L’aumento del lavoro da remoto e delle attività in mobilità hanno portato le aziende ad adottare sistemi di timbratura da app. L’utilizzo della timbratura con geolocalizzazione via GPS ha sollevato gravi criticità sul piano della privacy, soprattutto per quanto riguarda la conformità al GDPR.
Ecco che il geofencing si presenta come la soluzione tecnologica più sicura e rispettosa della normativa, capace di garantire il controllo aziendale senza violare i diritti dei lavoratori.
Indice
Timbratura da app e tracciamento GPS: perché il Garante per la Privacy dice no
Molti sistemi di timbratura da app si basano su una geolocalizzazione continua tramite GPS, che consente all’azienda di conoscere in tempo reale la posizione esatta del dipendente al momento della timbratura.
Questa modalità, tuttavia, non è conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Il Garante per la Privacy ha chiarito che: “il tracciamento continuo o sistematico dei lavoratori rappresenta una violazione del principio di minimizzazione dei dati (art. 5 GDPR)”.
L’uso della geolocalizzazione deve essere giustificato, proporzionato e non eccessivo rispetto alla finalità (rilevare la presenza).
Le app per la timbratura conformi alle raccomandazioni del Garante della privacy offrono una soluzione a questo problema: il geofencing.
Che cos’è il geofencing e come funziona
Il geofencing è una tecnologia che consente di delimitare virtualmente una zona geografica, all’interno della quale è possibile attivare o disattivare determinate funzioni.
Nel caso della timbratura da app, il sistema verifica se il dispositivo dell’utente si trova in un’area autorizzata prima di consentire l’operazione.
Come funziona tecnicamente
Il sistema crea un “recinto digitale” (geo-fence) basato su coordinate GPS o indirizzi IP. Per esempio: quando il dispositivo dell’utente si connette da una rete IP registrata in una delle aree consentite, la timbratura è abilitata.
Perché il geofencing è conforme?
Uno dei principali punti di forza del geofencing è che permette di gestire la timbratura da app in modo non invasivo, rispettando pienamente il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). A differenza della geolocalizzazione continua, che monitora la posizione del dipendente in tempo reale e può generare una percezione di controllo costante, il geofencing interviene solo quando è necessario.
Sl sistema verifica semplicemente se il dipendente si trova in una zona autorizzata nel momento esatto in cui effettua la timbratura. Non vengono raccolti dati sulla posizione prima o dopo quell’istante, né viene tracciato alcun movimento. Questo approccio è perfettamente in linea con il principio di minimizzazione del trattamento dei dati, uno dei pilastri del GDPR, e consente di evitare sia l’accumulo di informazioni superflue, sia il rischio di sorveglianza occulta.
La tecnologia del geofencing, inoltre, si adatta molto bene ai contesti lavorativi più moderni e dinamici. È ideale, ad esempio, per chi lavora in modalità ibrida, alternando presenza in ufficio e lavoro da remoto. Ma si rivela estremamente utile anche per aziende con cantieri temporanei, sedi distribuite su più territori, o per team che operano in trasferta o su interventi esterni, come tecnici o manutentori. In tutti questi casi, è possibile configurare aree specifiche in cui la timbratura è permessa, mantenendo il controllo organizzativo senza compromettere la privacy dei lavoratori.
Il geofencing rappresenta una soluzione definitiva e intelligente, capace di coniugare esigenze aziendali di controllo e gestione con il rispetto pieno dei diritti delle persone.
Come funziona la timbratura da app con geofencing su evohrp
evohrp è il gestionale HR sviluppato da Dynaset che integra una funzionalità avanzata di geofencing per la timbratura da app, progettata per essere completamente compatibile con i requisiti GDPR.
Con evohrp, infatti, l’HR manager può configurare in modo flessibile le zone di timbratura autorizzate, garantendo al tempo stesso rispetto della privacy, centralizzazione dei dati e una gestione fluida anche in contesti complessi, come quelli multi-sede o con personale in mobilità.
Vantaggi | Come |
Conformità normativa | Rispetto del GDPR e delle indicazioni del Garante sulla protezione dei dati |
Efficienza operativa | Timbratura semplice, tracciabilità automatica e centralizzata |
Flessibilità organizzativa | Adatto a sedi multiple, lavoro ibrido e dipendenti in mobilità |
Maggiore fiducia interna | Evita forme di controllo eccessivo, migliorando il rapporto con i dipendenti |
Analisi e report | Dati raccolti in modo strutturato, con analisi per sede, area o reparto |
