Il protocollo sanitario del dipendente è un documento redatto da un medico del lavoro competente, obbligatorio per tutte le aziende soggette a sorveglianza sanitaria, secondo quanto stabilito dal D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro).
Il documento contiene l’elenco degli accertamenti sanitari da effettuare sui lavoratori, in base ai rischi specifici del loro ruolo e ambiente lavorativo.
È praticamente una guida operativa per il monitoraggio della salute dei dipendenti ed è aggiornato periodicamente.
Indice
Perché è importante avere un protocollo sanitario per ogni dipendente
Il protocollo sanitario (che non va confuso con la cartella sanitaria) è un pilastro della prevenzione aziendale perché garantisce che ogni lavoratore sia sottoposto ai controlli necessari per tutelarne la salute in relazione ai rischi professionali.
Una gestione puntuale e costante del protocollo, oltre a proteggere l’azienda da sanzioni in caso di controlli stabiliti secondo legge, ha anche dei risvolti positivi a lungo termine per l’azienda.
Rafforza innanzitutto il clima di fiducia tra dipendenti e management e, nel lungo periodo, riduce l’assenteismo dovuto a malattie professionali non intercettate in precedenza.
La gestione del protocollo sanitario: vantaggi e criticità
In molte aziende, soprattutto nelle PMI, il protocollo sanitario viene spesso delegato a consulenti o gestito in modo manuale o semi-digitale, con documenti cartacei o file Excel.
Questa gestione porta dei notevoli svantaggi:
- difficoltà nel rispettare le scadenze dei controlli periodici;
- aumento dell’operatività a carico dei responsabili HR;
- complicazioni nella condivisione delle informazioni con medico competente e RSPP;
- enormi rischi per la riservatezza dei dati sanitari.
Digitalizzazione del protocollo sanitario
Per tutte queste ragioni, digitalizzare la gestione del protocollo sanitario è diventata una necessità. Digitalizzare infatti significa automatizzare ogni fase del processo, con evidenti benefici.
Vantaggi della digitalizzazione | In concreto… |
Tracciabilità completa | Ogni modifica o aggiornamento viene registrato digitalmente. |
Rispetto della privacy (GDPR) | Accessi regolamentati e dati cifrati garantiscono la sicurezza delle informazioni sanitarie. |
Notifiche automatiche | Promemoria per visite mediche, controlli periodici e scadenze obbligatorie. |
Integrazione con altri dati HR | Connessione diretta con mansioni e rischi per protocolli aggiornati in tempo reale. |
Riduzione del rischio sanzioni | Gestione conforme alla normativa, utile in caso di controlli da parte degli organi ispettivi. |
Approccio data-driven | Analisi, storici e KPI sempre disponibili per monitorare la salute aziendale. |
Si può gestire il protocollo sanitario con software HR?
Un buon gestionale HR può senz’altro rispondere alle esigenze specifiche delle aziende che devono gestire le proprie mansioni e procedure di sorveglianza sanitaria obbligatoria.
Il software ideale dovrebbe offrire un’interfaccia semplice e intuitiva, facilmente fruibile anche da chi non ha competenze tecniche. Deve includere moduli dedicati alla gestione sanitaria, con protocolli personalizzabili in base a mansione e rischio specifico, dashboard e report dinamici, notifiche automatiche ma, soprattutto la piattaforma deve garantire il rispetto del GDPR, con accessi profilati, e deve potersi integrare con altri strumenti HR, come quelli per la gestione di presenze, formazione e documentazione del personale.
evohrp, il gestionale HR sviluppato da Dynaset, offre il modulo Fascicolo del Dipendente che include tutti gli aspetti più importanti per un software dedicato agli HR Manager e responsabili aziendali.
Con evohrp è possibile:
- archiviare e aggiornare digitalmente i protocolli;
- pianificare automaticamente le visite periodiche dei dipendenti;
- collegare rischi e mansioni a controlli sanitari personalizzati;
- centralizzare i dati con tutte le informazioni sanitarie.
Grazie alla sua struttura modulare e scalabile, evohrp riduce il carico burocratico per gli HR manager, migliorando al contempo la compliance normativa e la tutela della salute dei lavoratori. È lo strumento ideale per digitalizzare la gestione sanitaria e portare l’HR aziendale verso una logica più strategica.
