Alla luce degli aggiornamenti imposti dall’ultimo aggiornamento della Legge di Bilancio 2025, le foto degli scontrini potrebbero non essere sufficienti per garantire la completa tracciabilità delle spese di trasferta dei dipendenti.
In contesti aziendali con alta mobilità del personale, come reti commerciali o consulenza, il processo può diventare particolarmente problematico e soggetto a errori se gestito manualmente.
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Foto degli scontrini: sono ancora considerate valide?
Una delle domande più frequenti tra lavoratori in trasferta e HR manager riguarda la validità delle foto degli scontrini ai fini del rimborso spese.
Con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025, la normativa ha introdotto un principio chiave: per evitare che il rimborso sia considerato come compenso tassabile, le spese devono essere effettuate con strumenti di pagamento tracciabili.
Ne consegue che la semplice fotografia dello scontrino fiscale non basta più. Il lavoratore, per dimostrare che la spesa è stata sostenuta in modo conforme alla legge, deve conservare e presentare anche la ricevuta del POS o un documento equivalente che attesti il pagamento elettronico. In assenza di tale documentazione, l’azienda rischia di dover considerare il rimborso come reddito da lavoro dipendente, con tutte le conseguenze fiscali e contributive del caso.
Dal punto di vista operativo una foto dello scontrino può essere utile se digitalizzata correttamente e accompagnata da ricevuta tracciabile.
Questa evoluzione normativa rende evidente quanto sia fondamentale dotarsi di strumenti digitali certificati, capaci di semplificare la raccolta e la conservazione delle spese in modo conforme alla legge.
Digitalizzare le note spese con evohrp: efficienza, controllo e conformità
La digitalizzazione delle note spese rappresenta oggi una leva strategica per ogni azienda che voglia snellire i processi HR e amministrativi legati alle trasferte.
Automatizzare la raccolta, la verifica e la conservazione dei giustificativi consente di ridurre drasticamente i tempi, minimizzare gli errori e garantire la compliance normativa, soprattutto alla luce delle recenti novità.
Grazie a sistemi digitali evoluti come evohrp, è possibile gestire tutto il ciclo delle spese in modo integrato:
- i dipendenti possono fotografare e caricare gli scontrini direttamente da smarphone, anche in tempo reale (assicurandosi di dimostrare anche il pagamento con la ricevuta del POS);
- i documenti vengono validati digitalmente e avviati verso una conservazione a norma, per garantire la loro piena validità fiscale;
- i flussi di approvazione sono automatizzati, con notifiche e tracciabilità completa di ogni operazione;
- le spese vengono collegate automaticamente ad altri dati HR come presenze, payroll e budget, offrendo una visione completa e centralizzata.
L’HR manager può monitorare l’andamento delle trasferte, verificare il rispetto delle policy aziendali e ridurre sensibilmente il rischio di errori o inadempienze fiscali.
Con evohrp, la gestione delle spese diventa parte di un ecosistema HR integrato, che aiuta le aziende a essere più agili e conformi rispetto alle imposizioni legislative.
