Per chi si occupa di risorse umane, la Job Analysis è un’attività cruciale, utile per molteplici scopi, dalla selezione del personale alla formazione, fino alla valutazione delle performance e delle competenze dei team di lavoro.
In questo approfondimento capiremo meglio che cos’è un’analisi della posizione lavorativa, a cosa serve e come realizzarla grazie all’aiuto dei software gestionali HR.
Indice
Cosa si intende per Job Analysis
Job Analysis significa letteralmente “analisi della posizione lavorativa” e fa riferimento a un processo utile a definire quali compiti, responsabilità, conoscenze e abilità sono necessari per ricoprire una specifica posizione lavorativa.
Non va confusa con la Job Evaluation, ovvero la “valutazione della posizione lavorativa”, che è uno step successivo all’analisi. Mentre la Job Analysis serve a raccogliere informazioni, l’altra le interpreta per attribuire quanto vale una posizione lavorativa all’interno dell’azienda.
L’obiettivo principale di una Job Analysis è individuare quali sono i requisiti di un lavoro specifico: questo servirà a definire sia le competenze e le conoscenze indispensabili per un determinato ruolo aziendale, sia i compiti, doveri e responsabilità ad esso associate.
A cosa serve l’analisi
L’analisi della posizione lavorativa è molto importante perché aiuta l’azienda in molteplici attività, ovvero:
Selezione del personale: definisce i requisiti e i criteri per ricoprire una specifica posizione di lavoro, aiutando a scegliere la persona giusta in fase di job recruiting.
Organizzazione aziendale: aiuta la gestione delle risorse umane all’interno dell’azienda, perché supporta la creazione di percorsi di onboarding che aiutano i neoassunti a comprendere quali sono le proprie mansioni e responsabilità.
Valutazione delle competenze MBO: stabilisce gli standard di performance e i criteri di misurazione (KPI) per valutare l’operato dei dipendenti in modo accurato, consentendo anche di attribuire premi e incentivi in base alle prestazioni o allo sviluppo di nuove competenze e abilità.
Formazione specifica per il personale: aiuta a identificare le necessità di sviluppo professionale dei dipendenti che ricoprono determinati ruoli, permettendo di creare programmi di formazione mirati.
Percorsi di carriera: la Job Analysis serve anche a tracciare i passaggi tra un ruolo e l’altro, identificando le competenze chiave per la crescita professionale all’interno dell’azienda.
Job enlargement, job enrichment, job grading: le differenze
A proposito di avanzamento di carriera: la job analysis è il punto di partenza per tutta una serie di pratiche (job enlargement, job enrichment, job grading) che servono a progettare e migliorare l’organizzazione del lavoro.
Pratica | Definizione | Ruolo della Job Analysis |
Job Enrichment | Arricchimento verticale del ruolo, che avviene attribuendo a un ruolo compiti più complessi e un maggiore livello di responsabilità rispetto alle mansioni standard | Individua le aree in cui è possibile aumentare la responsabilità e il livello di autonomia |
Job Enlargement | Ampliamento orizzontale del ruolo, che si realizza aggiungendo nuovi compiti simili o complementari alle mansioni ordinarie | Identifica attività affini da aggregare e verifica se il ruolo è in grado di sostenerle |
Job Grading | Classificazione e struttura dei ruoli in base a complessità e responsabilità che permette ai dipendenti di comprendere i percorsi di carriera disponibili | Fornisce i dati oggettivi per valutare e confrontare ruoli tra loro |
Come fare una Job Analysis
Abbiamo capito cos’è e a cosa serve la Job Analysis. Il punto è: come realizzarla?
I responsabili HR hanno a disposizione diversi metodi e strumenti per raccogliere le informazioni e definire in modo chiaro i requisiti necessari per ogni posizione lavorativa presente all’interno dell’azienda.
Innanzitutto, i responsabili HR devono fare uno studio sistematico di ogni ruolo, per capire che cosa fa, come lo fa e con quali competenze. Praticamente, devono trovare risposta alla domanda “Che cosa fa questo ruolo e come?”.
Per farlo, hanno bisogno di raccogliere dati sia qualitativi che quantitativi attraverso strumenti come interviste e questionari, da condividere con i lavoratori che svolgono il ruolo in questione, ma anche ai manager e ai colleghi che hanno a che fare con loro.
Coinvolgere tutti permette di avere non solo una panoramica degli aspetti necessari per svolgere un lavoro (titolo di studio, skill, mansioni standard), ma anche l’intricato pattern di relazioni rispetto al contesto aziendale.
Un altro metodo è quello di affiancare i lavoratori durante la giornata per osservare e raccogliere informazioni importanti. Per una visione più completa e oggettiva, i responsabili HR possono anche visionare contratti di lavoro, mansionari e altri documenti che descrivono ruoli e responsabilità all’interno dell’azienda.
Esempio di Job Analysis
Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie, la Job Analysis dovrebbe dare come output la cosiddetta Job Description, il documento che descrive in modo dettagliato le caratteristiche di una specifica posizione lavorativa.
Ecco di seguito un esempio:
- Profilo: Account commerciale
- Obiettivo: Sviluppare il portafoglio clienti e incrementare il fatturato
- Formazione richiesta o titoli di studio: Laurea in Economia, Marketing o Comunicazione
- Competenze chiave (hard skill): Tecniche di vendita e negoziazione; Conoscenza del mercato e dei competitor; Capacità di elaborare offerte commerciali e preventivi
- Competenze aggiuntive (soft skill): Comunicazione persuasiva; Orientamento al risultato; Gestione dello stress; Autonomia organizzativa
- Mansioni associate al ruolo: Ricerca nuovi clienti e gestione dei contatti esistenti; Negoziazione di contratti; Monitoraggio dei risultati di vendita; Collaborazione con marketing e customer care
Digitalizzare la Job Analysis con un gestionale HR
Oggi, per fare tutto questo, i responsabili HR possono ricorrere a un gestionale specifico per le risorse umane, che di fatto aiuta a digitalizzare le operazioni di analisi, migliorando input e output della Job Analysis, ossia la raccolta dei dati e la creazione di profili lavorativi dettagliati.
Il gestionale HR di Dynaset, evohrp, offre ad esempio la possibilità di realizzare un catalogo delle competenze, che descrive esattamente tutte le hard e soft skill presenti o necessarie all’interno di un’azienda, associandole a ciascun ruolo e posizione.
L’associazione tra competenze e ruolo serve sia a comprendere quali competenze mancano all’azienda, e quindi decidere di intervenire con:
- la selezione di nuovo personale (qui la Job Analysis diventa cruciale per preparare annunci di lavoro efficaci e scremare i candidati);
- la formazione dei dipendenti (e qui la Job Analysis permetterà di redigere piani formativi a partire dai gap di competenze rispetto ai profili ideali).
Un altro dei vantaggi della digitalizzazione della Job Analysis attraverso un gestionale HR è la valutazione delle competenze. Il sistema permette infatti di integrare processi di autovalutazione e valutazione delle proprie abilità e competenze, che di fatto sostituiscono i vecchi sondaggi e questionari, semplificando la raccolta di informazioni.
Insomma: una volta digitalizzata, la Job Analysis si dimostra l’alleata perfetta per potenziare le risorse umane aziendali. Perché non cominciare subito?
