La normativa italiana, attraverso il Decreto Legislativo 81/2008, stabilisce obblighi precisi per i datori di lavoro, imponendo la corretta gestione di una serie di documenti volti a garantire la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori.
Questi documenti, oltre a essere fondamentali per la conformità legislativa, sono essenziali per promuovere e mantenere un ambiente di lavoro sicuro. Ma non è sempre facile gestirli per responsabili e HR Manager.
Esiste una soluzione per conservarli in modo efficace e pratico.
Indice
Quali sono i documenti di sicurezza sul lavoro?
Attestati, registri e certificati… ecco la tipologia di documenti che ogni azienda deve redigere, aggiornare e conservare per rispettare le normative vigenti in materia di sicurezza.
Si possono considerare divisi in due categorie principali: documenti obbligatori e documenti “raccomandati”.
Documenti obbligatori
Tipo di documento |
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Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) | Questo è il documento principale che ogni azienda con almeno un dipendente deve redigere. Contiene l’analisi dei rischi presenti in azienda e le misure preventive adottate. |
Certificati delle visite mediche | Attestano l’idoneità dei lavoratori a svolgere specifiche mansioni, particolarmente quelle che espongono a rischi particolari. |
Registro dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) | Documento che registra la distribuzione e l’uso dei dispositivi di protezione individuale, obbligatorio per dimostrare che i DPI sono stati correttamente assegnati e utilizzati. |
Certificati di formazione | Attestano che i dipendenti hanno ricevuto la formazione necessaria in materia di sicurezza sul lavoro. |
Documenti raccomandati
Tipo di documento |
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Relazioni sugli interventi di manutenzione | Documenti che registrano tutte le operazioni di manutenzione effettuate su macchinari e attrezzature, utili per prevenire guasti o incidenti. |
Rapporti di ispezione interna | Documenti che riportano i risultati delle ispezioni interne sui protocolli di sicurezza. |
Piani di emergenza e evacuazione | Pur essendo obbligatori in molti contesti, possono essere raccomandati anche per settori in cui la legge non li richiede espressamente. |
Il ruolo dell’HR nella gestione dei documenti di sicurezza
L’HR Manager è oggi un facilitatore fondamentale nella corretta gestione della sicurezza in azienda. Anche se non è il responsabile diretto ai sensi di legge, ha un impatto diretto su numerose aree operative che coinvolgono la gestione, conservazione e aggiornamento dei documenti.
Le responsabilità dell’ufficio HR includono:
- Raccogliere e archiviare i certificati medici di idoneità al lavoro forniti dal medico competente.
- Monitorare la formazione obbligatoria in materia di sicurezza, assicurandosi che i corsi siano erogati, tracciati e aggiornati per ogni dipendente.
- Gestire la distribuzione e tracciabilità dei DPI attraverso appositi registri.
- Assicurare la corretta conservazione digitale o cartacea dei documenti, in linea con i requisiti del GDPR, specie per quanto riguarda dati sanitari o sensibili.
In sostanza, l’HR agisce come garante del rispetto procedurale, custode della documentazione e promotore della cultura della sicurezza.
evohrp per conservare i documenti di sicurezza sul lavoro
Le normative italiane prevedono che i documenti di sicurezza sul lavoro debbano essere conservati per un certo periodo di tempo, generalmente non inferiore a dieci anni.
Ecco perché per le aziende è conveniente avvalersi di un sistema di gestione documentale che garantisca sicurezza, accessibilità e una organizzazione ottimale.
Soplitamente, la conservazione dei documenti di sicurezza può avvenire in forma cartacea o digitale, ciascuna con i propri vantaggi e svantaggi. La conservazione cartacea offre una tangibilità immediata, ma può risultare poco pratica e vulnerabile a danni.
La conservazione digitale permette un accesso più rapido e sicuro, facilitando anche la condivisione e l’archiviazione in cloud, ma richiede al tempo stesso delle adeguate misure di sicurezza informatica.
Soluzioni digitali come quella offerta dal modulo Sicurezza sul lavoro di evohrp permettono una gestione centralizzata ed efficiente, riducendo i rischi di compromissione dei documenti e facilitando la loro condivisione in caso di necessità.
