Un piano formativo aziendale permette a un’azienda di costruire un vero e proprio percorso di crescita per i propri dipendenti, con un doppio vantaggio: da un lato, favorendo la crescita professionale e personale delle risorse umane, può aumentare la retention dei talenti all’interno dell’azienda; dall’altro, consente di disporre di personale formato e aggiornato che rappresenta un vantaggio competitivo per l’impresa, la quale potrà offrire servizi e/o prodotti sempre più specializzati e puntuali.
Vediamo quindi che cos’è e come si costruisce un piano formativo aziendale.
Che cos’è un piano formativo aziendale
Per “piano formativo aziendale” si intende un insieme di attività finalizzate alla formazione e alla crescita del personale. Queste attività non includono solo i classici corsi di aggiornamento o di formazione obbligatoria che vengono erogati ai dipendenti: piuttosto, consistono in un percorso di attività messe a sistema all’interno di un programma formativo ben definito, delineato sulla base degli obiettivi di business e di crescita aziendale.
Molti di questi percorsi possono essere organizzati anche tramite i Fondi Interprofessionali, le associazioni promosse dalle principali organizzazioni datoriali e sindacali per finanziare la formazione continua all’interno delle aziende, riducendo o azzerando i costi.
Formazione aziendale: chi se ne occupa?
In linea puramente teorica, i responsabili delle risorse umane e gli HR Manager detengono un ruolo centrale nella definizione e gestione dei programmi di formazione aziendale.
Queste figure dovrebbero lavorare a stretto contatto con il management per identificare le esigenze di formazione dell’organizzazione e sviluppare piani di formazione che rispondano a queste esigenze.
Allo stesso tempo però, gli HR dovrebbe collaborare con i dipendenti per identificare le loro esigenze di formazione individuali e aiutarli a raggiungere i loro obiettivi di carriera attraverso programmi di formazione adeguati.
Non solo! Gli HR Manager dovrebbero valutare l’efficacia dei programmi di formazione sin dal momento della scelta dei formatori. Questo significa che devono monitorare costantemente lo svolgimento dei programmi per identificare eventuali lacune o problemi e apportare le modifiche necessarie per garantirne l’efficacia
Infine, i responsabili HR dovrebbero avere il compito di promuovere la cultura della formazione nell’organizzazione. Sensibilizzare i dipendenti sull’importanza della formazione e sulle opportunità disponibili è una mansione molto importante ma spesso sopravvalutata.
Il ruolo dei dipendenti nella formazione aziendale
In realtà non esiste solo una figura professionale o un dipartimento aziendale capace di occuparsi della formazione. Gli stessi dipendenti, infatti, hanno il compito di assumersi la responsabilità di partecipare attivamente ai programmi di formazione aziendale applicando poi ciò che hanno imparato nelle attività quotidiane e condividere le loro esperienze con i colleghi.
Nelle fasi di autovalutazioni i dipendenti dovrebbero anche assumersi la responsabilità di identificare le loro aree di debolezza e di chiedere aiuto per migliorare le loro competenze. Devono anche essere proattivi nell’acquisizione di nuove conoscenze e competenze in modo da poter raggiungere i loro obiettivi di carriera.
Come redigere un piano formativo
Come abbiamo visto, uno dei punti centrali del piano formativo è la sua sovrapposizione con gli obiettivi aziendali. Allo stesso tempo, però, è importante tenere conto delle esigenze del personale: i dipendenti, ad esempio, potrebbero desiderare di sviluppare competenze più approfondite in un determinato campo del loro lavoro o, ancora, colmare lacune e gap per portare sempre più professionalità in azienda. Questo può valere sia per le soft skills sia per le hard skills: l’importante è che ci sia un matching perfetto tra esigenze del personale ed esigenze aziendali.
L’analisi e la definizione degli obiettivi
Il primo step per la creazione di un piano formativo aziendale non può che essere quindi l’analisi dello stato dell’arte dell’azienda, delle necessità dei dipendenti e degli obiettivi d’impresa da raggiungere.
Analizzare i punti deboli e i desiderata dell’azienda o delle risorse permetterà infatti di individuare l’obiettivo del piano di formazione aziendale.
Un esempio? Pensiamo al reparto commerciale di un’azienda: se l’obiettivo principale è quello di aumentare le vendite, il piano di formazione aziendale potrebbe riguardare un percorso di formazione pensato per i neoassunti all’interno del reparto, magari strutturando un corso formativo far conoscere le tecniche di vendita più efficaci, o ancora avviando un percorso di formazione sui prodotti aziendali. In questo modo, il gap di competenze dei profili junior sarà superato grazie alla formazione, che consentirà all’azienda di contare su personale più preparato e, quindi, di incentivare le vendite, rispettando così gli obiettivi prefissati di fatturato.
Per questa fase di analisi iniziale sarà importante coinvolgere sia i profili chiave sia i dipendenti, ad esempio attraverso focus group, questionari, riunioni e interviste.
Progettazione e creazione del piano formativo
Dopo aver individuato gli obiettivi aziendali e le necessità del personale, è importante passare alla progettazione vera e propria del piano formativo.
La risposta da ricercare in questa fase della redazione del piano è: come possiamo soddisfare le necessità del personale di modo da raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati?
Ovviamente, non si tratterà di una risposta univoca, ma di un insieme di risposte che permetteranno di redigere la struttura di base del piano formativo aziendale, comprensiva di:
- obiettivi specifici di apprendimento e risultati attesi a conclusione del percorso;
- destinatari (posizione lavorativa, ruolo, età, numero);
- durata del percorso;
- workflow didattico (l’articolazione dei diversi moduli didattici e il calendario corsi);
- metodologia formativa scelta (e-learning, lezioni frontali, workshop, formazione on demand, sessioni one-to-one, mentoring);
- metodi di valutazione finale.
A questo punto, non resterà quindi che creare i contenuti del piano formativo aziendale.
Budget per la formazione aziendale: come definirlo
Per stabilire il budget da destinare alla formazione del personale, bisogna prima di tutto aver definito un piano formativo, avendo ben chiare quali sono le competenze da potenziare e i gap da colmare per portare l’azienda verso il raggiungimento dei propri obiettivi di business.
Non c’è dubbio che il ROI di un’attività organizzata in questo modo sarà elevato per l’azienda. La formazione del personale rappresenta infatti un importante driver strategico per la competitività aziendale, e stabilire un budget per la formazione non è solo utile, ma addirittura necessario e indispensabile.
Il budget per la formazione aziendale deve tenere conto di diversi aspetti.
Non basta decidere banalmente quanto spendere per formare i propri dipendenti. Il budgeting è un’attività che ha senso solo se rapportata alle esigenze e alle disponibilità aziendali. Questo significa analizzare sia i costi diretti sia i costi indiretti:
- Costi diretti: sono quelli effettivi spesi per la realizzazione del piano formativo, ad esempio per l’organizzazione di corsi di aggiornamento, l’acquisto di un abbonamento a una piattaforma di E-learning, la partecipazione a workshop e giornate formative, etc…;
- Costi indiretti: sono i costi che riguardando indirettamente la formazione, ma che hanno comunque un impatto sull’azienda: ad esempio, il fatto che il lavoratore debba formarsi durante l’orario di lavoro comporta una momentanea “perdita di produttività”, che deve essere valutata attentamente per avere una visione complessiva del “costo” effettivo della formazione aziendale.
Non solo: il budget della formazione deve essere commisurato alle reali esigenze dell’impresa.
Se la necessità è quella di far fronte alla carenza di competenze fortemente strategiche, è chiaro che il budget richiederà uno sforzo maggiore. Si tratta di un vero e proprio investimento per il futuro: la chiara situazione in cui “non si dovrebbe badare a spese”.
Erogazione e valutazione dei risultati
Poniamo il caso che il piano formativo sia stato definito, sviluppato e messo in atto all’interno dell’azienda. Che cosa rimane da fare a questo punto, se non una valutazione dell’effettiva utilità del percorso e del raggiungimento degli obiettivi prefissati?
All’interno del piano formativo aziendale devono essere sempre indicati i metodi di valutazione finale, che aiuteranno a comprendere se i dipendenti hanno raggiunto gli obiettivi specifici della formazione, oltre a raccogliere i loro feedback.
Tuttavia, si tratta di una valutazione dei risultati “a breve termine”: i veri risultati, ovvero quelli aziendali, si vedranno solo sul lungo termine, quando le nuove competenze acquisite dai dipendenti saranno messe auspicabilmente in atto. A questo proposito, vale la pena ricordare l’importanza della definizione dei giusti KPI in fase di pianificazione, indispensabile per la corretta valutazione delle performance aziendali in relazione alla formazione erogata.
Il supporto di evohrp per i piani formativi aziendali
Il supporto di evohrp per i piani formativi aziendali
Il gestionale evohrp di Dynaset è uno strumento molto utile per gestire la formazione aziendale: le sue funzionalità consentono agli HR Manager di pianificare percorsi formativi per le risorse aziendali sulla base dei fabbisogni di ogni singolo dipendente.
Dalla definizione dei calendari dei corsi alla gestione delle iscrizioni, dall’analisi dei risultati sull’evoluzione delle competenze aziendali fino alla raccolta dei feedback dei partecipanti: lo strumento si dimostra utile sia nella fase di progettazione sia in quella di erogazione della formazione, permettendo inoltre di monitorare il budget dedicato alle attività del piano formativo aziendale.
In questo modo, con un unico strumento, l’HR Manager può pianificare, controllare la formazione aziendale e rendicontare le attività.
E tu? Hai già avviato un piano formativo aziendale nella tua azienda?
