Budget per la formazione aziendale: come definirlo

Definire il budget per la formazione aziendale non è un’attività semplice per i responsabili HR. Oltre ai costi, bisogna valutare il futuro ritorno dell’investimento: ed è una responsabilità enorme.

Per stabilire il budget da destinare alla formazione del personale, bisogna prima di tutto aver definito un piano formativo, avendo ben chiare quali sono le competenze da potenziare e i gap da colmare per portare l’azienda verso il raggiungimento dei propri obiettivi di business.

Non c’è dubbio che il ROI di un’attività organizzata in questo modo sarà elevato per l’azienda. La formazione del personale rappresenta infatti un importante driver strategico per la competitività aziendale, e stabilire un budget per la formazione non è solo utile, ma addirittura necessario e indispensabile.

Che cosa deve includere un budget di formazione aziendale

Il budget per la formazione aziendale deve tenere conto di diversi aspetti.

Non basta decidere banalmente quanto spendere per formare i propri dipendenti. Il budgeting è un’attività che ha senso solo se rapportata alle esigenze e alle disponibilità aziendali. Questo significa analizzare sia i costi diretti sia i costi indiretti:

  • Costi diretti: sono quelli effettivi spesi per la realizzazione del piano formativo, ad esempio per l’organizzazione di corsi di aggiornamento, l’acquisto di un abbonamento a una piattaforma di E-learning, la partecipazione a workshop e giornate formative, etc…;
  • Costi indiretti: sono i costi che riguardando indirettamente la formazione, ma che hanno comunque un impatto sull’azienda: ad esempio, il fatto che il lavoratore debba formarsi durante l’orario di lavoro comporta una momentanea “perdita di produttività”, che deve essere valutata attentamente per avere una visione complessiva del “costo” effettivo della formazione aziendale.

Non solo: il budget della formazione deve essere commisurato alle reali esigenze dell’impresa.

Se la necessità è quella di far fronte alla carenza di competenze fortemente strategiche, è chiaro che il budget richiederà uno sforzo maggiore. Si tratta di un vero e proprio investimento per il futuro: la chiara situazione in cui “non si dovrebbe badare a spese”.

Eppure, c’è sempre un modo per razionalizzare il budget. Basta solo organizzare la formazione in modo intelligente.

Un esempio su come organizzare la formazione in base al budget

Il budget per la formazione aziendale, una volta definito e approvato, non deve essere visto come un limite, ma come una risorsa da gestire intelligentemente e senza sprechi.

Oggi esistono tanti sistemi di formazione flessibili, capaci di adattarsi a qualsiasi necessità di budget, soprattutto se questo risulta “apparentemente” ridotto.

Tra questi l’E-learning, la modalità di formazione più diffusa tra le aziende: incide poco sulla produttività, limitando i costi indiretti, e poi è dinamica e flessibile, per questo si adatta alle necessità di apprendimento personale di ogni lavoratore. L’E-learning offre accesso libero e continuativo, lasciando anche un certo livello di libertà al dipendente, che può scegliere di accedervi quando e come vuole.

Ovviamente non si tratta dell’unica modalità formativa disponibile per le aziende. Ma se si vogliono ottimizzare i costi e rispettare il budget, l’E-learning è senza dubbio una delle attività formative più adatte.

Non solo budgeting: l’analisi del risultato

I dati storici sono sempre una fonte preziosa per leggere il passato, il presente e il futuro di un’impresa. Lo stesso vale con la formazione aziendale.

In seguito alla conclusione delle attività di formazione del personale, è doveroso valutare con opportuni strumenti se il budget stanziato ha risposto alle necessità formative e ai risultati sperati dall’azienda.

Bisogna chiedersi: i costi sostenuti ci hanno permesso di raggiungere l’obiettivo definito in fase di budgeting?

I margini di miglioramento sono sempre possibili: l’obiettivo non è certo quello di risparmiare, ma di investire il giusto per ottenere il massimo. Perché c’è sempre un modo per organizzare la formazione in modo più efficiente per l’azienda!

Ancora una volta, questo “modo” richiede l’integrazione di un sistema per la gestione delle risorse umane, l’unico strumento in grado di analizzare il ROI delle attività di formazione aziendale e di valutare lo stato delle competenze dei lavoratori alla luce degli obiettivi e dei risultati attesi dall’azienda.

Perché non iniziare a farlo fin da subito?

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