Qual è il momento dell’anno ideale per presentare il piano ferie?
In realtà non esiste un principio valido per tutti. Il momento ideale per presentare il piano ferie varia da un’azienda all’altra, ma in generale è consigliabile farlo con largo anticipo sul momento di maggiore sovrapposizione dei giorni “off” dei dipendenti.
Questo permette non solo di pianificare le sostituzioni necessarie, ma anche di evitare eventuali conflitti tra i membri del team.
Proprio il concetto di pianificazione è uno dei principi su cui si basa la corretta gestione delle risorse umane.
Perché pianificare le ferie?
Uno dei vantaggi principali della pianificazione delle ferie riguarda i dipendenti. La pianificazione è infatti fondamentale per mantenere un equilibrio tra il lavoro e il tempo libero, contribuendo al grado di soddisfazione dei dipendenti e alla salute mentale dei team.
Pianificare le ferie con anticipo può anche aiutare mantenere un ambiente di lavoro sereno, prevenendo conflitti tra colleghi. Se più membri di un ufficio volessero prendere dei giorni di riposo nello stesso periodo, un approccio preventivo di pianificazione consente di risolvere tali sovrapposizioni in modo equo e tempestivo.
Ovviamente la pianificazione delle ferie non beneficia solo i dipendenti ma anche i loro responsabili.
Pianificare consente innanzitutto di organizzare le sostituzioni necessarie e mantenere efficienza operativa in tutti i reparti. Gli HR Manager e i responsabili di settore possono assicurarsi che le operazioni dell’azienda continuino a funzionare senza intoppi, nonostante l’assenza di alcuni membri del team.
Un ulteriore vantaggio lato management risiede nel controllo del monte ore destinato alle ferie. Ogni anno, infatti, le ferie dovrebbero essere smaltite per evitare che in fase di bilancio queste rappresentino un costo per l’azienda.
I momenti migliori per un’azienda per la pianificazione delle ferie
Come anticipato, i momenti più opportuni per un’azienda per la pianificazione delle ferie dipendono molto dalla natura del lavoro e dalle esigenze specifiche dell’azienda. In generale, è consigliabile iniziare la pianificazione delle ferie:
- almeno due o tre mesi prima dei periodi di picco di lavoro (come l’estate o il periodo natalizio), per assicurare un’organizzazione ottimale
- un buon periodo per iniziare la pianificazione delle ferie è subito dopo l’inizio dell’anno fiscale
- la fine di un progetto o di un ciclo di lavoro, quando i livelli di stress possono essere alti e i dipendenti potrebbero beneficiare di un po’ di riposo
È sempre importante ricordare che la pianificazione delle ferie dovrebbe essere un processo continuo. Le circostanze possono cambiare e le esigenze dei dipendenti possono variare, quindi è importante essere flessibili e pronti a rivedere e adattare i piani di ferie quando necessario.
Come richiedere le ferie
Per comunicare le ferie, è di solito richiesta una domanda da presentare via mail dal dipendente. Prima di capire come scrivere questa richiesta, però, è importante valutare accuratamente anche i tempi in cui presentarla.
È infatti buona norma chiedere le ferie con il dovuto preavviso; questo per permettere all’azienda di organizzare il lavoro considerando l’assenza del dipendente. In molti casi, sono le aziende stesse a fissare dei termini entro cui presentare la domanda, solitamente all’inizio dell’anno lavorativo, in modo da organizzare al meglio il piano ferie di tutti i dipendenti durante i successivi mesi.
In ogni caso, un altro consiglio molto utile (forse anche superficiale, ma è sempre bene sottolinearlo) è quello di non richiedere mai le ferie in prossimità dei periodi importanti per l’azienda. L’assenza nei mesi caldi o in cui c’è più lavoro o, ancora, in un lasso di tempo vicino a eventi cruciali per la vita dell’impresa (fiere, ricorrenze, lanci) potrebbero rappresentare un serio problema a livello organizzativo. Il rischio concreto è quello di non vedersi concesse le ferie.
Una volta fatti i dovuti calcoli, il dipendente dovrà preparare una richiesta chiara e completa di tutti i dati che riguardano le sue ferie (date esatte e giorni totali) e di cui necessita il responsabile delle risorse umane o il datore di lavoro per concordare o meno l’autorizzazione. Volendo, può essere allegata anche una breve motivazione a supporto delleferie.
Per essere ancora più precisi, i dipendenti possono fornire delle date alternative in cui effettuare le ferie nel caso in cui la loro prima scelta non fosse disponibile.
Ecco un esempio utile di come comunicare le ferie via email:
Gentile Responsabile [Nome],
Con la presente vorrei chiedere l’autorizzazione a usufruire delle ferie dal [data di inizio] al [data di fine] per un totale di [numero giorni].
Nel caso in cui non mi sia concessa la possibilità di usufruire delle ferie in queste date, chiedo come opzione in sostituzione il periodo compreso dal [data di inizio] al [data di fine].
La ringrazio anticipatamente per la sua attenzione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome del dipendente]
Una modalità di richiesta migliore dell’e-mail esiste!
Innovazione e pianificazione delle ferie
Molte aziende utilizzano software specializzati, come evohrp, che semplificano il processo di richiesta e approvazione delle ferie. Questi strumenti digitali permettono ai dipendenti di inserire le proprie richieste direttamente nel sistema, che notifica immediatamente il responsabile o il reparto HR.
Il software evohrp può semplificare enormemente questo processo, consentendo una facile condivisione e visualizzazione dei piani ferie di tutti, riducendo così le possibilità di sovrapposizione e assicurando che tutte le funzioni aziendali rimangano coperte durante l’anno. La possibilità di visualizzare i piani ferie dei colleghi permette a ciascun dipendente di valutare le proprie scelte in funzione delle necessità dell’azienda, promuovendo un approccio partecipativo e collaborativo.
Il segreto? La responsabilizzazione dei dipendenti.
Il software, in questo contesto, rappresenta un potente strumento di responsabilizzazione. Un dipendente che si sente responsabile, infatti, sarà più propenso a gestire con attenzione le proprie ferie, cercando di minimizzare l’impatto sulla produttività aziendale. Inoltre, grazie alle funzionalità di evohrp, la richiesta e l’approvazione delle ferie avviene in maniera trasparente e tempestiva, migliorando la soddisfazione dei dipendenti.
