Smart working, lavoro da remoto, trasferte… Sono tantissime le variabili che complicano e influenzano il monitoraggio delle presenze delle risorse umane!
Che si tratti di una piccola o di una grande impresa, la rilevazione delle presenze dei dipendenti è importante, e talvolta obbligatoria, per tenere traccia delle ore di lavoro delle risorse in azienda e per calcolare la produttività del team.
In poche parole, la rilevazione presenze non è un semplice modo per controllare costantemente se i dipendenti si trovano sul loro posto di lavoro. In realtà, questa mansione HR dovrebbe essere utile a migliorare e ottimizzare i processi di lavoro aziendali. Oggi, vedremo quattro consigli, dedicati a tutti coloro che si occupano del tracciamento presenze, per tenere traccia delle presenze dei dipendenti in maniera efficace.
Perché è importante tenere traccia delle presenze dei dipendenti?
La risposta è semplice: i dipendenti che mancano spesso al lavoro possono rallentare i progetti, creare arretrati e causare altri problemi ai loro colleghi. Inoltre, l’assenteismo può essere costoso per le aziende in termini di perdita di produttività e di costi di sostituzione. Senza contare che i dipendenti che si assentano spesso hanno maggiori probabilità di essere coinvolti in incidenti o errori.
Questi sono solo alcuni dei principali motivi per cui è importante che le aziende tengano traccia delle presenze dei dipendenti e affrontino eventuali modelli di assenteismo.
Esistono diversi modi per farlo… Ma è importante stabilire innanzitutto un metodo.
1. Definire la politica delle presenze
La politica aziendale sulle presenze è una delle regole più importanti che i manager devono prendere in considerazione quando gestiscono la loro azienda. Infatti, contribuisce a garantire la produttività dei dipendenti e a prevenire i ritardi e l’assenteismo.
Ci sono alcuni elementi che dovrebbero essere inclusi in un regolamento sulle presenze, come la definizione di ciò che costituisce un’assenza, cosa ci si aspetta in termini di orari di arrivo, pause e ferie, le conseguenze in caso di violazione del regolamento e la procedura per la richiesta di ferie.
Con un regolamento sulle presenze chiaro e conciso – condiviso in modo trasparente con i dipendenti – i manager possono contribuire a garantire la produttività dei loro dipendenti e il buon funzionamento dell’azienda.
2. Utilizzare un sistema automatizzato
Tracciare manualmente le presenze dei dipendenti può rappresentare una modalità sconveniente, sia in termini di tempo prezioso “rubato” alle tue risorse, sia in termini di efficacia e attendibilità (scarsa).
Al contrario, un sistema automatizzato per la rilevazione delle presenze dei dipendenti può offrire diversi vantaggi alle aziende.
Il più importante è che può aiutare a garantire che i dipendenti siano puntuali e presenti ai loro turni. Questo può essere essenziale per le aziende che contano di avere sempre il personale al completo, specialmente in determinati dipartimenti o uffici, i quali devono assicurare una continuità di servizio.
Inoltre, un sistema di rilevazione automatica delle presenze può aiutare le aziende a tenere traccia in modo più accurato delle ore lavorate dai dipendenti, anche in caso di lavoro da remoto o fuori ufficio (come il caso, per esempio, dei rappresentanti e della forza vendite delle aziende commerciali). Questo può essere utile per gestire le buste paga e garantire che i dipendenti siano pagati correttamente.
Come implementare un sistema automatizzato di monitoraggio presenze?
I gestionali HR come evohrp sono stati progettati proprio per questo.
Grazie all’intuitività e ai vantaggi delle sue funzionalità in Cloud, evohrp offre un modulo dedicato alla rilevazione presenze.
Da un’unica dashboard di controllo, i manager HR o i responsabili aziendali possono avere una panoramica sulle presenze in azienda. Inoltre, il modulo “presenze” è sempre connesso con il modulo dedicato alla gestione dei piani ferie. In questo modo il passaggio delle informazioni diventa immediato ed efficace per qualsiasi attività di pianificazione.
Per sfruttare al massimo le potenzialità di un software interamente dedicato alle funzioni HR, evohrp offre la totale funzionalità da mobile. Cosa significa questo? Significa che i dipendenti possono usare il loro smartphone per le timbrature in entrata e in uscita e i loro responsabili possono evadere le richieste di cambio turno, assenza e ferie in tempo reale con un semplice “tap” sul proprio device.
3. Esaminare regolarmente le presenze
È buona norma che, almeno una volta al mese, i responsabili debbano controllare i registri delle presenze di tutti i dipendenti. Questa almeno era la prassi senza un sistema automatizzato come evohrp.
Ora, gli HR Manager monitorano e analizzano in tempo reale le presenze, potendo identificare tempestivamente le aree o dipartimenti problematici. I responsabili possono verificare le presenze in tempo reale, sia dei singoli dipendenti che di interi uffici.
4. Intervenire quando necessario
Inutile dire che se un dipendente è costantemente assente o in ritardo, è necessario per risolvere il problema. Ciò può includere un incontro con il dipendente per discutere del problema, una modifica del suo orario o un’azione disciplinare, a seconda dei casi.
La rilevazione presenze però non serve solo a questo. L’efficienza e la produttività di un’azienda passano proprio dal monitoraggio delle presenze. Per un HR Manager, infatti, è anche necessario intervenire quando verifica che un dipartimento aziendale perde di produttività a causa di un dipendente assente o in ferie. Una riorganizzazione del personale o una rivisitazione dei piani ferie sono spesso le soluzioni più frequenti.
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