Lo smart working non è più un’eccezione, ma una modalità consolidata per molte aziende. Tuttavia, per sfruttarne al massimo il potenziale, è fondamentale pianificarne l’utilizzo, soprattutto quando si parla di lavoro ibrido.
In questi contesti, dove le giornate da remoto si alternano a quelle in ufficio, è essenziale garantire una gestione ottimale delle presenze, evitando squilibri organizzativi.
Un monitoraggio efficace permette non solo di garantire la continuità operativa, ma anche di prevenire problemi legati all’assenteismo, alla gestione delle ferie e alla produttività complessiva.
Per farlo, gli HR manager devono affidarsi a specifici KPI (Key Performance Indicator). Vediamo quali sono quelli più rilevanti per il monitoraggio delle presenze e dello smart working.
Indice
L’equilibrio tra smart working e lavoro in presenza
Il lavoro agile ha rivoluzionato la gestione del personale, offrendo maggiore flessibilità e benessere ai dipendenti. Questa libertà deve essere bilanciata da strumenti di analisi capaci di fornire una fotografia chiara delle presenze in azienda.
Gli HR Manager e i responsabili aziendali devono poter rispondere a domande come:
- Quanti dipendenti lavorano in smart working e con quale frequenza?
- Esistono correlazioni tra smart working e tasso di assenteismo?
- Come si distribuiscono le ferie e le assenze nel corso dell’anno?
Per rispondere a questi interrogativi, servono KPI chiari e misurabili.
I KPI per il lavoro in presenza
KPI | Descrizione |
Ore di assenza pianificata vs. Ore di assenteismo | Un KPI chiave è il rapporto tra assenze pianificate e assenze non programmate. Un alto numero di assenze improvvise può indicare problemi di gestione o di engagement dei dipendenti. |
Tasso di assenteismo | Il tasso di assenteismo è il rapporto tra le ore di assenza e le ore teoriche lavorabili. Questo indicatore aiuta a individuare eventuali trend critici, come un aumento improvviso delle assenze in determinati periodi dell’anno. |
Indice di Bradford | Questo KPI misura l’impatto delle assenze brevi ma frequenti, che possono avere un effetto negativo maggiore rispetto a un’assenza prolungata ma isolata. Si calcola con la formula: (Numero di assenze)² × Numero di giorni di assenza. |
Ore di ferie pianificate e godute | Le ferie rappresentano un diritto del lavoratore, ma una cattiva pianificazione può portare all’accumulo eccessivo di giorni non goduti. Monitorare questo KPI aiuta a distribuire equamente le ferie nel corso dell’anno. |
I KPI per lo smart working
KPI | Descrizione |
Tasso di utilizzo dello Smart Working | Indica la percentuale di giorni lavorati da remoto rispetto al totale delle giornate lavorative. Un basso utilizzo potrebbe segnalare difficoltà organizzative o resistenze da parte dei manager. |
Correlazione tra Smart Working e Assenteismo | Analizzare la relazione tra smart working e assenteismo permette di capire se il lavoro agile contribuisce a ridurre le assenze o se, al contrario, genera problemi di engagement. |
Turnover e benessere organizzativo | Un elevato turnover può essere un segnale di insoddisfazione legata a una gestione poco equilibrata del lavoro ibrido. Incrociare questo dato con il tasso di smart working aiuta a individuare eventuali criticità. |
Come incrociare i KPI per una visione completa
Monitorare i KPI singolarmente fornisce solo una visione parziale. Per ottenere un’analisi più approfondita, è utile incrociare gli indicatori, ad esempio:
KPI 1 | KPI 2 | Cosa possiamo scoprire? |
Tasso di utilizzo dello smart working | Tasso di assenteismo | Lo smart working riduce l’assenteismo o lo aumenta? Ci sono dipartimenti in cui il lavoro agile è meno efficace? |
Indice di Bradford | Ore di ferie godute | I dipendenti che non prendono ferie tendono ad avere più assenze improvvise e brevi? |
Turnover aziendale | Tasso di utilizzo dello smart working | I dipendenti con meno possibilità di lavorare da remoto tendono a lasciare più frequentemente l’azienda? |
Ore di straordinario | Tasso di assenteismo | Un eccessivo carico di lavoro sta causando un aumento delle assenze per malattia? |
evohrp: il gestionale per semplificare il monitoraggio HR
Un sistema integrato come evohrp, il gestionale HR sviluppato da Dynaset, semplifica il monitoraggio di KPI legati a presenze/assenze e smart working.
Grazie a funzionalità avanzate, permette di:
- monitorare in tempo reale i dati sulle presenze e sul lavoro agile;
- generare report dettagliati per supportare le decisioni HR;
- automatizzare la gestione delle ferie e degli straordinari.
L’analisi dei KPI non deve essere un semplice “esercizio di stile”, ma un processo dinamico e strategico. Un sistema HR avanzato come evohrp può semplificare l’intero processo, fornendo dashboard intuitive e analisi automatizzate per ottimizzare il monitoraggio di smart working, presenze e assenteismo. La gestione delle risorse umane è sempre più data-driven: chi sa leggere i numeri, può anticipare le criticità e guidare verso un cambiamento positivo.
