Garantire la sicurezza delle informazioni sensibili dei dipendenti è innanzitutto una questione di responsabilità verso i propri collaboratori, oltre che essere necessario per la conformità normativa.
Oggi, il Fascicolo del Dipendente è una soluzione necessaria per gestire al meglio tutti i dati più importanti delle risorse umane, evitando violazioni che potrebbero avere conseguenze importanti sia per l’azienda che per le persone coinvolte.
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Il fascicolo del dipendente: cos’è e perché è essenziale proteggerlo
Il fascicolo del dipendente è un documento (oggi in versione digitale) che raccoglie tutte le informazioni di un lavoratore all’interno di un’azienda; dal suo percorso professionale alle certificazioni, fino ai suoi dati sensibili. In generale, questo fascicolo può includere:
- dati personali;
- contratti;
- documentazione su assenze e permessi;
- valutazioni delle performance;
- piani di sviluppo professionale;
- e molto altro…
La natura altamente di queste informazioni rende il fascicolo del dipendente un obiettivo sensibile, la cui sicurezza da “leak” e cyber attacchi deve essere garantita.
Una potenziale perdita o una violazione di questi dati può danneggiare la reputazione dell’azienda, con l’esposizione dei dipendenti a rischi significativi, come furti d’identità o utilizzo improprio delle loro informazioni personali.
Principali minacce alla sicurezza dei dati dei dipendenti
Per combattere queste minacce, le aziende dovrebbero adottare una serie di strategie proattive, come l’implementazione di sistemi di crittografia e backup regolari per poter avere sempre un accesso sicuro alle informazioni anche in casi di emergenza.
Un’altra azione utile dal punto di vista della sicurezza è quella di limitare l’accesso ai fascicoli dei dipendenti solo a personale autorizzato.
Al tempo stesso, queste strategie dovrebbero essere affiancate a iniziative di formazione continua per i dipendenti sulla sicurezza informatica. Educare i dipendenti sui rischi informatici e sulle buone pratiche di sicurezza è essenziale per creare una prima linea di difesa contro le minacce.
I software HR e la protezione dei dati
I software HR permettono di automatizzare molti processi legati alla sicurezza dei dati contenuti nel Fascicolo del Dipendente. I moderni gestionali HR, come evohrp di Dynaset, offrono funzionalità di sicurezza integrate, come la crittografia automatica dei dati e la gestione centralizzata delle autorizzazioni.
Oltre a questo, i sistemi digitali permettono di monitorare chi accede ai dati e quando, offrendo un livello di tracciabilità che può essere fondamentale per individuare e reagire rapidamente a potenziali violazioni.
Il contributo di evohrp alla sicurezza dei dati aziendali
evohrp di Dynaset rappresenta un esempio eccellente di come un software HR può proteggere i dati dei dipendenti e migliorare la gestione aziendale. Una serie di funzionalità avanzate che garantiscono la massima sicurezza delle informazioni.
Gestione centralizzata dei dati
Tutte le informazioni relative ai dipendenti sono raccolte in un unico sistema centralizzato: dati anagrafici, contratti, documenti relativi a ferie e permessi, valutazioni delle performance…
La centralizzazione consente un accesso rapido e organizzato ai dati, eliminando la necessità di archivi cartacei.
Sicurezza dei dati
Il modulo “Fascicolo del Dipendente” utilizza avanzati sistemi di crittografia per proteggere le informazioni sensibili. L’accesso ai dati è strettamente controllato tramite autorizzazioni personalizzate.
Semplificazione della gestione
Il software consente di aggiornare e monitorare facilmente le informazioni, mantenendo una traccia dettagliata di tutte le modifiche effettuate. Questo significa efficienza operativa e conformità alle normative vigenti.
Gestire i dati dei dipendenti in maniera sicura e centralizzata è una necessità!
