I vantaggi della gestione integrata dei dati HR

I tradizionali metodi di archiviazione cartacea o i sistemi digitali frammentati spesso portano a inefficienze, perdita di tempo e rischi legati alla sicurezza dei dati.

Oltre a questo, il costo medio annuo di gestione degli archivi cartacei per le aziende italiane si aggira dai 20.000 ai 30.000 euro.

Adottare un approccio integrato alla gestione delle informazioni relative ai dipendenti è diventato fondamentale per semplificare i processi, ridurre i costi e proteggere tutte le informazioni legate al personale aziendale in modo efficace e sicuro.

Indice

Cos’è il fascicolo digitale del dipendente?

Il fascicolo digitale del dipendente è uno strumento avanzato che consente di gestire in modo centralizzato tutti i dati e i documenti relativi a dipendenti e collaboratori. Si tratta di un archivio digitale sicuro e accessibile, dove è possibile raccogliere informazioni personali, contratti, certificati medici, certificati di formazione obbligatoria, valutazioni delle performance e molto altro.

Il sistema, basato su tecnologia cloud, garantisce un accesso rapido e sicuro sia per gli HR Manager che per tutti i responsabili di team.

La sua funzionalità principale è quella di eliminare la frammentazione dei dati, permettendo alle aziende di consolidare le informazioni in un’unica piattaforma facilmente consultabile. In un contesto normativo europeo sempre più stringente, il fascicolo digitale del dipendente aiuta anche a garantire il rispetto del GDPR, grazie a funzioni avanzate di sicurezza e controllo degli accessi.

I principali vantaggi della gestione integrata dei dati HR

Vantaggio          

Descrizione          

Centralizzazione delle informazioni

Tutti i dati relativi ai dipendenti sono raccolti in un unico luogo, eliminando la necessità di cercare documenti sparsi e risparmiando tempo.

Risparmio di tempo

Attività ripetitive come la gestione delle scadenze e la condivisione di documenti sono facilitate, riducendo il rischio di errori.

Conformità normativa e sicurezza

Il sistema garantisce il rispetto del GDPR e la sicurezza dei dati, con accesso riservato alle persone autorizzate.

Miglioramento della comunicazione interna

Facilita la condivisione di informazioni tra responsabili di team e reparti.

Come il fascicolo digitale del dipendente facilita il lavoro degli HR Manager

L’introduzione del fascicolo digitale del dipendente trasforma il ruolo degli HR Manager, o delle figure che in azienda si occupano di risorse umane, permettendo loro di concentrarsi su attività strategiche piuttosto che su compiti amministrativi ripetitivi.

I responsabili HR o di team possono gestire in modo più efficiente la documentazione relativa ai dipendenti:

  • dati anagrafici e professionali;
  • contratti di lavoro e situazione retributiva;
  • certificazioni obbligatorie;
  • registri delle presenze;
  • documentazione per la sicurezza sul lavoro.

Questo non solo semplifica il lavoro quotidiano, ma spesso migliora anche la qualità delle decisioni strategiche, in particolare quando si tratta di decisioni riguardanti la situazione retributiva e contrattuale.

Con un sistema come evohrp, la gestione dei fascicoli digitali diventa ancora più semplice e meno dispendiosa anche dal punto di vista degli investimenti. Un gestionale HR in Cloud, infatti, in questo caso può aiutare ad eliminare completamente gli archivi cartacei, riducendo lo spreco di tempo necessario per la gestione e la condivisione dei documenti.

Come gestisci i dati dei tuoi dipendenti?

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