La gestione dei dati sensibili dei dipendenti non è solo una questione di conformità legale, ma anche una questione di fiducia e sicurezza che il tuo team ripone sui responsabili e datori di lavoro.
Nel ruolo di HR Manager o proprietario di una piccola-medio impresa, sapere quali dati raccogliere e come gestirli correttamente è fondamentale per proteggere sia i tuoi dipendenti che l’azienda. Il supporto di software come evohrp e il suo modulo dedicato al fascicolo del dipendente consente di gestire in modo efficace e sicuro questi dati cruciali.
Indice
Perché serve una gestione dei dati sicura? Cosa si rischia?
La gestione sicura dei dati dei dipendenti è importante per molteplici ragioni.
I regolamenti sulla privacy dei dati sono uno dei requisiti rigidi ed essenziali da rispettare. Basti pensare alla gestione del GDPR in Europa. Non conformarsi a queste leggi può comportare multe salate e danni alla reputazione dell’azienda.
Le sanzioni amministrative legate alla privacy possono arrivare fino a 20 milioni di euro e possono essere pari al 2 per cento o al 4 per cento del fatturato per le imprese.
Fonte: Informazione Fiscale
Una mala gestione dei dati può portare a violazioni della sicurezza, causando perdita di informazioni sensibili. I data breach sono all’ordine del giorno e possono avere conseguenze gravi per l’azienda, come il furto di identità e la perdita di clienti.
Un esempio recente è quello di Synlab e del data breach che ha coinvolto questa importante azienda internazionale nel campo medicale.
Una gestione sicura dei dati dei dipendenti non è solo una questione di rispetto della privacy, ma è anche un fattore chiave per tutelare la fiducia verso l’azienda stessa. I dipendenti possono perdere fiducia nell’azienda se i loro dati personali non sono gestiti in modo corretto, influenzando negativamente la loro motivazione, l’impegno e di conseguenza anche la produttività.
Quali sono i dati sensibili di un dipendente?
I dati sensibili dei dipendenti includono una serie di informazioni personali la cui protezione è essenziale per evitare potenziali abusi e garantire il rispetto della privacy.
Tuttavia, è bene distinguere tra dati sensibili e dati personali, perché questi due termini vengono spesso confusi.
Differenza tra dati personali e dati sensibili
Secondo il Garante della Privacy, per dati personali si intendono tutti quei dati che identificano una persona, come nome, cognome, indirizzo e-mail.
Tra questi dati, c’è una categoria speciale di dati, i cosiddetti dati sensibili (l’articolo 9 del GDPR li rinomina “dati particolari”) che rivelano aspetti intimi della persona, come l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose/filosofiche/politiche, l’appartenenza sindacale, i dati biometrici , di salute e orientamento sessuale, ecc…
Non tutti i dati personali, quindi, sono dati sensibili.
Per questi dati particolari, il GDPR impone che il soggetto interessato dia il proprio consenso esplicito al trattamento.
Il trattamento dei dati dei lavoratori dipendenti
Nel suo rapporto con i dipendenti, l’azienda ha a che fare con entrambi i tipi di dati, perché si trova a dover gestire ogni giorno non solo dati identificativi, ma anche dati particolari.
Dati personali dei dipendenti | Dati sensibili (o particolari) dei dipendenti |
Informazioni di identificazione personale: nome, cognome, data di nascita, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email, numero di carta d’identità, passaporto e codice fiscale. | Dati sanitari: informazioni relative allo stato di salute, certificati medici, e dettagli sulle assenze per malattia. |
Dati finanziari: numero di conto bancario, dettagli sulla retribuzione, e informazioni fiscali. | Dati giudiziari: sentenze penali, reati, permessi solo per specifiche finalità previste dalla legge (ruoli di responsabilità, sicurezza, lavoro con minori) |
Storico lavorativo: dettagli sulle esperienze lavorative precedenti, qualifiche professionali e performance all’interno dell’azienda. | Affiliazione sindacale: ammesso solo per adempiere a specifici obblighi come la delega per il versamento dei contributi sindacali |
Il GDPR prevede che un’azienda possa trattare i dati sensibili dei propri dipendenti, ma deve procedere con rigore e attenzione per tutelare la sicurezza e la privacy dei lavoratori.
La soluzione: il fascicolo del dipendente di evohrp
Dynaset ha sviluppato un modulo specifico in evohrp per affrontare efficacemente la sfida della gestione dei dati sensibili.
Evohrp consente di raccogliere, archiviare e gestire i dati sensibili dei dipendenti in modo sicuro e conforme alle normative nel suo modulo “Fascicolo del dipendente”.
La centralizzazione dei dati in questo fascicolo permette di raccogliere tutte le informazioni in un unico repository, facilitando l’accesso e la gestione delle informazioni.
Il software, oltre a garantire la conformità con le normative sulla protezione dei dati riducendo il rischio di sanzioni legali, protegge in via preventiva i dati da accessi non autorizzati. Infatti, è possibile definire chi può accedere a quali informazioni, assicurando che solo il personale autorizzato possa visualizzare e modificare le informazioni del fascicolo.
La sicurezza dei dati è senz’altro il primo grande vantaggio del Fascicolo del dipendente, il quale però porta anche grandi vantaggi operativi. Avere tutti i dati a portata di mano (da ogni device) permette ai responsabili di gestire in modo più efficiente le informazioni dei dipendenti, semplificando la comunicazione interna e la pianificazione delle attività.
Un esempio su tutti è la possibilità di condividere (in maniera sicura) i certificati relativi alla sicurezza sul lavoro per ogni dipendente. In caso di necessità di una copia anche non cartacea, evohrp snellisce il processo di condivisione dei dati con le autorità e i professionisti coinvolti.
Scopri tutte le funzionalità di evohrp e inizia a migliorare la gestione dei tuoi dati aziendali in modo sicuro ed efficiente.
