Con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025, cambia radicalmente il modo in cui le aziende devono gestire le spese di trasferta dei dipendenti. A partire da quest’anno fiscale, entra in vigore l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per garantire la deducibilità fiscale e l’esenzione contributiva dei rimborsi.
Un passaggio cruciale, che impone alle aziende, soprattutto ai team HR e agli uffici amministrativi, di dotarsi di strumenti digitali avanzati per assicurare conformità normativa e controllo efficiente delle note spese.
Indice
Le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 sulla tracciabilità delle spese
La principale e più rilevante novità riguarda l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per le spese di trasferta.
Questo significa che, affinché le spese siano rimborsabili a norma di legge e deducibili per l’azienda, e affinché non concorrano a formare il reddito imponibile del lavoratore, i pagamenti devono essere effettuati tramite metodi tracciabili. Le spese interessate da questa nuova regola sono quelle per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi i servizi di taxi e NCC), spese di rappresentanza.
Quali sono i metodi di pagamento tracciabili?
Sono considerati tracciabili i pagamenti effettuati tramite:
- Bonifico bancario o postale
- Carte di debito
- Carte di credito
- Carte prepagate (anche aziendali)
- Assegni bancari e circolari
- Applicazioni di pagamento e wallet digitali collegati a conti correnti o carte
Eccezioni e documentazione necessaria
C’è un’eccezione significativa: l’obbligo di tracciabilità non riguarda le spese di trasporto con mezzi pubblici come treni, aerei, metropolitane, tram o autobus. Per queste, è sufficiente il biglietto intestato al dipendente in trasferta per accedere alla deducibilità ed esenzione fiscale del rimborso.
In assenza di questa prova di tracciabilità, le spese rimborsate saranno considerate soggette a tassazione e contribuzione come qualsiasi altra forma di compenso per i dipendenti. Per le aziende, le spese non tracciabili saranno considerate non deducibili.
L’intento di questa nuova legge di bilancio è chiaro: combattere l’evasione fiscale sia dal lato dei soggetti che erogano i servizi (impedendo loro di sottodichiarare i ricavi) sia dal lato delle imprese acquirenti (garantendo che vengano dedotti solo i costi effettivamente sostenuti).
Come adeguarsi con evohrp
Di fronte a questi cambiamenti normativi, le aziende, in particolare i team HR, i responsabili aziendali e gli uffici contabili/amministrativi, necessitano di strumenti efficaci per gestire le note spese e garantire la conformità. Soluzioni gestionali come evohrp si rivelano fondamentali.
evohrp è una piattaforma HR che consente di digitalizzare l’intero processo di gestione delle trasferte e delle note spese, eliminando gli archivi cartacei e riducendo i costi amministrativi. Ci sono alcune funzionalità chiave di evohrp che aiutano le aziende ad adeguarsi alla nuova Legge di Bilancio.
Funzionalità evohrp | Descrizione |
App mobile per registrazione spese | I dipendenti fotografano scontrini/fatture e li inviano in tempo reale via app. |
Controllo automatico delle policy aziendali | Limiti configurabili; avvisi automatici per spese non conformi con possibilità di revisione. |
Integrazione con carte aziendali (es. Soldo) | Collegamento ai movimenti delle carte; spese tracciabili e riconciliabili automaticamente. |
Automatizzazione dei flussi contabili | Generazione automatica dei flussi per: rimborso in busta paga, registrazione e commesse. |
evohrp e Soldo come strumento di pagamento aziendale per la tracciabilità
Piattaforme come Soldo si affermano come soluzioni già efficaci e ampiamente popolari tra le aziende medio-grandi per la gestione delle spese aziendali.
Soldo offre carte aziendali che permettono a dipendenti e collaboratori di effettuare pagamenti direttamente con i fondi aziendali, garantendo che tali transazioni siano fin dall’inizio compatibili con le nuove norme sulla tracciabilità. Questo elimina la necessità di anticipi di cassa da parte dei dipendenti e semplifica notevolmente la gestione dei rimborsi.
L’integrazione di evohrp con sistemi di gestione delle carte di credito aziendali come Soldo si rivela un vantaggio cruciale. evohrp è stato progettato per la massima facilità di integrazione con i fornitori di carte di credito. Questo significa che le aziende che già utilizzano (o intendono utilizzare) Soldo per la gestione dei pagamenti tracciabili possono connettere senza problemi i dati delle transazioni direttamente con la piattaforma evohrp.
Questo non solo semplifica enormemente i processi di riconciliazione delle spese, riducendo il tempo e l’effort richiesto agli uffici contabili e amministrativi, ma assicura anche la conformità agli obblighi di rendicontazione, contabilizzazione e certificazione che le spese siano state effettivamente pagate con mezzi tracciabili, come richiesto dalla nuova Legge di Bilancio.
