La programmazione delle ferie è un’attività molto sottovalutata in ambito aziendale. Praticamente ogni membro del team di lavoro è coinvolto nel processo per la stesura di un piano ferie programmato; dai dirigenti, agli HR Manager, fino a tutti i dipartimenti e i loro dipendenti.
Il piano ferie è un argomento caldo per i responsabili di reparto, in quanto la programmazione consente ad ogni ufficio di offrire continuità nell’erogazione dei servizi, e quindi nel corretto funzionamento dei flussi di lavoro.
Quante volte hai considerato la stesura del piano ferie come un peso? E quante volte hai cercato un metodo efficace e veloce per la stesura del piano?
Molti dipartimenti HR hanno già ottimizzato questa mansione, grazie ad un modulo integrato nel loro software per la gestione delle risorse umane.
Una mansione poco efficiente
Analizzando i classici metodi di compilazione dei piani ferie aziendali è possibile capire come questa mansione sia affrontata in maniera decisamente poco efficiente.
L’inefficienza è riconducibile principalmente al fatto che la compilazione del piano ferie non sia centralizzata nella maggior parte dei casi, lasciando liberi i dipendenti di comunicare il loro programma di ferie con modalità differenti (c’è chi usa le e-mail, chi documenti cartacei, chi addirittura non compila il proprio piano).
Le conseguenze sono due: il responsabile HR è costretto a gestire la programmazione in maniera inefficiente (soprattutto per quanto riguarda il tempo impiegato) con il rischio di commettere errori e sovrapporre delle assenze
La mancanza di linee guida prestabilite nella definizione delle ferie per ogni singolo reparto è la prima causa della mancata efficienza di un ufficio. Alcuni dipartimenti, infatti, possono rimanere senza personale se le ferie non vengono programmate correttamente
Tutto questo mentre gli HR dovrebbero investire il loro tempo in attività utili a sfruttare le potenzialità delle risorse umane.
Come snellire il processo?
Ecco la richiesta più popolare dei responsabili delle risorse umane per i quali stilare il piano ferie diventa quasi un secondo lavoro.
La risposta a questa domanda è una sola: utilizzare un software dedicato alle risorse umane.
In primo luogo, è necessario un gestionale capace di coinvolgere i dipendenti nella programmazione del piano ferie e guidarli nel processo. Già dalla primissima fase della stesura delle ferie è consigliabile imporre ai dipendenti le linee guida aziendali. Entro queste disposizioni, tutti i team di lavoro programmeranno le loro ferie in maniera precisa ed oculata.
In secondo luogo, un software gestionale deve essere in grado di automatizzare e velocizzare il processo di autorizzazione delle ferie. I passaggi devono essere semplici:
- Ricezione della richiesta
- Consultazione del calendario globale delle ferie e verifica delle sovrapposizioni
- Conferma o negazione della richiesta.
Dynaset ha progettato il modulo ferie del gestionale evohrp assecondando tutte queste esigenze!
Programmare ferie con evohrp
Semplicità, automazione, monitoraggio.
Ecco i principi fondamentali su cui è basato il modulo Piani Ferie. Gli HR che hanno provato il modulo di evohrp dedicato ai piani ferie non sono più tornati indietro. Perché?
Perché finalmente possono avvalersi di uno strumento semplice da consultare, che sappia aiutarli nell’operare secondo un metodo di lavoro basato sul raggiungimento di obiettivi.
Quali possono essere degli obiettivi relativi alla stesura delle ferie?
Arrivare a fine anno con un numero ridotto di ferie residue, per esempio. Oppure, garantire l’operatività dei dipartimenti aziendali in ogni momento dell’anno.
Non solo gli HR ma, anche i dipendenti possono sfruttare l’intuitività di questo strumento. In pochi passaggi, ogni membro del team aziendale può procedere alla stesura del proprio piano ferie secondo le disposizioni aziendali. La richiesta di autorizzazione è digitalizzata e immediata.
Proprio la digitalizzazione è il segreto per snellire il processo di autorizzazione delle ferie.
La programmazione ferie è verificabile in pochi passaggi e, a seguito dell’autorizzazione, avviene la verifica in corso d’anno degli scostamenti. Ogni variazione è visionata e vagliata dal responsabile HR.
Risparmiare grazie ai piani ferie
Programmare le ferie correttamente incide sui costi aziendali.
È fondamentale, infatti, pianificare le ferie per minimizzare le ferie residue, una voce contabile da tenere sempre in considerazione.
Il modulo Piani Ferie di evohrp consente di monitorare sempre la situazione “ferie residue”.
Inoltre, è possibile effettuare proiezioni per il loro smaltimento nel corso dell’anno.
Quale strumento utilizzi per programmare le ferie?
