Rimborso chilometrico: come calcolarlo?

Che siate dipendenti o titolari di un’impresa, capire come calcolare il vostro rimborso chilometrico è una parte essenziale della gestione delle trasferte aziendali.

Fortunatamente, è un’attività che non deve prevede particolari complicazioni, in quanto è basata su tabelle prestabilite e rese pubbliche da organi come ACI e Agenzia delle Entrate. L’unica vera grande necessità delle aziende e dei manager oggi è quella di integrare facilmente la mansione nel processo di autorizzazione e contabilizzazione delle trasferte.

Oggi diamo qualche consiglio per non incappare in errori e snellire tutti il processo di gestione della trasferta.

Cos’è il rimborso chilometrico e a chi spetta?

Il rimborso chilometrico è una somma di denaro che deve essere versata ai lavoratori che hanno utilizzato l’auto personale per effettuare trasferte legate all’attività lavorativa.

Il rimborso chilometrico spetta a qualsiasi dipendente di un’azienda, a prescindere dal tipo di contratto o dal livello. Anche amministratori, soci e personale esterno legato all’azienda da contratti di collaborazione possono richiederlo.

Come viene calcolato?

Per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico è necessario consultare le Tabelle ACI dell’anno corrente (queste tabelle sono consultabili in Gazzetta Ufficiale).

L’organizzazione delle tabelle si sviluppa per categorie e contengono i costi km di ogni veicolo, identificato attraverso modello, marchio e serie. Ovviamente, per procedere con il calcolo occorre avere le informazioni relative al veicolo usato dal dipendente: tipo di veicolo, modello e serie, alimentazione.

Una volta in possesso dei dati del veicolo, sarà sufficiente cercare la riga corrispondente nella tabella ACI ed effettuare il calcolo moltiplicando il costo km per i km dichiarati dal dipendente nel modulo con il quale è stata effettuata la richiesta di rimborso.

Come viene gestito il rimborso a livello fiscale?

La gestione fiscale dei rimborsi chilometrici dipende dalla sede della trasferta. Se questa coincide con la sede lavorativa, i rimborsi concorrono a formare il reddito del lavoratore e quindi sono soggetti a tassazione e non deducibili.

Al contrario, se la trasferta è avvenuta al di fuori del comune della sede lavorativa, i rimborsi non formano parte del reddito, sono quindi esenti da tassazione e deducibili, purché il veicolo utilizzato abbia una potenza inferiore a 17 cavalli fiscali (benzina) o 20 cavalli fiscali (diesel).

La gestione dei rimborsi con evohrp

evohrp, il gestionale HR di Dynaset, consente di semplificare notevolmente l’intero processo di gestione dei rimborsi delle trasferte dipendenti, integrando una soluzione completa per la gestione delle trasferte, dalla pianificazione alla contabilità.

Il software consente agli utenti di creare e modificare facilmente i programmi di viaggio, tenere traccia dei costi e monitorare l’utilizzo dei fondi per i rimborsi spese.

Inoltre, evohrp fornisce strumenti per la gestione delle risorse umane che consentono ai responsabili HR di organizzare e monitorare le attività dei dipendenti in tempo reale così da poter gestire tutte le casistiche di dipendenti costantemente fuori sede.

I manager HR e i responsabili aziendali possono impostare il software secondo le regole aziendali per la gestione delle trasferte. Ad esempio, è possibile impostare limitazioni sull’utilizzo di determinati mezzi di trasporto o sulla frequenza con cui i dipendenti possono effettuare viaggi d’affari. Queste regole possono essere applicate a livello individuale o aziendale.

Una serie di funzionalità avanzate consente agli utenti di ottimizzare ulteriormente la gestione delle trasferte collegando la gestione dei rimborsi spese con la contabilità aziendale, anche con software di terza parti.

evohrp offre un modo semplice ed efficiente non solo per gestire i rimborsi, ma anche per gestire le trasferte dell’azienda in modo rapido ed efficiente.

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