La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un’importante novità per le aziende: l’obbligo assoluto della tracciabilità dei pagamenti relativi alle spese di trasferta e di rappresentanza; un aggiornamento rimasto nella sostanza invariato dopo la nuova Legge di Bilancio del 2026 e la circolare la n. 15/E/2025 del 22 dicembre scorso proprio sul tema della tracciabilità dei rimborsi spese al lavoratore in trasferta.
Ora, affinché le spese sostenute possano essere fiscalmente deducibili, è necessario dimostrare chiaramente la tracciabilità delle transazioni effettuate.
Capire quali sono i metodi di pagamento non tracciabile è il primo step per adeguarsi rapidamente alla normativa (che è retroattiva!).
Indice
Cosa significa obbligo di pagamento tracciato?
Un pagamento tracciabile non è altro che un pagamento che può essere verificato attraverso uno strumento di registrazione che lascia una prova “certa” dell’avvenuta operazione, verificabile anche da terzi (Agenzia delle Entrate, giudice, revisore, ecc.), grazie a cui si può ricostruire chi ha pagato, chi ha incassato, quanto e quando.
Pagare con il contante non è tracciabile perché, a parte lo scontrino e/o la ricevuta fiscale, non rimane nessun’altra traccia del passaggio di denaro da chi paga a chi viene pagato.
Quando parliamo di obbligo di pagamento tracciato, intendiamo proprio questo: il pagamento non deve avvenire in contanti, ma tramite strumenti che producano una prova oggettiva dell’operazione.
Quindi come posso dimostrare che un pagamento è tracciato?
Semplice, dovrai fornire documenti quali bonifici bancari o postali, ricevute delle operazioni effettuate con carte di pagamento (debito, credito, prepagate), assegni bancari o circolari (non trasferibili), che dimostrano chiaramente e inequivocabilmente che una quantità di denare è passato da un soggetto a un altro.
Cosa si intende per pagamento non tracciabile?
Con il termine pagamento non tracciabile si intendono tutte quelle transazioni effettuate senza l’utilizzo di strumenti che consentano una chiara identificazione e verifica del pagatore e del beneficiario. Questi pagamenti non consentono di dimostrare in maniera inequivocabile che la transazione sia stata realmente effettuata dal dipendente o dall’azienda stessa.
Torniamo all’esempio di prima del pagamento in contanti: anche se hai in mano lo scontrino o la ricevuta fiscale, questi documenti provano solo che qualcuno ha incassato, ma non dimostrano che a pagare sia stato proprio tu. Il passaggio di denaro non è quindi ricostruibile in modo certo.
Di conseguenza, tali spese non potranno più essere dedotte fiscalmente dalle aziende secondo le nuove normative.
Quali sono i pagamenti non più adatti alla gestione aziendale delle trasferte?
Alla luce di questo, attenzione quindi ai seguenti metodi di pagamento, ormai considerati non tracciabili.
Metodo di pagamento | Descrizione |
Pagamento in contanti | Anche per importi minimi, i pagamenti in contanti non sono più fiscalmente deducibili. |
Scontrini senza ricevuta POS | Uno scontrino o una fattura che non mostri chiaramente il pagamento elettronico non è sufficiente fiscalmente. |
Pagamenti tramite strumenti non intestati | Pagamenti effettuati con carte o strumenti non intestati all’azienda o al dipendente non saranno deducibili. |
Pagamenti misti o parzialmente non tracciabili | Pagamenti in parte in contanti e in parte con strumenti elettronici complicano la deducibilità fiscale. |
Per garantire la tracciabilità e la conseguente deducibilità delle spese di trasferta, i metodi consentiti dalla normativa sono:
- carte di credito, debito o prepagate intestate all’azienda o al dipendente;
- bonifico bancario o postale;
- wallet digitali e App di pagamento collegate a IBAN o carte aziendali;
- assegni bancari e circolari.
Questi metodi assicurano una documentazione chiara e conforme alle nuove disposizioni fiscali e possono essere gestiti con un gestionale HR sviluppato appositamente per semplificare la gestione delle trasferte.
Quali sono le note spese che devono essere tracciabili?
Ai fini della deducibilità fiscale o della non imponibilità, aziende e dipendenti devono effettuare spese tracciabili quando si trovano in trasferta o in missione di lavoro. Ma quali spese rientrano in questo obbligo?
Tra queste rientrano le spese di viaggio e trasporto (pedaggio autostradale, parcheggio auto, taxi e NCC) e le spese di vitto e alloggio.
Come digitalizzare e semplificare la gestione delle note spese
La digitalizzazione rappresenta oggi una risposta efficace per adattarsi rapidamente all’attuale normativa, aumentando la trasparenza e l’efficienza dei processi aziendali.
Il gestionale evohrp di Dynaset, dispone di un modulo dedicato specificamente alla gestione delle trasferte e delle note spese, semplificando notevolmente i processi operativi.
Ma soprattutto, semplifica la riconciliazione dei pagamenti effettuati con carta, garantendo una tracciabilità totale grazie all’integrazione con i sistemi di pagamento digitali.
