Sai che cos’è una policy aziendale? Se la risposta è no, probabilmente stai perdendo il controllo sulla condotta dei tuoi dipendenti in azienda.
Corri subito ai ripari scoprendo subito di che cosa si tratta e perché è uno strumento cruciale per la gestione aziendale. Troverai anche consigli utili su come redigere una policy, incluso tutto ciò che deve contenere per essere davvero utile.
Indice
Che cos’è la policy aziendale
La policy aziendale è il documento formale che sancisce le linee guida e i principi per delineare i comportamenti da rispettare all’interno di un’azienda. Di fatto, è ciò che traduce la vision, la mission e i valori aziendali in un codice comportamentale che diventa la bussola del convivere felice sul luogo di lavoro.
La policy è sia un modo per trasmettere la cultura aziendale sia uno strumento per definire schemi di comportamento utili nelle diverse situazioni lavorative, dalla privacy alla sicurezza sul lavoro, dalla condotta alla gestione delle assenze, etc…
Lo scopo delle policy è definire i comportamenti accettabili e quelli da evitare nell’ottica di evitare problemi nell’organizzazione aziendale e nella gestione dei dipendenti.
Differenza tra policy e governance aziendale
Sebbene molti le confondano, policy aziendale e governance aziendale non sono la stessa cosa. In realtà, la prima è “figlia” della seconda.
La governance rappresenta infatti la base della gestione di un’azienda, con il suo insieme di regole, processi e strutture. Ad esempio, stabilisce quindi chi e come prende le decisioni, come sono ripartiti ruoli e responsabilità, etc…
Le policy sono invece i principi specifici che definiscono le norme su specifici temi o situazioni.
Per questo la policy aziendale non è solo una. Possono infatti esistere diverse policy a seconda del contesto.
Esempi di policy aziendali
Le policy aziendali riguardano tutto ciò che serve per garantire che l’azienda funzioni in modo efficiente, coerentemente con la cultura aziendale. Ecco perché i principi tipi di policy sono:
Carta dei valori | Stabilisce i valori su cui fondano la vision e la mission aziendali e che guidano tutte le politiche interne dell’azienda |
Codice etico | Definisce gli standard morali ed etici che l’azienda si impegna a rispettare (diritti umani, giustizia, equità, parità di genere, sostenibilità, etc…) |
Codice di condotta | Stabilisce le norme comportamentali che l’azienda si aspetta dai dipendenti (integrità, trasparenza, responsabilità, proattività, etc…) |
Policy sulle risorse umane | Definisce le linee guida per la gestione del personale (reclutamento, crescita, gestione delle prestazioni, etc…) |
Policy sulla sicurezza | Stabilisce le misure da adottare per proteggere le informazioni sensibili (gestione degli accessi, password, procedure per la sicurezza, etc…)
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Policy sull’uso dei beni strumentali | Regolamenta l’uso dei dispositivi sul luogo di lavoro o dei macchinari presenti |
Come redigere una policy per l’azienda
Un’azienda senza policy precise rischia di perdere l’orientamento nella gestione delle attività quotidiane. Inoltre, senza linee guida ben definite, si rischia che i dipendenti non sappiano come muoversi all’interno dell’ambiente di lavoro, generando confusione, malintesi e insoddisfazione che possono potenzialmente allontanare i talenti dall’azienda.
Ecco perché è importante non solo avere una policy, ma redigerla nel modo più chiaro e preciso possibile.
Il primo step è definire l’obiettivo principale della policy. Che cosa vuole regolamentare il codice? Chi coinvolge? Quale scopo si vuole raggiungere istituendo queste norme? Queste sono le prime domande da farsi quando si decide di mettere nero su bianco una policy aziendale.
Una volta chiarito qual è l’obiettivo, è anche più facile iniziare a stilare l’insieme di regole e linee guida. I principi ispiratori della cultura aziendale sono sicuramente la base da cui partire per redigere le norme, ma altrettanto importante è l’analisi delle situazioni quotidiane. Quali comportamenti ci aspettiamo dai dipendenti? Quali azioni vanno invece disincentivate?
Nel dare queste risposte, chi redige le policy deve adottare un linguaggio semplice e fare ampio ricorso ad esempi concreti. Soltanto così il codice di comportamento avrà un’utilità reale e potrà essere compreso da tutti.
Per esserne sicuri, è importante condividere la policy con tutto il team, dai manager (che saranno coloro che devono far funzionare le norme descritte) ai dipendenti (che devono attenersi alle aspettative dell’azienda). Raccogliere i feedback è fondamentale per aggiustare il tiro e ottenere una policy aziendale realmente condivisa.
Ovviamente, se la policy ha implicazioni legali, è bene farla revisionare anche da avvocati e specialisti.
Cosa deve esserci in una policy aziendale
Cosa deve includere una policy aziendale? Tutto dipende dal tipo di codice e dalle esigenze aziendali: per questo è difficile definire una struttura comune a tutte le policy.
Per fare un esempio di policy aziendale, possiamo comunque individuare alcuni punti cardine che sono sempre presenti in un documento di questo tipo:
- Oggetto della policy: esempio codice etico, privacy policy, codice di condotta, etc…
- Obiettivo: lo scopo che si vuole ottenere rispettando le norme contenute nella policy
- Data: periodo dopo il quale sarà in vigore la policy
- Ruoli e responsabilità: le specifiche su chi e come è coinvolto nell’applicazione e nel controllo delle norme
- Procedure: tutte le norme e le istruzioni oggetto della policy
- Comportamenti consentiti: le linee guida specifiche dei comportamenti ammessi in azienda
- Comportamenti vietati: le restrizioni relative a condotta e comportamenti
Perché serve anche un gestionale HR
Una volta redatta, revisionata e approvata, la policy diventa uno strumento per guidare l’operato aziendale. Ma questo obiettivo può essere raggiunto solo se tutti gli attori coinvolti si attengono alle norme descritte della policy.
Per questo è cruciale supervisionare il rispetto della policy aziendale.
Di solito, sono i gestori HR ad avere questo compito, e poiché non possono trasformarsi in un “Grande Fratello” pronto a osservare ogni comportamento di ogni singolo dipendente, l’unico modo per assolvere al proprio dovere è ricorrere a un gestionale HR.
Questo tipo di software gestionale centralizza tutte le informazioni del personale in azienda, dai classici permessi, ferie e orari di lavoro agli adempimenti per la sicurezza, fino al più complesso monitoraggio delle prestazioni.
Grazie alla raccolta dei dati e alla loro condivisione all’interno di un unico sistema, chi gestire le risorse umane ha in mano tutto ciò che serve per monitorare il rispetto delle policy aziendali.
Il software HR evohrp, ad esempio, raccoglie tutti i dati dei dipendenti all’interno del fascicolo del dipendente, tenendo traccia di tutte le informazioni più importanti, anche grazie alla possibilità di integrazione con altri software aziendali (ad esempio i classici gestionali). In questo modo, i manager e i gestori HR dispongono di una piattaforma di facile utilizzo per vigilare sul rispetto degli standard aziendali.
