La timbratura da PC è un sistema digitale di rilevazione presenze che permette ai dipendenti di registrare inizio e fine orario di lavoro direttamente dal computer, grazie a un software o un’applicazione web.
Se da un lato questa scelta elimina i vincoli dei badge fisici, dall’altra solleva alcune criticità, che possono essere risolte solo adottando un flusso approvativo chiaro e un sistema integrato per la rilevazione presenze, come ad esempio un software HR. Vediamo come.
Indice
Le principali alternative al badge per timbrare
Rilevare le presenze con il badge significa vincolare i propri dipendenti alla presenza fisica in azienda per segnalare l’orario di entrata e di uscita.
Ogni dipendente è quindi dotato di un cartellino identificativo associato alla loro matricola, e ognuno deve presentarlo a un varco “fisico” per segnalare l’orario di ingresso sul luogo di lavoro e di inizio attività.
Benché molte aziende utilizzino questo sistema, timbrare con il badge viene spesso percepito come scomodo e poco pratico dai dipendenti, soprattutto in quelle realtà in cui i lavoratori possono lavorare anche da remoto o in trasferta.
Per non parlare dell’acquisto dei terminali per la lettura del badge e della loro manutenzione periodica, che pesa sulle uscite dell’azienda!
Ecco perché diverse organizzazioni valutano diverse alternative al badge per timbrare, più comode e digitali, come ad esempio:
- Timbratura con PC: il dipendente registra entrata e uscita direttamente dal computer;
- Timbratura con APP su smartphone: la presenza viene registrata tramite app mobile, utile per chi lavora in movimento o non ha una postazione fissa;
- Timbratura con QR Code: il dipendente timbra scansionando un QR Code presente in un luogo specifico, collegando la propria presenza a un punto fisico;
- Timbratura con NFC: la timbratura avviene avvicinando smartphone o badge NFC a un lettore, replicando di fatto il badge tradizionale in versione digitale;
- Timbratura con Bluetooth: il sistema rileva automaticamente la presenza quando il dispositivo entra nel raggio Bluetooth di un’area autorizzata.
Timbratura da PC: vantaggi e criticità
Analizziamo meglio la timbratura da PC, che è l’alternativa digitale al badge più comune.
In questo caso, il dipendente segna l’inizio e la fine della giornata lavorativa direttamente dal computer che già usa per lavorare, senza bisogno di alcun badge fisico. Una soluzione ottima per uffici e aziende che permettono ai propri dipendenti di lavorare anche in smart working o modalità ibride, nonché per imprese con sedi multiple e team che lavorano in luoghi sempre diversi.
I pro di timbrare da computer
Il vantaggio principale di questa soluzione è che non vincola alla presenza in un luogo fisico: basta una semplice connessione internet per segnare la propria presenza, senza lettori, varchi di accesso, cartellini da timbrare.
La vita è più semplice anche per l’azienda, che ha in mano una soluzione snella, scalabile e poco costosa!
Inoltre, essendo digitale, la timbratura da PC può essere facilmente integrata a sistemi evoluti (leggasi anche software HR) che consentono una gestione della richiesta di ferie e permessi, così come alla rendicontazione di ore lavoro e straordinari per l’elaborazione delle paghe.
Questi sistemi includono anche controlli extra come geolocalizzazione e indirizzo IP, purché nel rispetto delle policy per la privacy.
I contro di timbrare da computer
Rispetto al badge da presentare al tornello, però, la timbratura da PC espone anche ad alcuni rischi non calcolati. Se mancano regole chiare per la timbratura, il rischio che ogni dipendente faccia quello che vuole (volontariamente o meno) è molto alto.
Se si può timbrare da qualunque luogo, senza limiti o controlli, si apre la porta a comportamenti scorretti, errori e dimenticanze, come timbrature fuori orario, ore in più, mancate timbrature, pause non registrate.
La conseguenza è che le timbrature effettuate potrebbero essere non aderenti alla realtà. Dimenticare di timbrare da app o PC è più facile che con un badge fisico!
Inoltre, in alcuni ambienti (produzione, logistica o manifattura) le persone sono strettamente vincolate alla presenza sul luogo di lavoro, molto spesso non lavorando nemmeno al PC. In questi casi, la timbratura da computer risulterebbe poco pratica.
Pro timbratura da computer | Contro timbratura da computer |
Comodità e accessibilità | Minor controllo fisico |
Flessibilità organizzativa | Dipendenza dal comportamento del dipendente |
Riduzione dei costi | Non adatta a tutti i contesti |
Controlli aggiuntivi (se previsti o necessari) | Percezione di invasione della privacy |
Perché timbrare da PC conviene rispetto al badge
In un contesto dove il lavoro è sempre più digitale, la timbratura da computer (o da app) rappresenta il punto di svolta. Perché costringere qualcuno a timbrare con un badge in ingresso e in uscita quando può farlo tranquillamente in un click, magari lavorando da casa?
Soprattutto in caso di smartworking, trasferta o lavoro multisede, il badge è solo un vincolo e un ostacolo.
Certo non è sempre possibile adottare la timbratura “a distanza”, ma in linea generale il futuro va in questa direzione: meno vincoli fisici, più disintermediazione, più digitalizzazione.
Inoltre, in termini di praticità, timbrare da PC o app semplifica la vita a chi deve gestire presenze, come ad esempio gli uffici HR. Ma questo solo a patto di risolvere le criticità che questo sistema di rilevazione presenze porta con sé, strutturando un set di regole e un workflow approvativo.
Il software HR che trasforma la timbratura da PC in una scelta strategica
Perché la timbratura da PC rappresenti una vera opportunità per la rilevazione delle presenze in azienda, è fondamentale collegarla a un sistema evoluto per la gestione del personale, come ad esempio evohrp, il software HR di Dynaset.
Oltre a raccogliere i dati delle presenze, questo software HR permette di lavorare sul flusso operativo che si innesca non appena il dipendente registra il suo orario di inizio o fine lavori. Ad esempio, puoi stabilire delle regole chiare per la timbratura, arginando la maggior parte dei problemi.
Abbiamo detto che con la timbratura da PC è facile che emergano situazioni critiche quali timbrature mancate, anticipate o ritardate, pause non registrate, straordinari che si accumulano.
Con evohrp, questi casi “particolari” attivano degli alert che avvisano immediatamente dipendenti, manager e responsabili HR, permettendo loro di gestire qualsiasi disguido in modo veloce. Il sistema può avvisare il dipendente che si dimentica di timbrare, segnalare al manager che una risorsa sta accumulando troppi straordinari o allertare i gestori HR se un reparto ha problemi di assenteismo.
Il software HR mette a disposizione anche funzioni di reporting. Con i dati raccolti, si possono analizzare carichi di lavoro, ore straordinarie, assenteismo, aprendo la strada a decisioni organizzative migliori.
Integrata a evophrp, la timbratura da PC diventa un tassello di un sistema più ampio che aiuta a governare le risorse umane in modo più semplice, più trasparente e più strategico.
