La gestione dei dati sensibili dei dipendenti non è solo una questione di conformità legale, ma anche una questione di fiducia e sicurezza che il tuo team ripone sui responsabili e datori di lavoro.
Nel ruolo di HR Manager o proprietario di una piccola-medio impresa, sapere quali dati raccogliere e come gestirli correttamente è fondamentale per proteggere sia i tuoi dipendenti che l’azienda. Il supporto di software come evohrp e il suo modulo dedicato al fascicolo del dipendente consente di gestire in modo efficace e sicuro questi dati cruciali.
Perché serve una gestione dei dati sicura? Cosa si rischia?
La gestione sicura dei dati dei dipendenti è importante per molteplici ragioni.
I regolamenti sulla privacy dei dati sono uno dei requisiti rigidi ed essenziali da rispettare. Basti pensare alla gestione del GDPR in Europa. Non conformarsi a queste leggi può comportare multe salate e danni alla reputazione dell’azienda.
Le sanzioni amministrative legate alla privacy possono arrivare fino a 20 milioni di euro e possono essere pari al 2 per cento o al 4 per cento del fatturato per le imprese.
Fonte: Informazione Fiscale
Una mala gestione dei dati può portare a violazioni della sicurezza, causando perdita di informazioni sensibili. I data breach sono all’ordine del giorno e possono avere conseguenze gravi per l’azienda, come il furto di identità e la perdita di clienti.
Un esempio recente è quello di Synlab e del data breach che ha coinvolto questa importante azienda internazionale nel campo medicale.
Una gestione sicura dei dati dei dipendenti non è solo una questione di rispetto della privacy, ma è anche un fattore chiave per tutelare la fiducia verso l’azienda stessa. I dipendenti possono perdere fiducia nell’azienda se i loro dati personali non sono gestiti in modo corretto, influenzando negativamente la loro motivazione, l’impegno e di conseguenza anche la produttività.
Quali sono i dati sensibili di un dipendente?
I dati sensibili dei dipendenti includono una serie di informazioni personali la cui protezione è essenziale per evitare potenziali abusi e garantire il rispetto della privacy.
- Informazioni di identificazione personale: nome, cognome, data di nascita, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email.
- Dati finanziari: numero di conto bancario, dettagli sulla retribuzione, e informazioni fiscali.
- Documenti di identità: numero di carta d’identità, passaporto e codice fiscale.
- Dati sanitari: informazioni relative allo stato di salute, certificati medici, e dettagli sulle assenze per malattia.
- Storico lavorativo: dettagli sulle esperienze lavorative precedenti, qualifiche professionali e performance all’interno dell’azienda.
La soluzione: il fascicolo del dipendente di evohrp
Dynaset ha sviluppato un modulo specifico in evohrp per affrontare efficacemente la sfida della gestione dei dati sensibili.
Evohrp consente di raccogliere, archiviare e gestire i dati sensibili dei dipendenti in modo sicuro e conforme alle normative nel suo modulo “Fascicolo del dipendente”.
La centralizzazione dei dati in questo fascicolo permette di raccogliere tutte le informazioni in un unico repository, facilitando l’accesso e la gestione delle informazioni.
Il software, oltre a garantire la conformità con le normative sulla protezione dei dati riducendo il rischio di sanzioni legali, protegge in via preventiva i dati da accessi non autorizzati. Infatti, è possibile definire chi può accedere a quali informazioni, assicurando che solo il personale autorizzato possa visualizzare e modificare le informazioni del fascicolo.
La sicurezza dei dati è senz’altro il primo grande vantaggio del Fascicolo del dipendente, il quale però porta anche grandi vantaggi operativi. Avere tutti i dati a portata di mano (da ogni device) permette ai responsabili di gestire in modo più efficiente le informazioni dei dipendenti, semplificando la comunicazione interna e la pianificazione delle attività.
Un esempio su tutti è la possibilità di condividere (in maniera sicura) i certificati relativi alla sicurezza sul lavoro per ogni dipendente. In caso di necessità di una copia anche non cartacea, evohrp snellisce il processo di condivisione dei dati con le autorità e i professionisti coinvolti.
Scopri tutte le funzionalità di evohrp e inizia a migliorare la gestione dei tuoi dati aziendali in modo sicuro ed efficiente.
