Cosa può fare un software risorse umane per gli HR?

Il 95% dei responsabili HR pensa che sicuramente una parte dei loro dipendenti continueranno a lavorare in smart working.

(fonte: Gartner)

Questi cambiamenti hanno coinvolto non solo i dipendenti, ma tutti i dipartimenti HR e i loro responsabili.

I dati ci parlano di un dinamismo molto complesso da gestire, che richiede strumenti di lavoro sempre più avanzati. Tra questi, i software per la gestione delle risorse umane.

I gestionali HR si sono evoluti rispetto alla semplice e comoda centralizzazione delle informazioni. Oggi, i software HR servono per supportare l’attività dei manager del dipartimento di risorse umane e, di fatto, aiutano anche l’operatività di tutti i dipendenti.

Quindi la domanda giusta non è “cosa può fare un software risorse umane per l’HR” ma piuttosto “cosa fa oggi un software risorse umane per l’intera azienda?”.

Rilevare le presenze dei dipendenti

Attorno alla rilevazione delle presenze orbitano tutte le attività di un’azienda. Le trasferte, la formazione, le ferie: tutto è correlato alle presenze del personale.

Badge, cartellini e registri cartacei sono strumenti obsoleti e non più adatti alle esigenze dei team di lavoro, specie nelle aziende medio-grandi. E poi c’è il problema della flessibilità, perché oggi l’attività lavorativa non è più strettamente legata alla presenza fisica in azienda.

I software per le risorse umane servono proprio a registrare “live” i dati di inizio e fine turno. Ma non è solo questione di orari: in tempi di lavoro agile, per una gestione davvero completa e trasparente, il reparto HR dovrebbe sapere anche da quale dispositivo è stata effettuata la timbratura.

Rilevare le presenze significa anche reagire in modo intelligente ai disguidi della quotidianità in azienda. In caso di assenze improvvise o programmate, ad esempio, i gestori HR devono essere in grado di pianificare e modificare rapidamente turni e sostituzioni per non fermare l’operatività.

Un altro esempio di come la rilevazione presenze evolve grazie ai software per le risorse umane?

Mettiamo il caso di un’azienda che opera in più sedi distaccate, magari anche all’estero. Per i gestori HR, la sfida è sia rilevare i dipendenti presenti o assenti, sia far sì che le policy aziendali relative a orari, ferie, straordinari, stipendi e contratti vengano rispettate tra una sede e l’altra.  Qualcosa che un software come evohrp riesce a fare molto bene grazie al suo modulo di rilevazione presenze.

Pianificare ferie e permessi

Immagina un’azienda di 200 dipendenti. E ora immagina il lavoro dei responsabili HR alle prese con le richieste di ferie e permessi di ogni singolo dipendente.

Prova a pensare anche a quando, verso fine anno, dovranno iniziare a verificare quanti giorni di ferie mancano a ciascun dipendente… per poi scoprire che molti di loro non hanno raggiunto il target di smaltimento, e l’azienda sarà costretta ad affrontare il costo delle ferie non godute.

Questo esempio dimostra come una gestione HR senza controllo abbia ricadute negative sull’intera azienda. E spiega anche l’utilità di uno strumento per la pianificazione delle ferie.

Un gestionale per le risorse umane come evohrp permette di pianificare e revisionare i piani ferie in modo semplice, grazie a dashboard in tempo reale, alert prestabiliti e un workflow autorizzativo chiaro, automatico e trasparente.

Il meccanismo è semplice: per ciascun dipendente viene fissato un obiettivo di smaltimento delle ferie. Quando ne ha bisogno, in base alla policy aziendale, il dipendente può inviare automaticamente una richiesta di permesso o ferie, che i gestori HR possono approvare o declinare.

Con questa modalità, si crea in automatico un calendario ferie, che consente di monitorare le assenze di tutti i dipendenti e gli eventuali scostamenti.

Gestire la sicurezza in azienda

Il tema della sicurezza è centrale nei luoghi di lavoro, e benché sia in capo al datore di lavoro, a occuparsene a livello operativo sono di solito le HR o i responsabili di reparto.

A loro toccano operazioni come la gestione dei DPI, il monitoraggio dei certificati medici per l’idoneità al lavoro e l’organizzazione dei corsi di sicurezza.

Parliamo di verificare che ogni dipendente disponga sempre dei dispositivi di protezione individuale per svolgere la propria mansione. Ma anche i DPI scadono e vanno riordinati e sostituiti, o a farne le spese saranno la salute e la sicurezza dei lavoratori.

I software HR come evohrp permettono di creare un’anagrafica dei DPI da consegnare ai dipendenti, tenendo traccia delle esigenze legate alle diverse mansioni, incluse le taglie necessarie per i dipendenti.

Crea inoltre scadenziari automatici e liste di approvvigionamento dei materiali necessari e, grazie al collegamento con il fascicolo del dipendente, permette di tenere traccia di visite mediche e relative scadenze.

Organizzare la formazione e monitorare le competenze

Il tema della sicurezza ci permette di parlare di un altro aspetto fondamentale: la formazione.

I datori di lavoro sono obbligati a formare i propri dipendenti con i relativi corsi di sicurezza legati alle diverse mansioni. Accanto a quelli obbligatori, ci sono poi altri corsi formativi, finalizzato all’aggiornamento o allo sviluppo delle competenze.

Un software per la gestione delle risorse umane può facilitare il lavoro del reparto HR nell’organizzare la formazione obbligatoria e facoltativa dell’impresa.

evohrp, ad esempio, consente di creare un catalogo dei corsi, assegnando automaticamente le ore di formazione a ciascun dipendente, in base alle sue necessità.

Questo sistema consente di ricevere alert automatici per la scadenza e il rinnovo dei corsi obbligatori per legge, di avvisare il dipendente dell’iscrizione a un percorso formativo, di archiviare attestati, e persino di raccogliere i feedback di dipendenti e valutatori e di aggiornare la mappa delle competenze aziendali.

In questo modo, la gestione della formazione è sotto controllo, e anche le risorse aziendali si sentono coinvolte all’interno di un processo trasparente che valorizza la loro crescita professionale.

Gestire il lavoro per obiettivi

Un gestionale per le risorse umane può aiutare le imprese ad adottare il cosiddetto MBO, il management by objectives che consente di migliorare produttività e motivazione del personale attraverso la gestione per obiettivi e i sistemi premianti.

Tutto ha inizio con la definizione degli obiettivi aziendali, che seguono la forma SMART o NUM. Per raggiungerli, sono necessari a loro volta dei sotto-obiettivi, che sono poi quelli che vengono assegnati ai dipendenti.

È qui che entra in campo un software HR come evohrp.

Prima di tutto, grazie ai modelli preconfigurati, il gestionale aiuta ad allineare gli obiettivi individuali con quelli aziendali; poi li monitora, calcolando automaticamente i punteggi di raggiungimento degli obiettivi.

Infine, per chi adotta un sistema incentivante a premi, consente di riconoscere automaticamente dei bonus ai dipendenti che raggiungono gli obiettivi assegnati, integrandosi al sistema di payroll grazie al modulo Salary.

Gestire le spese di trasferta

La rendicontazione è una delle attività più time-consuming (e meno di valore) in azienda. Avere un reparto HR impegnato a controllare scontrini e registrare le spese delle trasferte a qualcuno suona come uno spreco. E ha ragione.

Perché perdere tempo in questo tipo di attività, quando può farlo benissimo un gestionale per le risorse umane come evohrp?

Il software traccia tutte le spese di trasferta, registrando in automatico i documenti (come scontrini e fatture) per la contabilità e gestendo il rimborso sulla busta paga per il dipendente.

La gestione digitale delle spese di trasferta consente inoltre di associare i costi delle trasferte a ciascuna commessa, assicurando una panoramica più esaustiva dei costi di ogni attività aziendale.

E, come se non bastasse, evohrp può essere integrato ai fornitori di carte di credito, per collegare le spese rendicontate con il relativo movimento di carta e semplificare i processi di riconciliazione delle spese.

Integrarsi all’ecosistema aziendale

Il monitoraggio dei dati è una delle funzioni basilari per un software HR. Anzi: si può dire che la sua forza risieda proprio nella condivisione dei dati.

Manager e responsabili oggi devono essere in grado di accedere ad un ventaglio di informazioni sempre più dettagliate, utili per adottare le giuste scelte strategiche. E non solo in ambito HR, ma in ogni ramo aziendale.

Ecco perché i gestionali HR oggi devono essere in grado di interfacciarsi con tutti gli altri strumenti tecnologici aziendali, condividendo e aggregando informazioni in tempo reale per offrire una panoramica veritiera, affidabile e completa di dati.

L’intera macchina aziendale, del resto, si muove attorno alle risorse umane, e se lo strumento che le governa non parla con gli altri strumenti, allora è come non averlo.

Da qui la scelta di rendere evohrp un software personalizzabile, facilmente integrabile con altri software in dotazione all’azienda. Ogni modulo è quindi in grado di assimilare informazioni grazie a soluzioni standard, adattabili a qualsiasi software di terze parti.