I datori di lavoro devono spesso rimborsare ai dipendenti le spese sostenute durante le loro trasferte o attività di lavoro.
Alcuni datori di lavoro hanno una politica di spese illimitate, mentre altri hanno un limite stabilito di spesa per giorno, settimana o mese. Indipendentemente dalla politica di rimborsi adottata, i dipendenti sono tenuti a presentare una nota spese che riporti in dettaglio tutte le spese sostenute e le relative ricevute.
Come fare a compilare le note spese in modo semplice, veloce e a prova di errore?
Organizzazione
Il primo passo è organizzarsi.
I dipendenti dovrebbero conservare tutte le ricevute in un unico posto e classificarle per data e tipo di spesa. Conosciamo tutti le dinamiche di lavoro e il tempo che ognuno di noi ha per gestire le note spese. Quante volte è realmente così?
Ecco perché diventa estremamente utile utilizzare un software o uno strumento online per tenere traccia delle spese man mano che si verificano. In questo modo sarà più facile generare un resoconto accurato alla fine del periodo.
Utilizzare il format corretto
La maggior parte dei datori di lavoro ha un modulo prestabilito da utilizzare per la rendicontazione delle spese.
Il modulo (spesso redatto in formati editabili da chiunque, in Excel o Word) includerà probabilmente i campi per la data, l’importo, lo scopo e le ricevute. È importante stabilire e utilizzare un modulo univoco e completo per acquisire tutte le informazioni necessarie.
Ma in realtà, spesso capita che ogni collaboratore o dipendente utilizza le se modalità e metodi per compilare i format delle note spese.
Ecco che, ancora una volta, una soluzione digitalizzata e standard per tutti possa prevenire questo fenomeno.
Includere tutte le informazioni pertinenti
Quando viene compilata la nota spese, è necessario includere tutte le informazioni pertinenti come:
- dati del dipendente/collaboratore;
- dati aziendali (ragione sociale ed indirizzo);
- dati della trasferta (durata, data, luogo…);
- data di compilazione della nota spese;
- voci di spesa con importi corretti e importo totale.
Se ci sono più spese per lo stesso scopo, possono essere raggruppate nella relazione. È inoltre importante includere tutte le ricevute o i documenti necessari per supportare le spese dichiarate, senza il rischio di smarrimenti o dimenticanze.
Esaminare e approvare la nota spese in modo tempestivo
Una volta completato il rapporto di spesa, è importante che la contabilità o i responsabili aziendali ne verifichino l’accuratezza e la completezza prima di sottoporlo all’approvazione. I dipendenti dovrebbero anche conservare una copia delle loro note spese per i propri archivi, nel caso in cui ci siano domande o controversie in seguito.
Un software dedicato, capace di archiviare tutti documenti in Cloud, risolverebbe anche la problematica dell’archiviazione.
Come trovare il software migliore per gestire le note spese?
Quali sono le caratteristiche fondamentali che un software per la gestione delle note spese dovrebbe avere, per garantirvi una gestione efficace e senza intoppi delle vostre transazioni commerciali?
| Caratteristica | Valutazione |
| Facilità d’uso | La facilità d’uso è un aspetto cruciale nella scelta di un software per la gestione delle note spese. Oltre ad un’interfaccia utente intuitiva e di semplice comprensione, la facilità con il quale gli utenti (nel nostro caso i dipendenti) utilizzeranno il software deve tradursi anche nello strumento utilizzato. Ecco perché i moderni software per la gestione delle note spese sono fruibili da smartphone. La versione app dei software HR dedicati alla gestione delle note spese riduce al minimo la necessità di formazione e l’orientamento degli utenti poiché possono utilizzare un “device quotidiano”. |
| Automazione | Un sistema il più possibile automatizzato riduce notevolmente il carico di lavoro manuale, non parliamo solo del dipendente che lo utilizza ma anche del responsabile che si dovrà occupare della contabilizzazione dei dati ricevuti. Le automazioni eliminano la necessità di inserire manualmente le spese (eliminando gli errori umani) o di ricercare le ricevute. Guardando a 360° gradi il mondo del lavoro, il trend dell’automazione sta permettendo alle aziende di risparmiare tempo, permettendo alle risorse umane strategiche di concentrarsi su compiti più importanti. |
| Personalizzazione | Un sistema di gestione note spese personalizzabile consente di configurare facilmente le regole e le politiche aziendali, garantendo che tutte le spese siano conformi alle linee guida dell’azienda. Inoltre, dovrebbe fornire la possibilità di creare campi personalizzati e categorie di spese, per consentire una classificazione più precisa e un reporting più significativo. Infine, un software personalizzabile può adattarsi meglio alle esigenze in continua evoluzione della vostra azienda, fornendo una soluzione a lungo termine per la gestione delle note spese. |
| Integrazione con altri sistemi | Un software che si integra senza problemi con i sistemi contabili e finanziari esistenti può permettere un flusso di lavoro più agevole, automatizzare ulteriormente i processi e ridurre le possibilità di errori dovuti al trasferimento manuale dei dati tra sistemi diversi. Inoltre, l’integrazione con le soluzioni di pagamento può facilitare il rimborso tempestivo dei dipendenti. Un sistema ben integrato può anche fornire una vista più completa e accurata delle spese aziendali, facilitando la creazione di rapporti più significativi e la pianificazione finanziaria più efficace. |
evohrp, la soluzione completa
evohrp nasce con l’obiettivo di offrire un’esperienza di gestione completa e ottimale delle risorse umane.
Per quanto riguarda la gestione delle note spese, il software è concepito per essere intuitivo e di facile utilizzo, disponibile su smartphone per permettere la massima comodità per i dipendenti (gli scontrini possono essere fotografati e archiviati direttamente da app).
Le funzionalità di automazione riducono il carico di lavoro manuale e gli errori, mentre la personalizzazione consente di adattare perfettamente il sistema alle politiche e alle esigenze specifiche della tua azienda.
L’integrazione con i sistemi contabili esistenti di evohrp (come quello delle paghe) rappresenta un valore aggiunto, automatizzando ulteriormente i processi di rimborso e riducendo la possibilità di errori.
evohrp offre una soluzione completa per la gestione delle note spese, in grado di rispondere efficacemente a tutte le esigenze delle aziende moderne. Con evohrp, la gestione delle note spese diventa un processo fluido e efficiente.
