Time tracking: come utilizzarlo al meglio

Il compito degli HR manager è quello di creare un ambiente di lavoro produttivo. Per farlo, deve pianificare le attività dei dipendenti sfruttando tutte le potenzialità del time tracking.

Time tracking: l’importanza della qualità tempo sul luogo di lavoro

Il tempo è uno dei parametri più importanti sul luogo di lavoro. Il problema è che il tempo viene molto spesso approcciato dal punto di vista quantitativo.

In realtà, il tempo è anche (e soprattutto) questione di qualità.

Ormai dovrebbe essere superata l’idea che il valore di un dipendente si misura in base a quante ore lavora.

Per costruire un ambiente di lavoro che favorisca il rendimento e la responsabilità dei lavoratori, è importante calcolare non tanto quanto tempo i dipendenti lavorano: piuttosto, conta come i lavoratori impiegano il loro tempo sul lavoro.

Cambiare la prospettiva e guardare al tempo come un parametro più qualitativo che quantitativo è cruciale per organizzare le attività dell’impresa in modo più efficiente e smart.

Questa visione si sposa a un’organizzazione del lavoro basata sugli obiettivi (e non sulle ore lavorate) e in cui la flessibilità oraria diventa un asset intrinseco all’azienda, accanto ad altre pratiche comuni come lo smart working.

Se non conta più quanto si lavora, ma come si lavora, anche il time tracking si trasforma in qualcosa di diverso dal tenere traccia delle ore dedicate al lavoro per esercitare un “controllo” sull’operato della risorsa.

Time tracking, sistemi gestionali e responsabilità dei dipendenti

L’equilibrio aziendale oggi non si gioca più esercitando controllo sui dipendenti, ma lavorando sulla responsabilità condivisa tra tutti i dipendenti. E responsabilità significa lasciare al dipendente la possibilità di organizzare da sé il proprio tempo sul lavoro, purché questa scelta non infici sulla produttività aziendale e, soprattutto, venga condivisa con i responsabili delle risorse umane e il resto del team.

È qui che i sistemi gestionali di time tracking aiutano a semplificare tutto.

In un’organizzazione del lavoro più libera e flessibile, è impensabile gestire il tempo manualmente ricorrendo a scambi di mail o messaggi o lavorando su fogli di calcolo.

La soluzione numero uno resta quindi scegliere un sistema gestionale che permetta di tenere traccia della disponibilità oraria dei dipendenti, in modo flessibile e il più possibilmente in tempo reale. Esattamente come fa il modulo presenze di evohrp.

Il modulo consente ai responsabili HR di sapere in tempo reale chi è operativo in azienda o in smart working, facendo molto più della classica rilevazione delle presenze.

Ogni membro del team aziendale può infatti interagire con il registro presenze dipendenti, gestendo in autonomia la timbratura del cartellino e le ore di presenza/assenza.

Allo stesso tempo, evohrp permette di tenere traccia delle prestazioni dell’impresa alla luce del lavoro dei dipendenti, organizzato non più solo sulla base del calendario orario, ma del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Tutto ciò contribuisce a ottimizzare e organizzare il lavoro in azienda, migliorando persino la comunicazione e il passaggio delle informazioni tra manager e dipendenti.

Ovviamente, l’impiego di una soluzione gestionale per il time tracking ha senso solo se alla base di un’organizzazione c’è fiducia e responsabilità tra datore di lavoro, responsabili HR e lavoratori.

I lavoratori ne guadagnano sicuramente in flessibilità e libertà sul lavoro, ma devono ricambiare questa fiducia dimostrandosi autonomi e responsabili sul lavoro.

Dall’altra parte, i responsabili HR devono vigilare su questo comportamento, organizzando le attività d’impresa aiutati da un sistema gestionale che aiuta a gestire la dinamicità di un modello di lavoro sempre più smart e flessibile rispetto al passato: un sistema che sarebbe difficile gestire con la rigidità dei vecchi fogli di calcolo.

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