La consegna dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) è un obbligo del datore di lavoro. Essa deve essere registrata attraverso specifici documenti, come il modulo di consegna dei DPI e il registro dei DPI.
L’azienda è obbligata a seguire specifiche procedure per produrre questi documenti: lo scopo non è solo quello di adempiere agli aspetti burocratici, ma di garantire che ogni dipendente riceva gli strumenti necessari per svolgere la propria mansione in sicurezza.
Per migliorare la tracciabilità di DPI in azienda, molte aziende hanno scelto di digitalizzare il modulo di consegna dei dispositivi di protezione individuale, ricorrendo ad esempio a un gestionale HR. Vediamo quali sono i vantaggi concreti di questa scelta — e come applicarla nella tua azienda.
Indice
Regole per la consegna dei DPI ai Lavoratori
La Legge (in particolare l’art 18 del D.lgs 81/08) stabilisce che il datore di lavoro dia in dotazione al lavoratore specifici dispositivi di protezione individuale, i cosiddetti DPI.
I DPI non sono altro che strumenti di protezione che il lavoratore deve utilizzare obbligatoriamente (pena una sanzione) quando i rischi ambientali non possono essere in alcun modo evitati o azzerati.
Si tratta perciò di uno dei pilastri della sicurezza sul lavoro.
Il datore di lavoro, o chi per lui, non deve solo fornire i dispositivi di protezione individuale al lavoratore; deve anche documentare la consegna attraverso il modulo di consegna dei DPI e precisare l’elenco dei DPI forniti a tutti i lavoratori.
Cosa scrivere nel modulo di consegna dei DPI
Questo modulo, chiamato anche verbale di consegna dei DPI o modello di consegna DPI, deve riportare all’interno tutte le informazioni necessarie per attestare che il datore di lavoro abbia adempiuto al suo obbligo. Per questo deve essere firmato e controfirmato da ambo le parti ed essere redatto in duplice copia, una per il datore di lavoro e una per il lavoratore.
Ecco tutti i dati che deve contenere:
- Dati anagrafici di chi consegna i DPI e di chi li riceve;
- Elenco dei DPI forniti al lavoratore;
- Informativa su obblighi, responsabilità e modalità di utilizzo di ciascun DPI per il lavoratore;
- Firma del datore di lavoro;
- Firma del lavoratore per accettazione;
- Data di consegna.
I tempi di consegna dei DPI
La consegna dei DPI non è quasi mai un momento isolato e, anzi, si ripete nel corso dell’anno.
Alcuni dispositivi (ad esempio mascherine, tute da lavoro, tappi da lavoro…) possono avere un’efficacia limitata nel tempo o essere soggetti a usura: essi hanno quindi una “scadenza”, dopo la quale il datore di lavoro è obbligato a sostituire i DPI utilizzati con altri nuovi in dotazione.
In più, se variano alcune condizioni lavorative, variano anche i rischi e, di conseguenza, i DPI necessari per i lavoratori, che devono essere consegnati e registrati attraverso il modulo di consegna.
Questo significa che la consegna dei DPI si ripete spesso e MAI in modo arbitrario. È infatti fondamentale che il datore di lavoro, o chi gestisce la sicurezza in azienda, sia in grado di fornire il DPI giusto al momento giusto, rispettando scadenze e necessità.
Il rischio più grande non è la sanzione, ma la salute e la sicurezza stessa dei lavoratori!
Perché digitalizzare il modulo di consegna DPI
La digitalizzazione del modulo di consegna DPI è un’ottima soluzione per semplificare la vita burocratica dell’azienda, ma soprattutto per aumentare concretamente la tracciabilità dei DPI e, di conseguenza, la sicurezza sul lavoro, evitando sanzioni e scongiurando il rischio di infortuni.
Gestire la consegna dei DPI con il classico modulo cartaceo solleva infatti alcuni punti critici.
Sappiamo benissimo cosa succede ai moduli firmati a mano: molto spesso finiscono in archivi difficili da consultare, oppure vengono archiviati in modo errato o, peggio, si smarriscono.
Se invece si digitalizza il modulo di consegna DPI, esisterà sempre una versione digitale archiviata nel database aziendale.
In caso di infortunio, il datore di lavoro può dimostrare in pochi secondi che il DPI era stato consegnato e accettato, evitando sanzioni o contestazioni.
Un altro problema del modulo cartaceo è la scadenza del DPI. È fondamentale sapere in anticipo quando un DPI deve essere sostituito: nella realtà, capita spesso che ci si accorga della necessità di un rinnovo quando il DPI è già scaduto.
Con la digitalizzazione della consegna dei DPI, è possibile tenere traccia delle scadenze. Utilizzando un gestionale, infatti, è possibile impostare delle notifiche automatiche per programmare le future consegne dei DPI.
Ultimo, ma non meno importante, è il vantaggio della riduzione dei costi amministrativi. Stampare e archiviare il modulo di consegna DPI ha un costo (anche in termini di tempo), mentre digitalizzando l’intero processo tutto diventa più veloce ed efficiente.
La digitalizzazione, inoltre, facendo affidamento su un database centralizzato, rende più facile la consultazione dei documenti in caso di controllo.
In generale, il rapido accesso ai documenti e alle informazioni permette di risparmiare tempo e di rendere più efficiente la gestione della sicurezza sul lavoro anche da parte dei responsabili.
Il punto è: come si digitalizza la consegna dei DPI?
Come digitalizzare la consegna dei DPI con evohrp
Se stai pensando di portare la gestione della sicurezza sul lavoro a un altro livello, evohrp è il gestionale che fa al caso tuo.
Il software HR di Dynaset è dotato di un apposito “modulo sicurezza” che ti consente di gestire i DPI da consegnare ai dipendenti.
Praticamente, ogni dipendente è associato a un fascicolo che tiene traccia della consegna dei DPI in base alla mansione, alle esigenze di taglia e alla frequenza di consegna/sostituzione.
L’area del fascicolo del dipendente viene inoltre completata con tutta la documentazione relativa ai DPI, che il lavoratore stesso potrà controllare per verificare modalità d’uso e scadenze semplicemente accedendo al proprio fascicolo digitale.
E poiché tutti i dati sono connessi fra loro e centralizzati, anche tu puoi gestire più facilmente scadenziari e liste di approvvigionamento dei materiali, senza più il rischio di incorrere in sanzioni. Riceverai infatti degli alert che ti avvisano in tempo della scadenza dei DPI e delle loro necessità di sostituzione e consegna.
Ma evohrp non è un vantaggio solo per la gestione e consegna dei DPI: il modulo sicurezza permette di completare il fascicolo del dipendente con tutti i certificati delle visite mediche, offrendo uno strumento completo per la sicurezza sul lavoro.
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