L’espressione “timbrare il cartellino” è stata (e forse lo è tuttora) qualcosa di iconico per intere generazioni di lavoratori. Fino a qualche anno fa, infatti, timbrare il cartellino ha assunto il significato di “inizio e fine” del proprio turno di lavoro in azienda. Un gesto semplice, ma molto sentito, per ogni lavoratore.
È quasi banale dirlo ma, al giorno d’oggi, le cose sono molto cambiate. La timbratura del cartellino ha assunto un significato molto diverso. I moderni gestionali HR sono dotati di app e soluzioni in Cloud che permettono non solo l’invio di timbrature ma anche di richieste di varia natura (ferie, permessi, indennità…) anche da remoto
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Evohrp è uno dei gestionali di ultima generazione che offre questa possibilità. I vantaggi di tale soluzione sono molteplici.
Come funziona la timbratura del lavoro?
Fino a qualche anno fa, in molte aziende, la giornata di lavoro iniziava con la timbratura del cartellino.
Una volta inserito nell’orologio marcatempo, il cartellino segnava l’orario di entrata a lavoro. Lo stesso rituale chiudeva la giornata, con il cartellino timbrato per segnalare l’orario di uscita.
Da sempre, il cartellino serve a rilevare le presenze in azienda e a controllare l’inizio e la fine dei turni di lavoro, fondamentali per verificare se i dipendenti rispettano gli orari di lavoro.
Non solo: il cartellino e la sua timbratura servono anche a tenere traccia di eventuali straordinari, che influiscono sulla paga dei dipendenti.
Oggi il tradizionale cartellino è stato rimpiazzato da una versione più evoluta e tecnologica, la timbratura con badge. La sostanza non cambia, perché anche in questo caso i dipendenti devono segnare l’orario di entrata ed uscita, e lo fanno avvicinando il proprio badge a un lettore.
Nella maggior parte dei casi, però, il lettore non solo registra l’orario dei turni: quando è associato a un software di rilevazione presenze, come ad esempio un gestionale, il sistema con badge associa automaticamente questi dati al profilo del dipendente. Non è quindi più necessario trascrivere questi dati a mano.
Timbrare il cartellino, le sfide di oggi
Da un lato, i nuovi sistemi di timbratura del cartellino con badge semplificano la rilevazione presenze. Ma quest’ultima, negli ultimi anni, non è più un’attività così scontata come può sembrare.
Intanto, ci sono dipendenti che per lavoro si muovono da un posto all’altro. Pensiamo ai commerciali, che sono spesso in viaggio dai clienti, o ai dipendenti in trasferta, o ancora a chi lavora in cantieri diversi. Come fanno a timbrare il cartellino se non sono fisicamente in azienda?
L’altro grande tema che spezza la magia della rilevazione presenze con badge o cartellino è il lavoro agile, o smart working.
Se nel primo caso è possibile prevedere l’uso di timbratrici mobili, in quello dello smart working viene difficile credere che le persone si mettano in casa un lettore per il proprio badge.
Per superare questi limiti, l’unica alternativa sono i gestionali di rilevazione presenze dotati di sistemi o app di timbratura da remoto. Questi permettono al dipendente di segnare l’orario di inizio e di fine lavoro semplicemente cliccando sul proprio smartphone o computer.
Oggigiorno, infatti, il dipendente non deve “per forza” timbrare il cartellino.
Timbratura da remoto e GDPR
In Italia non c’è l’obbligo di timbratura del cartellino e le aziende possono decidere liberamente quale sistema di rilevazione presenze utilizzare. La legge prevede più che altro che i datori di lavoro registrino l’orario di lavoro di ciascun dipendente per rispettare le policy contrattuali (straordinari, pause, retribuzione oraria).
Un altro obbligo delle aziende è il rispetto delle norme GDPR sulla privacy in merito alla geolocalizzazione per la timbratura da remoto.
La geolocalizzazione tramite GPS, che consente all’azienda di conoscere in tempo reale la posizione esatta del dipendente al momento della timbratura, non è infatti conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati ed espone al rischio di pesanti sanzioni.
Rilevazione presenze con evohrp, la nuova frontiera
Oggi non dobbiamo più correre la maratona per timbrare il cartellino in tempo. Basta un tap sullo smartphone e l’azienda sa esattamente quando un dipendente inizia a lavorare!
I gestionali per la rilevazione presenze come evohrp di Dynaset sono la nuova frontiera per tenere traccia dell’orario di lavoro dei dipendenti, in qualsiasi modo essi lavorino: in sede, in smart working o in mobilità.
Il software evohrp, in particolare, permette di digitalizzare il processo di timbratura del cartellino, replicando automaticamente le policy aziendali sulle presenze.
I responsabili di dipartimento e gli HR Manager possono accedere a una dashboard intuitiva per il monitoraggio dei dati e per controllare in tempo reale i dipendenti al lavoro. Volendo, si possono impostare anche alert automatici di conferma quando la presenza di un dipendente rispetta le regole pianificate dall’azienda.
In questo modo, diventa anche più facile gestire eventuali assenze della giornata, stabilendo rapidamente turni e sostituzioni per garantire l’operatività di lavoro.
Un modulo per le presenze: i vantaggi
Oltre alle presenze/assenze e alle marcature di entrata e uscita, quindi, cosa è possibile gestire con il modulo integrato di evohrp?
- Giustificativi e permessi
- Ritardi
- Maggior presenze
Il vantaggio più grande di utilizzare un modulo per le presenze è quello di poter gestire tutto in tempo reale da un’interfaccia estremamente intuitiva. Tutto questo è valido per i responsabili e i manager HR ma anche per i dipendenti.
Grazie al gestionale in Cloud (disponibile anche da app), il team di lavoro sfrutta la comodità di poter timbrare il cartellino da remoto. Questo significa che chi lavora in mobilità, fuori dalla sede centrale dell’azienda, può comunque “timbrare il cartellino”.
Inoltre, in caso di trasferta, il modulo delle presenze è direttamente integrato con il modulo di gestione delle trasferte dipendenti.
Quando parliamo di evohrp come gestionale per gestire le presenze, in realtà stiamo parlando di una vera e propria semplificazione dei processi autorizzativi.
Un processo ottimizzato
Come già anticipato, il processo di richiesta e approvazione è ottimizzato dalla modalità operativa in Cloud di evohrp. Questo significa che è possibile effettuare la timbratura (o inoltrare qualsiasi altra richiesta) sia da terminale, che da web che da app.
Richiedere ferie, permessi o cambi turno è tutto molto più semplice e rapido. Basta un “tap” sul proprio device preferito o sullo smartphone.
Infine, chi implementa il gestionale evohrp può scegliere chi potrà approvare le richieste dei dipendenti. Queste ultime, infatti, possono essere evase in tempo reale dai responsabili aziendali o dai responsabili commerciali o delle varie Unità Operative.
Timbrare il cartellino con l’app
Evohrp è dotato di una sua web app proprietaria che consente una gestione delle presenze molto più comoda, precisa e veloce.
Finalmente i dipendenti e i manager possono utilizzare un device che hanno sempre e comunque a portata di mano per gestire tutte le richieste.
Usando evohrp e il modulo di rilevazione presenze si può anche personalizzare la timbratura in base alle policy aziendali e le esigenze dei dipendenti, anche per singolo dipendente, permettendo ad esempio la timbratura del cartellino in remoto o in mobilità.
Inoltre, la timbratura via app consente di effettuare anche una timbratura geolocalizzata, che si traduce in una maggiore affidabilità del monitoraggio da parte dei responsabili.Tutto nel rispetto delle normative GDPR!
La timbratura da remoto con l’app di evohrp si basa infatti sul geofencing, una funzione che permette di generare un’area specifica all’interno della quale si può effettuare la timbratura, senza condividere le coordinate specifiche della posizione del lavoratore.
Il concetto di “timbrare il cartellino” è cambiato. Benvenuto nel futuro!
