Non sai come definire il budget per la formazione aziendale all’interno della tua organizzazione? Ecco una breve guida per iniziare a gestire le spese per la formazione del personale in ottica strategica. Così formare non sarà più solo un costo, ma un vero investimento con un ritorno concreto per la crescita aziendale.
In particolare, scoprirai i 3 step fondamentali per definire il budget da destinare alla formazione e, alla fine, conoscerai anche uno strumento cruciale per ottimizzare le spese formative: il software gestionale HR.
Indice
Quanto spendono le aziende in formazione
Ogni anno, le aziende investono una fetta consistente del proprio budget per formare personale e dipendenti. Ma quanto spendono nel concreto?
In media, una PMI italiana spende in media tra i € 500 e i € 1000 all’anno per dipendente in formazione: una cifra che tiene conto non solo dei costi diretti della formazione (acquisto di corsi e workshop, pagamento di docenti, affitto di spazi fisici o noleggio materiale), ma anche dei costi indiretti, legati ad esempio al tempo sottratto al lavoro operativo per formare i dipendenti.
Questi numeri sono solo una cifra di massima del budget formativo. Ogni azienda ha in realtà esigenze diverse, e stabilire il budget da investire in formazione non può prescindere da queste.
Come definire un budget per la formazione aziendale
Alcune aziende definiscono il budget a priori, decidendo a inizio anno di destinare una percentuale (ad esempio 1-2% a dipendente) o una somma specifica (ad esempio 500 € a dipendente) alla formazione del personale.
Questa modalità ha però una falla: non tiene minimamente conto né delle necessità aziendali, né delle esigenze dei dipendenti. Se presa come una decisione puramente matematica, slegata da logiche strategiche di crescita, la definizione del budget rischia di diventare una spesa senza alcun ritorno concreto.
Il budget per la formazione non va inteso (solo) come un costo, ma come un investimento strategico senza il quale l’azienda non può crescere. Da qui l’importanza di legare il budget agli obiettivi e alle esigenze aziendali.
Basandoci su questo concetto fondamentale, vediamo come definire il budget per la formazione step by step.
Definisci gli obiettivi della formazione
Perché la formazione sia un reale driver strategico per la crescita dell’impresa, è fondamentale fare prima di tutto un’analisi degli obiettivi aziendali.
Se l’azienda vuole aumentare la chiusura di contratti, ad esempio, dovrà investire del budget per la formazione del reparto commerciale; se vuole velocizzare la produttività, dovrà organizzare dei percorsi tecnici e organizzativi.
Ciascun corso potrebbe richiedere un investimento di natura differente: in base alla complessità dell’argomento, la formazione richiede più o meno tempo o modalità formative più o meno costose.
Ecco perché è importante che ogni euro venga speso per raggiungere uno specifico obiettivo aziendale.
Verifica le competenze presenti in azienda
Gli obiettivi aziendali, da soli, non bastano nella fase di budgeting della formazione. Bisogna infatti capire quali sono le competenze da sviluppare per raggiungere i risultati attesi.
Il primo step è verificare quali competenze sono presenti in azienda e quali sono quelle da potenziare. È la famosa analisi del fabbisogno formativo, che permette di definire chiaramente quali hard e soft skill devono essere sviluppate.
Ma attenzione: il budget formativo non è infinito, e questo significa dover dare delle priorità e scegliere quali competenze sviluppare per prime. Ad esempio, si potrebbero dividere le competenze in 3 blocchi, ciascuno con un diverso livello di urgenza:
- Competenze strategiche: alta priorità
- Competenze di sviluppo: media priorità
- Competenze accessorie: bassa priorità
Questa suddivisione può tornare utile anche per suddividere il budget in modo strategico (più alto per le competenze chiave, più basso per quelle accessorie) e ottenere un ritorno sull’investimento in formazione più alto.
Stima i costi della formazione
Una volta definito cosa serve all’azienda dal punto di vista formativo, si può pensare a come organizzare la formazione del personale e in quali modalità.
In parte lo abbiamo anticipato: a seconda del tipo di percorso formativo che si deve organizzare, all’azienda potrebbe essere richiesto un budget più o meno alto.
Ad esempio, la formazione in aula con un formatore è sicuramente più costosa di un corso in modalità e-learning. I workshop sono più brevi di un percorso strutturato di formazione on the job. Per non parlare dello spettro dei costi indiretti, o di altre spese come l’affitto di aule e strumenti, il compenso per i formatori, etc…
Definire qual è il percorso più utile per formare il personale e sviluppare competenze ti aiuterà finalmente a capire quale budget destinare alla formazione.
Come ottimizzare il budget della formazione con evohrp
Definire il budget per la formazione aziendale è utile per la gestione delle spese aziendali. Ma questa è solo la prima parte del lavoro: perché, una volta definito, il budget può sempre essere ottimizzato.
Qui entra in gioco il software gestionale HR.
Attenzione: non stiamo dicendo che un software HR aiuta a ridurre i costi per la formazione. Piuttosto, rende visibili le informazioni che permettono di spendere meglio.
Quando usi un software HR evoluto come evohrp, ad esempio, puoi collegare obiettivi aziendali, competenze richieste e competenze presenti alle attività formative e ai relativi costi.
Immagina che l’azienda abbia l’obiettivo di aumentare le vendite nel mercato estero.
Il sistema HR può mostrarti quanti dipendenti hanno già una formazione su negoziazione ed export o chi ha un gap linguistico.
A quel punto, la formazione non è più un generico “facciamo un corso di inglese”. Il percorso formativo nasce finalmente da una necessità precisa, ad esempio: “abbiamo bisogno che 5 dipendenti raggiungano il livello B2 entro 10 mesi”.
Tutto ciò permette di organizzare una formazione mirata e di definire meglio il budget per essa, riducendo gli sprechi e destinando esattamente la cifra che serve a questo tipo di attività.
Grazie al software HR evohrp di Dynaset, il piano formativo si genera praticamente quasi da solo, perché il sistema evidenzia in automatico i gap più critici.
Definire il budget in questa situazione diventa non solo più semplice, ma anche più strategico!
