore dispendio di risorse nella gestione delle trasferte. Nessuna azienda può permettersi un’inefficienza trasversale, che coinvolge i dipendenti, i responsabili HR e gli uffici amministrativi.
Come fare quindi?
Gestire i rimborsi delle trasferte, digitalizzando
Con il tempo, i responsabili aziendali e gli HR Manager di piccole e grandi aziende hanno optato per una gestione sempre più standardizzata e automatizzata delle trasferte dipendenti e dei loro rimborsi per ovviare alle criticità più comuni:
- una gestione standardizzata consente di definire delle linee guida valide per tutti i dipendenti. Un unico processo di gestione rimborsi e un unico tipo di documentazione per rendicontarli ed erogarli in busta paga facilita sia i dipendenti che la contabilità;
- standardizzare una mansione consente di automatizzarla, anche grazie all’utilizzo di software specifici.
Seppur con i suoi vantaggi, la scelta di standardizzare i processi e automatizzarli può portare a dei “contro” non da poco. Avere delle linee guida uniche per tutto il personale, infatti, rischia di non tenere conto delle diverse tipologie di trasferte che devono affrontare i dipendenti. Il rischio più grande per l’azienda è quello di implementare un sistema di gestione poco flessibile, che non sappia rispettare le vere esigenze di un business.
Inoltre, lo stesso processo di digitalizzazione avviene spesso con strumenti che non si integrano con i sistemi di gestione dell’azienda, portando inevitabilmente a inefficienze ed errori umani.
L’esperienza degli specialisti di Dynaset ha saputo tenere conto di tutto questo nella realizzazione di evohrp, il gestionale HR capace di adattarsi a qualunque tipologia di azienda.
Digitalizzare il processo di rimborso trasferte con evohrp avviene proprio il principio della personalizzazione. Ogni azienda può essere certa di digitalizzarsi adattando un software all’avanguardia ai propri processi di:
- Richiesta trasferta
- Autorizzazione
- Compilazione nota spese
- Contabilizzazione
- Erogazione dei rimborsi in busta paga
Tutto considerando i vantaggi di eliminare definitivamente la gestione cartacea e di usufruire di un gestionale integrabile con software di terze parti.
Un modulo dedicato alle trasferte aziendali
La nota spese è solamente una componente delle trasferte di lavoro dei tuoi dipendenti.
Evohrp e il suo modulo travel riesce a gestire la trasferta sin dalla richiesta del dipendente. Le indicazioni sui viaggi, sulle strutture da prenotare o sulle richieste di anticipo contanti, infatti, possono essere inserite nel gestionale per snellire il processo di autorizzazione/conferma della trasferta e dei relativi rimborsi.
Preciso, veloce, intuitivo. Il nuovo modo di gestire le trasferte e le sue spese!
