Piano formativo aziendale: cos’è e come farlo

Che cos’è un piano formativo aziendale

Per “piano formativo aziendale” si intende l’insieme di attività finalizzate alla formazione e alla crescita del personale.

Queste attività non includono solo i classici corsi di aggiornamento o di formazione obbligatoria che vengono erogati ai dipendenti. Piuttosto, consistono in un percorso di attività messe a sistema all’interno di un programma formativo ben definito, delineato sulla base degli obiettivi di business e di crescita aziendale.

Molti di questi percorsi possono essere organizzati anche tramite i Fondi Interprofessionali, le associazioni promosse dalle principali organizzazioni datoriali e sindacali per finanziare la formazione continua all’interno delle aziende, riducendo o azzerando i costi.

Formazione aziendale: chi se ne occupa?

In linea puramente teorica, i responsabili delle risorse umane e gli HR Manager detengono un ruolo centrale nella definizione e gestione dei programmi di formazione aziendale.

Queste figure lavorano a stretto contatto con il management per identificare le esigenze dell’organizzazione e sviluppare piani di formazione che rispondano a queste esigenze.

Allo stesso tempo però, gli HR dovrebbero collaborare anche con i dipendenti per identificare le loro esigenze individuali e aiutarli a raggiungere i loro obiettivi o aspirazioni di carriera attraverso programmi di formazione adeguati.

Non solo! Gli HR Manager devono valutare l’efficacia dei programmi di formazione sin dal momento della scelta dei formatori. Questo significa monitorare costantemente lo svolgimento dei programmi per identificare eventuali lacune o problemi e apportare le modifiche necessarie per garantire il raggiungimento degli obiettivi formativi prefissati.

Infine, i responsabili HR devono promuovere la cultura della formazione nell’organizzazione. Sensibilizzare i dipendenti sull’importanza della formazione e sulle opportunità disponibili è una mansione molto importante, ma spesso sopravvalutata.

Il ruolo dei dipendenti nella formazione aziendale

I dipendenti stessi hanno un ruolo importante nella formazione. In primis, devono assumersi la responsabilità di partecipare attivamente ai programmi di formazione aziendale e di applicare ciò che hanno imparato nelle attività quotidiane.

Nelle fasi di autovalutazione, i dipendenti dovrebbero anche identificare le loro aree di debolezza e chiedere aiuto per migliorare le loro competenze. Devono anche essere proattivi nell’acquisizione di nuove conoscenze e competenze in modo da poter raggiungere i loro obiettivi di carriera.

Come redigere un piano formativo

Come abbiamo visto, uno dei punti centrali del piano formativo è la sua sovrapposizione con gli obiettivi aziendali.

Allo stesso tempo, però, è importante tenere conto delle esigenze del personale: i dipendenti, ad esempio, potrebbero voler sviluppare competenze più approfondite in un determinato campo del loro lavoro o, ancora, colmare lacune e gap per portare sempre più professionalità in azienda.

Questo può valere sia per le soft skills sia per le hard skills: l’importante è che ci sia un matching perfetto tra esigenze del personale ed esigenze aziendali.

L’analisi e la definizione degli obiettivi

Il primo step per la creazione di un piano formativo aziendale è sempre l’analisi dello stato dell’arte dell’azienda, delle necessità dei dipendenti e degli obiettivi d’impresa da raggiungere.

Analizzare i punti deboli e i desiderata dell’azienda o delle risorse permetterà infatti di individuare l’obiettivo del piano di formazione aziendale.

In questa fase, può essere utile anche la cosiddetta “skill gap analysis”, grazie a cui l’azienda può verificare uno scostamento tra le competenze necessarie e le competenze realmente presenti all’interno dell’organizzazione per colmare le lacune e agevolare la crescita.

Un esempio? Pensiamo al reparto commerciale di un’azienda: se l’obiettivo principale è quello di aumentare le vendite, il piano potrebbe prevedere un percorso di formazione specifico per i neoassunti all’interno del reparto, magari strutturando un corso sulle tecniche di vendita più efficaci, oppure un percorso di aggiornamento sui prodotti aziendali.

In questo modo, il gap di competenze dei profili junior sarà superato grazie alla formazione, che consentirà all’azienda di avere personale più preparato e, quindi, di incentivare le vendite, rispettando così gli obiettivi prefissati di fatturato.

Per questa fase di analisi iniziale sarà importante coinvolgere sia i profili chiave sia i dipendenti, ad esempio attraverso focus group, questionari, riunioni e interviste.

Progettazione e creazione del piano formativo

Dopo aver individuato gli obiettivi aziendali e le necessità del personale, è importante passare alla progettazione vera e propria del piano formativo.

La risposta da ricercare in questa fase della redazione del piano è: come possiamo soddisfare le necessità del personale di modo da raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati?

Ovviamente, non si tratterà di una risposta univoca, ma di un insieme di risposte che permetteranno di redigere la struttura di base del piano formativo aziendale, comprensiva di:

A questo punto, non resterà quindi che creare i contenuti del piano formativo aziendale.

Erogazione e valutazione dei risultati

Una volta che il piano formativo è stato definito, sviluppato e messo in atto all’interno dell’azienda, resta da fare un’ultima cosa: la valutazione dell’effettiva utilità del percorso e del raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Per questo all’interno del piano formativo aziendale devono essere sempre indicati i metodi di valutazione, che aiuteranno a comprendere se i dipendenti hanno raggiunto gli obiettivi specifici della formazione, oltre a raccogliere i loro feedback.

Nota bene: questa valutazione dei risultati è sempre “a breve termine”: i veri risultati, ovvero quelli aziendali, si vedranno solo sul lungo termine, quando le nuove competenze acquisite dai dipendenti saranno messe auspicabilmente in atto.

A questo proposito, vale la pena ricordare l’importanza della definizione dei giusti KPI in fase di pianificazione, indispensabile per la corretta valutazione delle performance aziendali in relazione alla formazione erogata.

Un esempio di piano formativo

Abbiamo parlato teoricamente di come si fa un piano formativo aziendale. Ma qual è la “forma” di un piano di questo tipo?

Ecco cosa scrivere nel piano formativo:

• obiettivi specifici di apprendimento e risultati attesi a conclusione del percorso;
• destinatari (posizione lavorativa, ruolo, età, numero);
• durata del percorso;
• workflow didattico (l’articolazione dei diversi moduli didattici e il calendario corsi);
• metodologia formativa scelta (e-learning, lezioni frontali, workshop, formazione on demand, sessioni one-to-one, mentoring);
• metodi di valutazione finale e KPI (percentuale di partecipazione al corso, test finale, livello di soddisfazione dei dipendenti).

Budget per la formazione aziendale: come definirlo

Per stabilire il budget per la formazione del personale, bisogna prima di tutto aver definito un piano formativo, avendo ben chiare quali sono le competenze da potenziare e i gap da colmare per portare l’azienda verso il raggiungimento dei propri obiettivi di business.

Non c’è dubbio che il ROI di un’attività organizzata in questo modo sarà elevato per l’azienda. La formazione del personale rappresenta un importante driver strategico per la competitività aziendale, e stabilire un budget per la formazione non è solo utile, ma addirittura necessario e indispensabile.

Il budget per la formazione aziendale deve tenere conto di diversi aspetti, analizzando da un lato le disponibilità aziendale, dall’altro l’impatto dei costi diretti e indiretti:

• Costi diretti: sono i costi effettivamente sostenuti per realizzare il piano formativo, ad esempio per l’organizzazione di corsi di aggiornamento, l’acquisto di un abbonamento a una piattaforma di E-learning, la partecipazione a workshop e giornate formative, etc…;
• Costi indiretti: sono i costi che riguardando indirettamente la formazione, ma che hanno un impatto economico sull’azienda: ad esempio, se il lavoratore si forma durante l’orario di lavoro, si sottrae alla sua mansione giornaliera con una momentanea “perdita di produttività”.

Tutte queste dinamiche devono essere valutate attentamente per avere una visione complessiva del “costo” effettivo della formazione aziendale.

Attenzione però, perché il budget non è solo una spesa. La formazione è un vero e proprio investimento per il futuro.

Il supporto di evohrp per i piani formativi aziendali

Il gestionale evohrp di Dynaset è uno strumento molto utile per gestire la formazione aziendale: le sue funzionalità consentono agli HR Manager di pianificare percorsi formativi per le risorse aziendali sulla base dei fabbisogni di ogni singolo dipendente.

Dalla definizione dei calendari dei corsi alla gestione delle iscrizioni, dall’analisi dei risultati sull’evoluzione delle competenze aziendali fino alla raccolta dei feedback dei partecipanti: lo strumento si dimostra utile sia nella fase di progettazione sia in quella di erogazione della formazione, permettendo inoltre di monitorare il budget dedicato alle attività del piano formativo aziendale.

In questo modo, con un unico strumento, l’HR Manager può pianificare, controllare la formazione aziendale e rendicontare le attività.

E tu? Hai già avviato un piano formativo aziendale nella tua azienda?