Secondo un’indagine di Confindustria, il tasso di assenteismo nelle aziende con più di 100 dipendenti è pari al 7,3%.
Le cause per cui il personale può assentarsi dal lavoro sono diverse, dalla malattia (causa più frequente di assenza) ai congedi parentali. Ma se da un lato l’assenza da lavoro giustificata rientra nei legittimi diritti del lavoratore, dall’altro l’azienda deve monitorare le assenze dal lavoro per evitare inefficienze e perdite economiche, facendo il possibile per abbassare il tasso di assenteismo.
Vediamo perché farlo e come.
Indice
Perché è importante monitorare l’assenteismo
Gestire l’assenteismo in azienda è fondamentale, soprattutto quando si lavora in un’impresa con più di 100 dipendenti. Secondo Confindustria, infatti, il tasso di assenteismo cresce nelle imprese più grandi.
Ignorare questo dato può essere controproducente. Se l’assenteismo sfugge al proprio controllo, l’azienda si espone a numerosi problemi.
Innanzitutto, l’assenteismo è un costo per l’azienda.
Soprattutto se i dipendenti si assentano per periodi prolungati, l’azienda risentirà della loro assenza, rallentando il lavoro degli altri, ritardando le consegne, causando blocchi nella produzione. Per non parlare della necessità di dover sostituire i dipendenti assenti, retribuendo il carico di lavoro extra dei colleghi.
L’aumento dei costi e la perdita di efficienza nella gestione delle attività quotidiane possono portare a una riduzione del fatturato.
Monitorare il tasso di assenteismo è importante anche per il benessere stesso dei dipendenti.
Se ti accorgi che nella tua azienda c’è un alto tasso di assenteismo, potresti iniziare a chiederti se la tua impresa offre un ambiente di lavoro stimolante, piacevole e positivo o se, viceversa, i dipendenti preferiscono assentarsi dal lavoro.
Non sottovalutare nemmeno il peso che le assenze di alcuni lavoratori possono avere sui colleghi.
Avere meno dipendenti al lavoro significa spesso sovraccaricare i lavoratori presenti. E se le pressioni aumentano, ne risente non solo la qualità del lavoro, ma il benessere stesso dei dipendenti, in un loop senza fine che genera nuovo malcontento e porta a ulteriori inefficienze produttive.
Ovviamente non bisogna puntare il dito contro chi non si presenta al lavoro. Piuttosto, devi chiederti che cosa puoi fare per ridurre il fenomeno.
Iniziare a monitorare l’assenteismo all’interno dell’azienda è sicuramente la strada migliore per riconoscere e poi “controllare” il problema. Con dati alla mano, sarà più facile capire quali sono le cause dietro l’elevato assenteismo, in modo da trovare soluzioni efficaci.
Come calcolare il tasso di assenteismo
Esistono diversi indicatori che possano aiutarti a monitorare l’assenteismo sul luogo di lavoro.
Il primo è il tasso di assenteismo, ovvero il rapporto tra le ore di assenza e le ore lavorabili, che si calcola con la seguente formula:
(Numero di giorni di assenza nel periodo / Numero teorico di giorni di lavoro nel periodo) x 100
Questo può essere calcolato per l’intera azienda o per ciascun lavoratore, mettendo a confronto i giorni di assenza con i giorni di lavoro in un determinato periodo (ad esempio una settimana, un mese o un anno).
Facciamo un esempio con un’azienda di 105 dipendenti.
Ipotizziamo che in un mese con 22 giorni feriali, 15 dipendenti si assentano dal lavoro per 1 giorno a testa. Dividendo i giorni di assenza totali (15) per i giorni di lavoro complessivi (22 giorni di lavoro x 105 dipendenti = 2310), si ottiene un tasso di assenteismo pari allo 0,6%.
Questo dato è ancora piuttosto rincuorante per un’impresa. Il campanello d’allarme deve suonare quando il tasso di assenteismo supera il 3%.
Un altro indicatore molto utile per monitorare le assenze dei lavoratori è il Bradford Factor, anche detto indice o fattore di Bradford.
Questo KPI misura l’impatto delle assenze brevi ma frequenti, che possono avere un effetto negativo maggiore rispetto a un’unica lunga assenza. Si calcola con la formula:
(Numero di assenze)² × Numero di giorni di assenza
Se un dipendente si assenta una sola volta per 10 giorni di seguito, l’indice di Bradford è pari a 10.
Se un altro dipendente si assenta per 3 volte, per un totale di 4 giorni, l’indice di Bradford è pari a (3)² × 4, ovvero 36.
Più il numero di Bradford è alto, maggiore è l’impatto negativo delle assenze del dipendente sull’azienda.
Come diminuire il tasso di assenteismo
La gestione delle assenze e il calcolo delle ore lavorate è uno dei compiti fondamentali dei responsabili HR.
Attenzione però: se da un lato è importante calcolare il tasso di assenteismo in azienda, dall’altro è importante analizzare la situazione in modo critico, non giudicando e non colpevolizzando i dipendenti che fanno più assenze.
Il punto non è solo registrare il fenomeno: la vera sfida è ridurre l’assenteismo sul lavoro.
Chi lavora nelle HR di un’azienda deve chiedersi se esiste una soluzione per andare incontro a dipendenti con esigenze particolari (ad esempio attivando politiche di flessibilità oraria e smart working) oppure se può intervenire per risolvere eventuali problemi legati all’ambiente di lavoro che possono implicitamente aumentare il tasso di assenteismo.
Nelle imprese con più di 100 dipendenti, l’assenteismo aumenta anche a causa di un clima di lavoro poco coinvolgente e motivante. Spesso c’è molta distanza tra manager e dipendenti, e chi lavora prova una sensazione di anonimato che legittima più facilmente ad assentarsi dal lavoro.
È quindi importante implementare politiche di gestione delle risorse umane che promuovano il coinvolgimento, la responsabilità e il benessere dei dipendenti.
Strumenti per monitorare l’assenteismo in azienda
Abbiamo visto come si calcola il tasso di assenteismo, ma la domanda centrale resta: come monitorare in modo semplice ed efficace i giorni di assenza del personale?
Finché si lavora in contesti piccoli con un numero esiguo di dipendenti, monitorare le assenze è più facile, Ma quando si ha a che fare con più di 100 dipendenti, è impensabile compilare file excel a mano. Oltre a essere un lavoro lungo, il rischio di commettere qualche errore con l’inserimento dei dati è sempre dietro l’angolo.
In più, questo approccio offre una visione molto limitata. I responsabili HR devono avere una panoramica generale del contesto in cui i dipendenti lavorano. Il tasso di assenteismo rischia infatti di diventare un indicatore sterile se non confrontato con altri KPI delle risorse umane.
L’unica via possibile è utilizzare software HR che permettono di rilevare presenze, calcolare le ore lavorate e misurare la produttività. Questo aiuterà ad avere la situazione sempre sotto controllo.
Il modulo Rilevazione Presenze di evohrp, ad esempio, permette di registrare le presenze del personale e di calcolare sia le ore lavorate sia le ore di assenza, accedendo a una reportistica dettagliata che calcola automaticamente i risultati di giornata, anche in termini di maggior presenza.
Sarà il primo passo per iniziare a controllare le assenze in modo sistematico e strategico.
