Regolamento aziendale: il documento essenziale per la gestione HR

Solitamente, i regolamenti aziendali sono regole e linee guida che disciplinano il funzionamento delle imprese. Possono riguardare tutto, dal comportamento dei dipendenti alle procedure finanziarie e operative, e devono essere seguite affinché l’azienda rimanga conforme alle leggi e alle normative vigenti.

Che cos’è un regolamento aziendale

Il regolamento aziendale è un documento che definisce le regole e le procedure da seguire all’interno di un’azienda. Si tratta di una fonte importante del contratto individuale di lavoro, in quanto contiene indicazioni per i dipendenti su come comportarsi e quali sono i loro obblighi.

Questo documento può disciplinare l’intera organizzazione dell’azienda, elencando norme comportamentali che i dirigenti dell’impresa ritengono necessarie per garantire la sicurezza e la produttività dei dipendenti. Può fornire, inoltre, informazioni dettagliate sulle procedure da seguire in caso di incidenti o emergenze, nonché su come gestire eventuali controversie tra dipendenti o con clienti esterni.

Quali sono le diverse tipologie di regolamenti aziendali?

Esistono diversi tipi di regolamenti aziendali, tra cui:

• Regolamento interno del personale: è un documento che definisce le responsabilità dei dipendenti, i comportamenti da adottare e le procedure da seguire.
• Codice disciplinare: è un documento che contiene le sanzioni previste per i dipendenti in caso di violazione delle norme stabilite dall’azienda.
• Regolamento sulla sicurezza sul lavoro: questa guida fornisce informazioni dettagliate su come prevenire gli infortuni sul lavoro e su come gestire eventuali situazioni di emergenza.

I regolamenti aziendali sono importantissimi per garantire la sicurezza e la produttività dell’ambiente di lavoro con trasparenza. È, infatti, fondamentale che tutti i dipendenti conoscano e rispettino le norme stabilite dall’azienda.

Differenza tra regolamento aziendale e codice disciplinare

Molte persone tendono a confondere regolamento aziendale e codice disciplinare, ma i termini indicano due cose diverse.

Quando parliamo di regolamento aziendale, parliamo di un insieme di regole che disciplinano tutti gli aspetti di un’organizzazione nella sua interezza, mentre il codice disciplinare è molto più specifico e circoscritto: esso si riferisce infatti ai comportamenti vietati in azienda e descrive i provvedimenti in caso di trasgressione.

Vista così, è come se il codice disciplinare fosse una “parte” del regolamento dell’azienda.

Il datore di lavoro fornisce un set di regole, processi e strumenti (contenuti nel regolamento aziendale) per comportarsi in modo appropriato in azienda. Se qualcuno non rispetta qualcuna di queste direttive, va incontro a una sanzione (descritta nel codice disciplinare).

Il regolamento aziendale deve essere firmato?

Perché sia davvero efficace, tutti i dipendenti dovrebbero conoscere il regolamento dell’azienda E il modo migliore per portare all’attenzione del dipendente tutto l’insieme delle policy aziendali è solo uno: la sua firma.

Una buona idea potrebbe essere quella di mostrare il regolamento aziendale durante la fase di onboarding, di modo che il neoassunto conosca subito i principi e le regole del nuovo ambiente di lavoro.

Diverso è il caso del codice disciplinare.

Per legge (art. 7 dello Statuto dei Lavoratori), il codice disciplinare deve essere obbligatoriamente affisso in un luogo accessibile a tutti i dipendenti: se non viene fatto, i provvedimenti disciplinari non possono essere considerati validi, nemmeno se il lavoratore ha firmato il codice disciplinare.

Anche il regolamento aziendale dovrebbe essere sempre consultabile. Non si sa mai che un dipendente voglia fare un ripasso!

Il regolamento aziendale deve essere a norma di legge?

Il regolamento aziendale è una fonte del contratto individuale di lavoro che, pur essendo disposta unilateralmente dal datore di lavoro, ha lo scopo di disciplinare le relazioni tra i lavoratori e l’azienda; quindi, questo documento deve essere a norma di legge ed essere in linea con i contratti collettivi nazionali e regionali.

Di cosa tratta il regolamento aziendale

Il documento relativo al regolamento di un’azienda tratta molteplici argomenti, ovviamente inerenti anche alla gestione delle risorse umane. Basti pensare al regolamento riguardante gli orari di lavoro, alle linee guida sulle ferie concesse e a tutta la documentazione dei dipendenti relativa alla sicurezza sul lavoro.

Per tutti questi argomenti, stabilire il regolamento aziendale rappresenta solo il primo passo. Gestire il personale in maniera puntuale e coerente rispetto al regolamento è un’attività tutt’altro che semplice, soprattutto se il responsabile HR non ha un vero e proprio metodo e strumento di gestione.

Come si redige un regolamento aziendale

Il regolamento aziendale è solitamente a carico del datore di lavoro e dei responsabili delle risorse umane.

Per redigere un regolamento bisogna partire dalla cultura aziendale. È infatti importante che i comportamenti delle risorse siano allineati ai valori, alla mission e agli obiettivi dell’azienda.

Passando all’atto pratico, gli step per stilare il regolamento aziendale sono:

Identificazione delle aree da disciplinare: bisogna prendere in considerazione ogni aspetto della vita in azienda, dall’orario di lavoro (entrata, uscita, eventuale flessibilità oraria) alle assenze, dall’uso di strumenti tecnologici (internet, email, uso dello smartphone personale) fino alla sicurezza sul lavoro.

Definizione delle dinamiche aziendali “ideali” da perseguire: partendo dall’analisi dei problemi e delle necessità aziendali, bisogna decidere quali migliorie mettere in pratica, definendo una serie di regole che regolano gli aspetti della vita lavorativa.

Descrizione delle norme e regole: coincide con la redazione del documento del regolamento aziendale, in cui sono messe nero su bianco tutte le regole, descritte in modo chiaro e semplice.

A questo punto, il documento è pronto per la condivisione del personale. Ma non significa che il lavoro sia finito!

Nel corso del tempo, chi redige il regolamento aziendale deve raccogliere feedback e, se necessario, revisionare il documento, coinvolgendo non solo i dirigenti, ma anche i dipendenti.

Le esigenze lavorative possono cambiare, e le dinamiche aziendali devono sempre adattarsi alla realtà dell’azienda.

Perché un gestionale HR può essere utile?

Il regolamento aziendale non va solo redatto, condiviso o revisionato.

Per i responsabili delle risorse umane, è fondamentale vigilare sul personale affinché il regolamento sia effettivamente rispettato.

Qui si apre una sfida importante per i gestori HR.

Come far rispettare il regolamento aziendale? Come monitorare se i comportamenti dei dipendenti si allineano effettivamente alle policy dell’azienda?

Un gestionale HR è in grado di centralizzare tutte le informazioni più importanti relative al personale in azienda, permettendo ai manager e ai responsabili di gestire in modo più semplice i team di lavoro in conformità con il regolamento aziendale.

Un software HR come evohrp – la soluzione per le risorse umane progettata da Dynaset – svolge questa funzione di default grazie ai suoi moduli di gestione HR.

Ferie, permessi e orari di lavoro sono facilmente gestibili dal gestionale e dall’app per poter snellire tutti i processi HR quotidiani e monitorarne l’andamento. Grazie alla totale personalizzazione del software, gli HR Manager possono cucire su misura della propria azienda (e del regolamento aziendale) tutte le variabili entro le quali responsabili e dipendenti possono muoversi all’interno del software.

Grazie all’uso di evohrp, ad esempio, i gestori HR possono monitorare l’orario di entrata e di uscita del personale, eventuale smart working, l’uso della macchina aziendale…

Un’altra feature fondamentale di evohrp consiste nella raccolta di tutti i dati dei dipendenti all’interno di un fascicolo del dipendente. In questo modo, le informazioni (e i certificati) relativi alla sicurezza sul lavoro sono immediatamente consultabili e condivisibili con gli organi di controllo.

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