La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un’importante novità per le aziende: l’obbligo assoluto della tracciabilità dei pagamenti relativi alle spese di trasferta e di rappresentanza. Da ora, affinché le spese sostenute possano essere fiscalmente deducibili, è necessario dimostrare chiaramente la tracciabilità delle transazioni effettuate.
Capire quali sono i metodi di pagamento non tracciabile è il primo step per adeguarsi rapidamente alla normativa (che è retroattiva!).
Indice
Cosa si intende per pagamento non tracciabile?
Con il termine pagamento non tracciabile si intendono tutte quelle transazioni effettuate senza l’utilizzo di strumenti che consentano una chiara identificazione e verifica del pagatore e del beneficiario. Questi pagamenti non consentono di dimostrare in maniera inequivocabile che la transazione sia stata realmente effettuata dal dipendente o dall’azienda stessa.
Di conseguenza, tali spese non potranno più essere dedotte fiscalmente dalle aziende secondo le nuove normarive
Quali sono i pagamenti non più adatti alla gestione aziendale delle trasferte?
Alla luce di questo, attenzione quindi ai seguenti metodi di pagamento, ormai considerati non tracciabili.
Metodo di pagamento | Descrizione |
Pagamento in contanti | Anche per importi minimi, i pagamenti in contanti non sono più fiscalmente deducibili. |
Scontrini senza ricevuta POS | Uno scontrino o una fattura che non mostri chiaramente il pagamento elettronico non è sufficiente fiscalmente. |
Pagamenti tramite strumenti non intestati | Pagamenti effettuati con carte o strumenti non intestati all’azienda o al dipendente non saranno deducibili. |
Pagamenti misti o parzialmente non tracciabili | Pagamenti in parte in contanti e in parte con strumenti elettronici complicano la deducibilità fiscale. |
Per garantire la tracciabilità e la conseguente deducibilità delle spese di trasferta, i metodi consentiti dalla normativa sono:
- carte di credito, debito o prepagate intestate all’azienda o al dipendente;
- bonifico bancario o postale;
- wallet digitali e App di pagamento collegate a IBAN o carte aziendali;
- assegni bancari e circolari.
Questi metodi assicurano una documentazione chiara e conforme alle nuove disposizioni fiscali e possono essere gestiti con un gestionale HR sviluppato appositamente per semplificare la gestione delle trasferte.
Come digitalizzare e semplificare la gestione delle note spese
La digitalizzazione rappresenta oggi una risposta efficace per adattarsi rapidamente all’attuale normativa, aumentando la trasparenza e l’efficienza dei processi aziendali.
Il gestionale evohrp di Dynaset, dispone di un modulo dedicato specificamente alla gestione delle trasferte e delle note spese, semplificando notevolmente i processi operativi.
Ma soprattutto, semplifica la riconciliazione dei pagamenti effettuati con carta, garantendo una tracciabilità totale grazie all’integrazione con i sistemi di pagamento digitali.
