Mappatura competenza in azienda: perché e come farlo

Competenze aziendali: l’importanza di hard skill e soft skills

Le competenze di un’azienda sono le capacità uniche che le permettono di creare valore per i suoi clienti e di ottenere una redditività superiore ai competitor. I vantaggi competitivi di un’azienda derivano dalla sua capacità di fare cose che i rivali non possono fare altrettanto bene o che non possono fare affatto.

Ad esempio, un’azienda potrebbe avere una competenza nel design del prodotto che le consente di sviluppare prodotti più attraenti (e dalla maggiore qualità percepita) rispetto a quelli dei suoi competitor.

Le competenze sono gli elementi fondamentali del vantaggio competitivo aziendale perché costituiscono la base della sua redditività nel lungo periodo.

Le competenze possono basarsi su conoscenze tecnologiche, know-how operativo, accesso alle materie prime… Quello che però sfugge a molti è l’importanza della combinazione tra competenze tecniche, o hard skills, e competenze trasversali, anche dette soft skills.

Le hard skills sono le competenze specifiche, legate all’expertise di uno specifico ruolo o mansioni. Esse definiscono il livello di qualificazione di un lavoratore e sono legate principalmente alla formazione e/o all’esperienza.

Le soft skills sono invece le qualità, le abilità o le capacità personali che consentono a una persona di interagire in modo efficace e armonioso con l’ambiente lavorativo e i colleghi.

Soft skills: quali sono

Le soft skills sono per lo più competenze sociali e interpersonali che hanno a che fare con la comunicazione, la capacità di risolvere i problemi, la creatività, il lavoro di squadra… Vengono definite non a caso competenze trasversali, in contrapposizione alle hard skills che sono invece competenze tecniche “verticali”.

A seconda dei ruoli e dei compiti da svolgere, ci sono soft skills più importanti di altre. Ad esempio, chi deve ricoprire la posizione di manager deve avere ottime capacità di leadership, mentre chi riveste un ruolo commerciale dovrà avere eccellenti doti relazionali, di negoziazione e persuasione.

Le soft skill possono quindi comprendere diverse abilità o capacità, come ad esempio:

• Leadership;
• Propensione al lavoro di gruppo;
• Organizzazione;
• Pensiero critico;
• Flessibilità;
• Gestione del tempo;
• Gestione dello stress;

Nonostante vengano molto spesso sottovalutate, le competenze verticali sono cruciali all’interno di un’azienda. Dipendenti e collaboratori, prima che lavoratori più o meno esperti, sono infatti persone che devono collaborare per raggiungere determinati obiettivi.

Il punto è: come valutare le competenze tecniche e trasversali dei propri dipendenti?

Come fare la mappatura delle competenze

Il primissimo passo per valutare le competenze aziendali è identificare le competenze più importanti per la propria azienda e il proprio settore. Solo dopo aver identificato le competenze più utili, i responsabili possono misurare il livello effettivo di queste competenze all’interno dell’azienda.

È così che inizia la mappatura delle competenze aziendali, che coincide con un vero e proprio processo di catalogazione delle competenze chiave dell’impresa.

Un buon punto di partenza è scrivere nero su bianco quali solo le competenze clou per ogni ruolo aziendale, prendendo in esame sia le hard sia le soft skills, incluso il loro livello, espresso attraverso parametri come “base”, “medio, “esperto”, oppure “basso”, “medio”, “alto”.

In seguito, bisognerà confrontare il livello di competenza effettivamente in possesso di ogni dipendente (o team di lavoro) con quello richiesto dal proprio ruolo.

Utilizzare gli strumenti di valutazione

Per misurare le competenze di ogni dipendente o di un team di lavoro, i responsabili HR devono utilizzare strumenti di valutazione appropriati.

Questi strumenti possono includere osservazioni sul campo, ma anche questionari, interviste e valutazioni dei colleghi.

Nella mappatura delle competenze è fondamentale il coinvolgimento dei dipendenti. Coinvolgere le persone nel processo di valutazione ci aiuta infatti a ottenere un quadro più completo delle competenze trasversali o tecniche realmente presenti in azienda.

I dipendenti, ad esempio, possono essere invitati ad auto-valutarsi, a fornire feedback sui loro colleghi o a partecipare a sessioni di valutazione con dei supervisori.

Questo coinvolgimento, oltre a migliorare il rapporto di trasparenza tra azienda e dipendenti, torna utile anche nell’aumentare la consapevolezza dei lavoratori circa il proprio contributo in azienda. E questo può essere utile non solo per le figure già inserite in azienda, ma anche per quelle appena assunte.

Grazie a questi strumenti di valutazione, i responsabili HR otterranno un quadro chiaro delle competenze presenti in azienda.

In questo modo, sarà possibile costruire una matrice delle competenze, la cosiddetta skill matrix, utile per identificare competenze esistenti, lacunose o mancanti.

La matrice delle competenze

La matrice delle competenze non è altro che una rappresentazione visiva delle competenze dei dipendenti all’interno dell’azienda.

Praticamente, la matrice serve per fare un confronto tra:

• le competenze specifiche, hard e soft, richieste per ogni ruolo (situazione ideale);
• la competenza effettivamente in possesso del dipendente (situazione reale).

Questa analisi è la naturale conseguenza delle attività di mappatura  e valutazione delle competenze, e serve per avere un quadro chiaro dello stato di fatto aziendale, delle potenzialità e dei punti deboli da risolvere.

La matrice delle competenze viene utilizzata principalmente per identificare vuoti di competenze e, successivamente, pianificare azioni correttive per sviluppare le competenze mancanti.

Identificare gli skill gap

Il gap di competenze, chiamato anche Skill Gap, è definito come lo squilibrio tra le competenze richieste dall’azienda per ricoprire un determinato ruolo e le competenze possedute nella realtà dal lavoratore.

Il gap è piuttosto frequente, ma la colpa non è di certo del lavoratore “impostore” che ricopre una posizione non pertinente alle sue competenze.

Il mondo si evolve, e tutti i settori, da quello produttivo a quello dei servizi, si trovano di fronte a cambiamenti continui (l’avvento dell’automazione e dell’AI) che richiedono un aggiornamento costante da parte della forza lavoro. È il cosiddetto reskilling: e chi dovrebbe occuparsene, se non l’azienda, organizzando appositi corsi di formazione e aggiornamento del personale?

A ciò si aggiunge una oggettiva difficoltà, messa in luce da numerosi studi e ricerche: i datori di lavoro faticano a trovare professionisti già in possesso delle competenze necessarie per traghettare l’azienda verso i risultati attesi. Molte volte, l’acquisizione del bagaglio di skill necessarie per un lavoro inizia proprio in azienda, direttamente sul posto di lavoro.

La situazione sembrerebbe quindi ingovernabile, se non fosse che le aziende possono usare il gap di competenze a loro favore, analizzandolo per tracciare una riga sul foglio e cominciare a ridefinire le proprie necessità d’impresa.

Come migliorare le competenze della vostra azienda

Non è mai troppo tardi per migliorare le competenze di un’azienda. Anzi: ogni organizzazione dovrebbe avere come scopo il miglioramento continuo delle competenze.

Dopo aver fatto una mappatura delle competenze, è facile individuare quali sono le aree da migliorare e sviluppare un piano per colmare lacune e skills gap.

Ciò può comportare la formazione dei dipendenti su nuove competenze, l’assunzione di nuovo personale con l’esperienza desiderata o la ricerca di partnership con altre aziende che integrino i punti di forza o, viceversa, aiutino a risolvere i punti di debolezza.

L’azienda può anche semplicemente bilanciare i team per ridistribuire le competenze all’interno dei diversi gruppi di lavoro.

Qualunque sia l’approccio adottato, l’obiettivo è sviluppare un piano completo che affronti tutte le aree di miglioramento.

L’attuazione del piano richiederà l’impegno e la dedizione di tutti i membri dell’organizzazione e dell’HR, ma l’impegno sarà sempre ripagato da un’azienda più competente e forte sul mercato.

I vantaggi di un gestionale per mappare le competenze

Il processo di mappatura delle competenze prevede diverse fasi, dall’identificazione delle competenze chiave alla valutazione delle stesse attraverso sondaggi, osservazioni e feedback dei dipendenti. Lo scopo finale è ottenere una panoramica chiara delle competenze delle risorse umane e di eventuali vuoti da colmare attraverso azioni specifiche come formazione, riorganizzazione interna e assunzione di nuove figure.

Per fare tutto questo, è ormai indispensabile l’utilizzo di un software gestionale. Digitalizzare il processo di mappatura delle risorse umane e delle loro competenze rappresenta infatti la chiave di volta per migliorare la competitività aziendale.

Il modulo “Competenze” di evohrp nasce proprio per questo.

Grazie alle funzioni specifiche del modulo, i responsabili HR possono creare un catalogo delle competenze tecniche e trasversali richieste per ciascun ruolo o posizione. Possono inoltre associare facilmente le skill richieste per ciascun ruolo ai dipendenti e attivare processi di valutazione e autovalutazione, grazie ai quali saranno identificate eventuali lacune di competenze.

Inoltre, è possibile monitorare costantemente le competenze dei

dipendenti, registrando l’acquisizione di nuove skill attraverso la formazione, esercitando pieno controllo sull’evoluzione dell’impresa nel tempo.

Le aziende che hanno già digitalizzato questo processo vantano risultati eccellenti sia nel breve che nel lungo periodo:

• Un miglioramento delle prestazioni aziendali grazie alla redistribuzione delle mansioni in base alle competenze;
• Una maggiore soddisfazione dei clienti che si interfacciano sempre con i dipendenti e specialisti più adatti a risolvere i loro problemi;
• Una riduzione dei costi di formazione poiché la formazione (a seguito della mappatura delle competenze) diventa mirata a risolvere i gap di competenze;
• Un aumento della fidelizzazione dei propri dipendenti, i quali si sentono valorizzati e possono lavorare al meglio per le loro mansioni specifiche.