Come comunicare le ferie

Prima o poi arriva il momento in cui un dipendente decide di godere delle sue ferie. Ed è qui che nasce il dubbio: come comunicare le ferie al capo o alle risorse umane?

Va detto che non esiste un iter chiaro e valido per tutte le aziende su come richiedere un periodo di ferie. Senza dubbio, però, il modo migliore per farlo è inviare una richiesta formale scritta al capo o al responsabile delle risorse umane, così che entrambi possano vagliare la domanda ed eventualmente autorizzarla o modificarla in base alle necessità aziendali.

Vediamo quindi come comunicare le ferie in modo corretto.

Come comunicare le ferie: alcune dritte utili

Per comunicare le ferie, è di solito richiesta una domanda da presentare via mail dal dipendente. Prima di capire come scrivere questa richiesta, però, è importante valutare accuratamente anche i tempi in cui presentarla.

È infatti buona norma chiedere le ferie con il dovuto preavviso; questo per permettere all’azienda di organizzare il lavoro considerando l’assenza del dipendente. In molti casi, sono le aziende stesse a fissare dei termini entro cui presentare la domanda, solitamente all’inizio dell’anno lavorativo, in modo da organizzare al meglio il piano ferie di tutti i dipendenti durante i successivi mesi.

In ogni caso, un altro consiglio molto utile (forse anche superficiale, ma è sempre bene sottolinearlo) è quello di non richiedere mai le ferie in prossimità dei periodi importanti per l’azienda. L’assenza nei mesi caldi o in cui c’è più lavoro o, ancora, in un lasso di tempo vicino a eventi cruciali per la vita dell’impresa (fiere, ricorrenze, lanci) potrebbero rappresentare un serio problema a livello organizzativo. Il rischio concreto è quello di non vedersi concesse le ferie.

Una volta fatti i dovuti calcoli, il dipendente dovrà preparare una richiesta chiara e completa di tutti i dati che riguardano le sue ferie (date esatte e giorni totali) e di cui necessita il responsabile delle risorse umane o il datore di lavoro per concordare o meno l’autorizzazione. Volendo, può essere allegata anche una breve motivazione a supporto delleferie.

Per essere ancora più precisi, i dipendenti possono fornire delle date alternative in cui effettuare le ferie nel caso in cui la loro prima scelta non fosse disponibile.

Ecco un esempio utile di come comunicare le ferie via email:

Gentile Responsabile [Nome],

Con la presente vorrei chiedere l’autorizzazione a usufruire delle ferie dal [data di inizio] al [data di fine] per un totale di [numero giorni].

Nel caso in cui non mi sia concessa la possibilità di usufruire delle ferie in queste date, chiedo come opzione in sostituzione il periodo compreso dal [data di inizio] al [data di fine]. 

La ringrazio anticipatamente per la sua attenzione.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome del dipendente]

Il ruolo del responsabile HR nelle ferie dei dipendenti

Una volta inviata la richiesta di ferie, la palla passa di solito al responsabile HR. È lui che valuterà la richiesta e concorderà (o meno) le ferie al dipendente.

Ovviamente, nel farlo, dovrà tenere conto sia delle necessità aziendali sia delle esigenze di tutti i diversi dipendenti: un lavoro che non sempre risulta facile, soprattutto considerando che, oltre alle ferie, il responsabile HR dovrà anche occuparsi di organizzare il lavoro in modo da coprire tutte le assenze programmate dei dipendenti e non sovrapporre le rispettive ferie durante l’anno.

Ne deriva che il ruolo del responsabile HR è fondamentale nell’organizzazione dei piani ferie dell’azienda.

Per supportare il lavoro delle risorse umane, molte aziende scelgono di utilizzare dei software specifici per i piani ferie, come ad esempio evohrp.

Tra i suoi vantaggi, vi è anche quello di semplificare il processo di richiesta, approvazione e organizzazione delle ferie dei dipendenti. Il sistema consente infatti di fare a meno delle richieste formali via email: per i dipendenti sarà sufficiente inviare una richiesta direttamente nel gestionale,  che sarà poi notificata al responsabile HR.

Non solo: evohrp consente di visionare il piano ferie di tutti i dipendenti. Il sistema porta così a numerosi vantaggi:

  • Il dipendente perderà meno tempo a comunicare le sue ferie, ricorrendo a un sistema più facile e veloce per inserire la sua richiesta. In più, visionando il piano ferie in condivisione, potrà prendere decisioni più responsabili, scegliendo il periodo di ferie in base alle necessità dell’azienda e alle ferie degli altri colleghi;
  • Il responsabile HR riceverà tutte le richieste in un unico luogo e potrà contare su un sistema digitale che lo aiuterà a organizzare il calendario senza rischio di sovrapposizioni, permettendo all’azienda l’efficienza più completa durante l’anno.

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