Le trasferte di lavoro rappresentano una voce di costo spesso significativa per le aziende, comportando una serie di voci che, se non gestite correttamente, possono impattare sul bilancio aziendale.
Conoscere le principali voci di spesa e adottare strategie efficaci per ottimizzarle è fondamentale per garantire sia l’efficienza operativa che il benessere dei dipendenti.
Ti spieghiamo come fare.
Indice
Principali voci di costo di una trasferta aziendale
Riassumiamo brevemente le più comuni voci di costo in una trasferta di lavoro.
Trasporto: include le spese per biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto o rimborsi chilometrici per l’uso del veicolo personale. Ad esempio, un viaggio andata e ritorno in treno può costare circa €100, mentre il noleggio di un’auto per un giorno può variare tra €50 e €100, a seconda della categoria del veicolo e della località ovviamente.
Alloggio: riguarda le spese per pernottamenti in hotel o altre strutture ricettive. Il costo medio di una notte in hotel in una città italiana di medie dimensioni si aggira intorno a €120, ma può aumentare nelle grandi città o in base alla stagionalità.
Vitto: comprende le spese per i pasti durante la trasferta. Un dipendente potrebbe spendere mediamente €30-€50 al giorno per i pasti, a seconda della località e delle politiche aziendali.
Indennità di trasferta: si tratta di un compenso aggiuntivo riconosciuto al dipendente per il disagio dello spostamento. Secondo la normativa italiana, l’indennità è esente da tassazione fino a €46,48 al giorno per le trasferte nazionali e €77,47 per quelle all’estero.
Spese accessorie: includono costi come taxi, parcheggi, connessione internet o eventuali spese per meeting ed eventi. Ad esempio, l’utilizzo di taxi per spostamenti in città può comportare una spesa di €20-€40 al giorno, mentre le spese per parcheggi possono variare significativamente in base alla località.
Esempio pratico di costo di una trasferta
Consideriamo una trasferta di due giorni da Milano a Roma per un dipendente.
Voce di spesa | Costo |
Trasporto | Biglietto ferroviario andata e ritorno: €150 |
Alloggio | Due notti in hotel: €240 (€120 a notte) |
Vitto | Quattro pasti principali: €160 (€40 a pasto) |
Indennità di trasferta | €46,48 al giorno x 2 giorni = €92,96 |
Spese accessorie | Taxi e parcheggi: €50 |
Totale | €692,96 |
Questo esempio evidenzia come una singola trasferta possa comportare costi significativi per l’azienda.
La tracciabilità dei pagamenti è un’opportunità
La Legge di Bilancio ha introdotto un aggiornamento normativo che impone la tracciabilità delle spese di trasferta per garantirne la deducibilità fiscale. In pratica, affinché le spese sostenute dal dipendente durante una trasferta possano essere dedotte dal reddito d’impresa, è necessario che i relativi pagamenti siano effettuati attraverso strumenti tracciabili, come carte aziendali, bonifici o piattaforme digitali certificate.
Questa evoluzione legislativa, se ben interpretata, rappresenta un’opportunità concreta per le aziende. Non si tratta solo di un vincolo burocratico: è l’occasione per rivedere e potenziare i processi interni di gestione delle trasferte, migliorando la trasparenza, il controllo dei costi e la pianificazione finanziaria.
Attraverso la tracciabilità, le imprese possono:
- avere una visione chiara e in tempo reale delle spese sostenute per ogni trasferta;
- confrontare i costi tra diversi team o periodi per ottimizzare i budget;
- evitare errori, doppie spese o richieste di rimborso non conformi;
- facilitare la rendicontazione ai fini fiscali e la preparazione del bilancio aziendale.
Inoltre, un sistema centralizzato e digitale per la gestione delle spese di trasferta consente alle risorse umane e all’area amministrativa di collaborare in modo più efficiente, con procedure snelle, meno carta e meno errori.
Per le aziende strutturate – ma anche per quelle in crescita – adottare soluzioni digitali rappresenta la chiave per cogliere appieno questa opportunità normativa.
Come ottimizzare i costi delle trasferte aziendali?
Gestionali HR avanzati come evohrp, il software progettato da Dynaset per semplificare le attività HR, offrono strumenti per monitorare e ottimizzare le spese di trasferta, garantendo un controllo centralizzato e una rendicontazione automatizzata.
Il software integra funzionalità che permettono di:
- registrare tutte le spese in modo tracciabile e coerente con la normativa fiscale;
- gestire i rimborsi in maniera automatizzata, eliminando errori e tempi morti;
- definire budget per singola trasferta o per team e monitorarne il rispetto;
- disporre in qualsiasi momento di report dettagliati per l’analisi dei costi e la pianificazione futura.
In sintesi, la tracciabilità non è solo una risposta a un obbligo di legge, ma un driver di efficienza e governance.
Grazie a evohrp, le aziende possono trasformare un adempimento in un vantaggio competitivo nella gestione delle risorse e nella pianificazione economica.
