Le trasferte di lavoro rappresentano una voce di costo spesso significativa per le aziende, comportando una serie di voci che, se non gestite correttamente, possono impattare sul bilancio aziendale.
Conoscere le principali voci di spesa e adottare strategie efficaci per ottimizzarle è fondamentale per garantire sia l’efficienza operativa che il benessere dei dipendenti.
Ti spieghiamo come fare.
Indice
Principali voci di costo di una trasferta aziendale
Riassumiamo brevemente le più comuni voci di costo in una trasferta di lavoro.
Trasporto: include le spese per biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto o rimborsi chilometrici per l’uso del veicolo personale. Ad esempio, un viaggio andata e ritorno in treno può costare circa €100, mentre il noleggio di un’auto per un giorno può variare tra €50 e €100, a seconda della categoria del veicolo e della località ovviamente.
Alloggio: riguarda le spese per pernottamenti in hotel o altre strutture ricettive. Il costo medio di una notte in hotel in una città italiana di medie dimensioni si aggira intorno a €120, ma può aumentare nelle grandi città o in base alla stagionalità.
Vitto: comprende le spese per i pasti durante la trasferta. Un dipendente potrebbe spendere mediamente €30-€50 al giorno per i pasti, a seconda della località e delle politiche aziendali.
Indennità di trasferta: si tratta di un compenso aggiuntivo riconosciuto al dipendente per il disagio dello spostamento. Secondo la normativa italiana, l’indennità è esente da tassazione fino a €46,48 al giorno per le trasferte nazionali e €77,47 per quelle all’estero.
Spese accessorie: includono costi come taxi, parcheggi, connessione internet o eventuali spese per meeting ed eventi. Ad esempio, l’utilizzo di taxi per spostamenti in città può comportare una spesa di €20-€40 al giorno, mentre le spese per parcheggi possono variare significativamente in base alla località.
Esempio pratico di costo di una trasferta
Consideriamo una trasferta di due giorni da Milano a Roma per un dipendente.
Voce di spesa | Costo |
Trasporto | Biglietto ferroviario andata e ritorno: €150 |
Alloggio | Due notti in hotel: €240 (€120 a notte) |
Vitto | Quattro pasti principali: €160 (€40 a pasto) |
Indennità di trasferta | €46,48 al giorno x 2 giorni = €92,96 |
Spese accessorie | Taxi e parcheggi: €50 |
Totale | €692,96 |
Questo esempio evidenzia come una singola trasferta possa comportare costi significativi per l’azienda.
Come ottimizzare i costi delle trasferte aziendali?
Adottare strumenti di gestione delle trasferte per monitorare e controllare le spese in tempo reale è una delle strategie che possono aiutare a contenere i costi di trasferta.
Ovviamente il monitoraggio dovrebbe avvenire in seguito della definizione di politiche di trasferta, con linee guida per prenotazioni e rimborsi, limiti di spesa e procedure da seguire.
Gestionali HR avanzati come evohrp, il software progettato da Dynaset per semplificare le attività HR, offrono strumenti per monitorare e ottimizzare le spese di trasferta, garantendo un controllo centralizzato e una rendicontazione automatizzata.
Con evohrp si può:
- automatizzare la raccolta e l’analisi dei dati relativi alle trasferte;
- monitorare in tempo reale le spese sostenute dai dipendenti;
- generare report dettagliati per una migliore pianificazione e controllo dei costi;
- implementare strategie di gestione efficace per rendere le trasferte più sostenibili e meno impattanti sui budget aziendali.
