Garantire che le informazioni personali, contrattuali e relative alle performance siano organizzate e facilmente accessibili non solo migliora l’efficienza, ma è anche fondamentale per rispettare le normative sulla protezione dei dati ed eventualmente automatizzarne la gestione.
Per molti dipartimenti HR la gestione di grandi volumi di dati dei dipendenti è ancora manuale… ed inefficiente.
Vediamo come le aziende possano semplificare e automatizzare la gestione dei dati aziendali.
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Le problematiche comuni nella gestione dei dati dei dipendenti
Gestire i dati dei dipendenti manualmente comporta delle chiare inefficienze.
L’inserimento manuale dei dati può portare a errori umani che, oltre a compromettere la precisione delle informazioni e ad essere la principale causa di perdite di tempo, possono addirittura esporre l’azienda a rischi legali.
In altri casi, i dati seppur digitalizzati ma comunque non conservati in maniera centralizzata sono difficili da recuperare rapidamente. Questo rallenta la capacità dell’azienda e dei suoi responsabili di rispondere a esigenze urgenti.
L’esigenza e il trend che ormai da anni coinvolge i dipartimenti di piccole e grandi aziende è quella di semplificare il più possibile la gestione dei dati, aumentandone la sicurezza e adeguando la loro organizzazione per una futura automazione.
Come semplificare e automatizzare la gestione dei dati dei dipendenti
Per implementare “a monte” delle soluzioni alle problematiche appena menzionate nel paragrafo sopra, l’automazione dei dati è una delle soluzioni più efficaci. Per poterla attuare però è necessario innanzitutto semplificare la gestione di questi dati. L’uso di software HR avanzati può aiutare a perseguire gli obiettivi di semplificazione e automazione, grazie a tre fattori cardine.
Centralizzazione dei dati
Centralizzare tutte le informazioni in un unico sistema consente di accedere ai dati in tempo reale, permettendo ai team HR di trovare rapidamente quelle necessarie alla loro attività.
Con un sistema come evohrp, i dipendenti e gli HR manager possono accedere facilmente al fascicolo del dipendente, che include tutte le informazioni contrattuali, la cronologia lavorativa e i dati personali. Il rischio di perdita di dati è ridotto al minimo e l’efficienza nella gestione delle richieste interne ne beneficia.
Conformità alle normative
Uno dei principali benefici della gestione automatizzata dei dati è la capacità di garantire la conformità alle normative, come il GDPR. Le soluzioni di gestione dei dati dei dipendenti includono funzionalità di protezione dei dati, garantendo che tutte le informazioni siano trattate in modo sicuro e conforme alle leggi sulla privacy.
Un sistema come evohrp consente di tracciare chi ha accesso a quali dati e di limitare l’accesso alle informazioni sensibili, riducendo così il rischio di violazioni della sicurezza.
Efficienza delle attività ripetitive
Le attività amministrative come l’aggiornamento delle informazioni dei dipendenti, la gestione delle presenze e la generazione di report possono essere ottimizzate e automatizzate.
Ad esempio, evohrp consente di automatizzare la raccolta dei dati sulle presenze e sulle performance, generando report personalizzati in pochi click. Questo semplifica il processo decisionale e permette di monitorare i progressi aziendali in tempo reale.
Il Fascicolo del Dipendente di evohrp
Il modulo “Fascicolo del dipendente” di evohrp è uno strumento completo che raccoglie tutte le informazioni più importanti sui dipendenti in un unico archivio digitale.
Grazie alla semplicità di centralizzazione dei dati, il fascicolo del dipendente diventa una risorsa fondamentale per le aziende di qualsiasi dimensione, aiutando a migliorare l’efficienza e la conformità normativa.
Applicazioni in azienda
Ad esempio, un HR manager può consultare rapidamente i dati storici di un dipendente, verificare i suoi progressi e identificare le aree in cui sono necessari interventi formativi. Questo facilita la creazione di piani di upskilling personalizzati, aumentando l’engagement e la produttività del dipendente.
La conformità alle normative sulla privacy e la sicurezza delle informazioni sono uno dei maggiori vantaggi del fascicolo del dipendente. Ogni accesso o modifica ai dati del dipendente viene tracciato, garantendo la massima trasparenza e sicurezza. Il responsabile HR può facilmente dimostrare la corretta gestione delle informazioni sensibili grazie alla cronologia degli accessi e delle modifiche al fascicolo.
Anche per quanto riguarda la semplificazione delle procedure di onboarding, il fascicolo digitale facilita l’intero processo. Documenti come contratti, certificati e informazioni relative a benefit o formazione possono essere caricati e gestiti in modo centralizzato. Questo riduce i tempi amministrativi, e assicura che nessuna informazione essenziale venga trascurata.
Il modulo “Fascicolo del dipendente” è un vero e proprio strumento strategico per migliorare l’efficienza aziendale.
