La mappatura dei processi aziendali è strettamente correlata all’organigramma dell’impresa.
Se la prima descrive il modo in cui si svolgono le attività, il secondo definisce la struttura organizzativa dell’impresa, identificando ruoli, reparti, responsabili e relazioni gerarchiche. Di conseguenza, l’organigramma chiarisce anche chi deve svolgere, controllare o approvare le attività aziendali.
Vediamo insieme come l’unione di questi due strumenti aziendali è cruciale per un’organizzazione più fluida del lavoro, soprattutto in ambito HR.
Indice
Che cos’è la mappatura dei processi aziendali?
La mappatura dei processi aziendali è la rappresentazione strutturata dei flussi di lavoro che si svolgono in azienda. Parliamo di attività in qualsiasi ambito, da quello produttivo a quello commerciale, passando per la gestione quotidiana del personale.
La mappatura ha lo scopo di rendere visibile il funzionamento dell’organizzazione: non quello ideale, ma quello reale che si vive giorno per giorno.
Mappare i processi permette quindi di individuare la relazione tra le diverse operazioni aziendali: come un’attività passa da una persona all’altra, quali eventi avviano determinati processi, quali attività vengono svolte in sequenza, e persino se ci sono passaggi di controllo e approvazione.
In parole povere, la mappatura dei processi aziendali descrive come viene svolto il lavoro.
Ma per poter controllare davvero i processi, è fondamentale mettere in relazione le attività con i ruoli, i livelli gerarchici e le persone: capire, insomma, chi fa cosa. Ed è qui che entra in scena l’organigramma.
Perché i processi aziendali devono partire dagli organigrammi
L’organigramma aziendale, di solito, serve a mostrare la struttura gerarchica presente all’interno di un’organizzazione. Definisce quindi i ruoli dei diversi reparti aziendali, insieme ai livelli gerarchici che sottostanno alle variegate relazioni organizzative.
Proprio per questo, l’organigramma è un’ottima base per configurare i flussi di lavoro HR (e non solo).
Sapendo quali risorse appartengono a un reparto, e chi è il loro responsabile, è più facile capire quali dipendenti sono coinvolti direttamente nelle molteplici attività aziendali; inoltre, diventa più semplice distribuire le responsabilità, rifacendosi appunto ai vari ruoli aziendali.
Vediamo nel concreto come organigrammi e mappatura dei processi aiutano a definire insieme un sistema di controllo delle attività HR.
Come unire organigrammi e processi aziendali
Il primo step per far dialogare i processi aziendali con l’organigramma è, ovviamente, la mappatura delle attività aziendali.
Di solito, si sceglie di partire da un ambito preciso. Per quello HR, ad esempio, potrebbe avere senso mappare il processo di richiesta delle ferie.
A questo punto, si deve scorporare il processo in tutte le sue fasi: nel caso della richiesta ferie, tutto parte con l’invio della richiesta da parte del dipendente, continua poi con la ricezione della richiesta da parte del responsabile HR, e termina con l’approvazione della stessa e l’aggiornamento del calendario delle ferie.
Come puoi vedere, c’è sempre un evento che avvia il flusso e un evento che ne determina la conclusione. In mezzo, ci sono altre attività che possono far procedere oppure interrompere il flusso.
Per rendere tutto più fluido, è importante individuare che cosa sblocca (o blocca) queste attività: banalmente, quali informazioni servono, quali controlli sono previsti, quali documenti vengono generati e quali condizioni determinano il passaggio alla fase successiva.
A questo punto, si ha uno schema chiaro di come si svolgono le attività aziendali. Resta solo da capire chi è coinvolto, e per questo c’è l’organigramma.
Le attività individuate dalla mappatura dei processi vengono quindi associate al ruolo organizzativo: ad esempio, il responsabile HR che deve approvare la richiesta di ferie.
In questo modo, la distribuzione delle responsabilità in base ai ruoli aziendali permette di costruire un workflow coerente con l’organizzazione.
I vantaggi di collegare processi, organigramma e dati HR con evohrp
La relazione tra mappatura dei processi e organigramma è alla base del funzionamento di evohrp. Il software HR di Dynaset utilizza l’organigramma aziendale per contestualizzare dati, responsabilità, autorizzazioni e garantire così una gestione più semplice e fluida dei processi HR.
Il primo vantaggio è quello di chiarire (o stabilire) gli iter autorizzativi, dando il via a percorsi di approvazione automatici.
Molti processi HR comprendono uno o più livelli di approvazione: abbiamo citato la richiesta ferie, ma pensiamo anche alla gestione delle note spese o dei premi di produzione, che coinvolgono sia il responsabile HR sia l’amministrazione, e a volte persino la direzione.
Collegando il processo all’organigramma, evohrp permette di costruire dei percorsi basati sui rapporti organizzativi effettivi, creando procedure di approvazione più veloci e automatiche.
Un altro vantaggio del particolare approccio di evohrp è la gestione delle informazioni aziendali.
Un dipendente deve poter consultare le informazioni che lo riguardano. Un responsabile HR può avere bisogno di una panoramica sul proprio gruppo di lavoro, mentre la direzione può richiedere dati aggregati e indicatori strategici.
evohrp gestisce l’accesso alle informazioni in base al ruolo ricoperto e alla posizione nell’organigramma.
Non solo processi, quindi: evohrp apre la strada a una migliore gestione dei dati aziendali. Un motivo in più per valutare la sua integrazione in azienda.
