Responsabilizzare i capi team significa far crescere l’intera azienda. Il team leader rappresenta infatti una figura chiave per i dipendenti che fanno parte di un determinato gruppo di lavoro. Dalle capacità di leadership del “capo” dipendono le performance dell’intera squadra.
Dall’altra parte, però, responsabilizzare il team leader pone diverse sfide. Scopri le principali e come superarle con successo grazie alle giuste strategie – e all’aiuto di un gestionale HR.
Indice
Cos’è la performance review
La performance review, la cui traduzione in italiano è “valutazione delle performance”, non è solo un esame dettagliato delle prestazioni di un dipendente in un’organizzazione. È piuttosto un processo continuo che rientra nelle attività essenziali di miglioramento delle performance aziendali.
La performance review è finalizzata a valutare l’efficacia del lavoro svolto dagli impiegati durante un determinato periodo di tempo. Praticamente, permette di individuare i punti di forza e di debolezza di un dipendente, calcolando il contributo che ogni persona interna (o esterna) all’organizzazione dà per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Come già anticipato, rappresenta un’occasione per monitorare il raggiungimento degli obiettivi prefissati e per dare un feedback costruttivo ai propri collaboratori. Si tratta di un processo molto importante anche per la creazione di un clima lavorativo trasparente, sano e stimolante, per promuovere la crescita, incentivare lo sviluppo delle competenze interne e raggiungere gli obiettivi aziendali.
Come organizzare una performance review
Sia i manager che i dipendenti dovrebbero porre le basi per una corretta ed efficace performance review.
Obiettivi
Il processo di definizione degli obiettivi deve essere effettuato prima della valutazione delle prestazioni. Il manager e il dipendente devono collaborare per identificare gli obiettivi per il periodo di valutazione, assicurandosi che siano raggiungibili, misurabili e pertinenti al ruolo lavorativo. La definizione di obiettivi SMART e NUM può senz’altro aiutare il processo.
È necessario poi stabilire quali sono i KPI che saranno valutati per monitorare la performance.
Un esempio?
Mettiamo caso che l’obiettivo sia accelerare lo sviluppo di nuove competenze nei dipendenti per promuovere il 15% a una posizione più alta. In questo caso, i KPI da valutare possono essere le ore spese nella formazione o la percentuale di dipendenti che raggiungono obiettivi di sviluppo delle competenze.
Comunicazione
Proprio la comunicazione è un altro aspetto cruciale. Sia manager che dipendenti devono essere al corrente delle modalità della performance review. Quando e come vengono effettuate? Quali sono gli obiettivi delle valutazioni delle performance?
È importante che entrambe le parti comprendano cosa ci si aspetta dalla dirigenza in un determinato periodo di tempo e che vengano comunicate loro aspettative in modo trasparente e in pieno spirito di condivisione.
Mettiamo caso che Marco, che attualmente è un project manager junior, deve riuscire a ottenere la promozione a project manager senior entro un anno.
Marco deve essere messo al corrente, che entro 12 mesi, l’azienda si aspetta che concluda la formazione di 100 ore organizzata per lui, che ottenga la certificazione alla fine del percorso formativo e, allo stesso tempo, che i colleghi riconoscano che ha raggiunto sufficienti competenze di leadership e organizzazione.
Come verificare tutto questo? Con lo step successivo: la valutazione.
Valutazione
La valutazione vera e propria deve essere condotta in modo equo e oggettivo, sulla base dei criteri e dei KPI concordati. Durante il processo di revisione, è essenziale concentrarsi sui fatti e sulle prove, non sulle opinioni.
Quest’ultimo punto dipende molto anche dalla definizione delle figure valutatrici. La performance review è effettuata da un solo manager, da più responsabili aziendali oppure si basa sulle autovalutazioni dei soggetti coinvolti. Nel caso di autovalutazioni, i criteri dovrebbero essere i più obiettivi possibili senza possibilità di equivoci.
Tornando all’esempio di Marco, vediamo come può essere un buon modello di valutazione delle prestazioni.
Innanzitutto, bisogna confrontare i risultati raggiunti da Marco con gli obiettivi e i KPI stabiliti.
Marco ha concluso le 100 ore di formazione? Ha ottenuto la certificazione? Rilevare queste informazioni diventa più facile quando la formazione viene messa a sistema dai responsabili HR, ad esempio grazie all’uso di un gestionale per le risorse umane.
Allo stesso modo, bisognerà creare una scheda di valutazione da sottoporre ai colleghi di Marco per verificare che abbia effettivamente acquisito delle skill. Marco ha buone competenze di leadership? Riesce ad organizzare i lavori di un intero progetto? La consegna dei lavori è stata puntuale?
Strumenti
Una valutazione delle prestazioni richiede un forte impegno di tempo e risorse, ma esistono strumenti che possono aiutare a semplificare e velocizzare il processo.
Come abbiamo già anticipato, i moderni software per le risorse umane, come evohrp, permettono di monitorare le prestazioni dei dipendenti nel tempo con valutazioni e giudizi personalizzabili, tenendo traccia dei progressi più facilmente e visualizzando tutti i feedback in un unico posto. Offrono inoltre un modo semplice per archiviare i dati dei dipendenti per confronti futuri.
Esempi di performance review
Valutazione delle soft skills – La valutazione delle soft skills è un processo di analisi che consente di identificare e valutare le competenze comportamentali di un individuo. Interagire efficacemente con i colleghi, gestire il tempo e lo stress, comunicare in modo efficace e risolvere i problemi in modo creativo sono qualità valutabili sottoponibili a performance review.
Valutazione dei risultati – In questo caso la valutazione è oggettiva. La valutazione dei risultati in ambiente aziendale è un processo critico che consente alle organizzazioni di valutare il loro livello di performance rispetto agli obiettivi prestabiliti. La valutazione si basa su una serie di indicatori chiave di performance (KPI) che consentono di misurare il successo dell’azienda su diversi fronti: fatturato, ROI, marginalità…
Valutazione di un potenziale candidato – Ciascuna azienda ha i suoi propri criteri di selezione, ma in generale, la valutazione del candidato mira a individuare la persona giusta per il giusto lavoro. La valutazione di un potenziale candidato passa anche per la performance review, in particolar modo quando parliamo dei periodi di stage o di prova. Questo tipo di valutazione rappresenta un passaggio fondamentale nel processo di assunzione e permette all’azienda di scegliere il candidato più adatto alle sue esigenze.
Valutazione delle competenze – La valutazione delle competenze può essere anche utilizzata come base per la pianificazione della carriera, l’individuazione del fabbisogno di formazione, il monitoraggio della performance e l’assegnazione di bonus o di premi al personale che si distingue per le proprie competenze e abilità.
Come deve essere una scheda di valutazione?
Resta solo un aspetto da chiarire a proposito della performance review, ovvero come preparare una scheda di valutazione del dipendente.
In linea generale, una scheda di performance review potrebbe avere questo modello:
- Dati anagrafici del valutato: nome, ruolo, periodo di riferimento
- Dati del valutatore: nome, ruolo, data della valutazione
- Obiettivi: indicare se a quale livello sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati
- Competenze: elencare le competenze riscontrate nel dipendente, divise tra competenze tecniche (hard skill) e trasversali (soft skill) e i risultati raggiunti
- Punti di forza: evidenziare le qualità del dipendente
- Aree di miglioramento: indicare le aree su cui il dipendente può crescere
- Spazio per note aggiuntive e il feedback del dipendente valutato stesso.
Preparare la scheda è solo una parte del lavoro. Bisogna anche compilarla!
Il consiglio è di basarsi sempre sui fatti, emettendo un giudizio oggettivo e, possibilmente, non offensivo. La chiave ideale è quella della propositività e dell’essere costruttivi.
Per semplificare la valutazione, puoi adottare anche delle metriche preimpostate (ad esempio con una scala da 1 a 5), in modo da esprimere un giudizio più neutrale, ma sempre concreto e realistico.
Competenze e performance con evohrp
Dynaset ha sviluppato evohrp, un gestionale HR che offre enormi vantaggi per la valutazione delle competenze e delle performance dei dipendenti.
evohrp fornisce strumenti avanzati per la valutazione delle competenze dei dipendenti, come ad esempio l’analisi della performance individuale e collettiva. Questo consente agli HR Manager di identificare rapidamente i punti di forza e le aree di miglioramento dell’azienda.
In tempo reale i dati delle dashboard riducono il tempo necessario per prendere decisioni strategiche.
evohrp offre anche strumenti di reportistica avanzati che consentono agli HR Manager di generare report dettagliati sullo stato attuale del personale aziendale. Grazie all’utilizzo di strumenti come evohrp, gli HR Manager possono avere un impatto positivo sulla produttività aziendale e sulla qualità del servizio offerto dall’azienda.
Come gestisci le performance review nella tua azienda?
