Grazie al sistema della banca ore, i dipendenti possono accantonare le ore di lavoro straordinario per poi usarle sotto forma di permessi o ferie, anziché ricevere il relativo compenso. Purtroppo, molte aziende rinunciano a questa opportunità (oppure la usano male) perché non riescono a esercitare il giusto controllo sulla banca ore a tenere traccia del saldo tra straordinari, ferie e permessi dei dipendenti.
La soluzione è una sola: digitalizzare la banca ore. In questo articolo ti spiegheremo come farlo grazie al nostro software HR.
Indice
Come funziona la banca ore
Il meccanismo della banca ore è molto comune nelle aziende che consentono maggiore flessibilità oraria oppure in quelle realtà che si trovano a dover gestire picchi di lavoro. In questo caso, è frequente che i dipendenti accumulino ore di lavoro extra.
Normalmente, l’azienda liquida gli straordinari con una maggiorazione sullo stipendio. Chi invece adotta il sistema della banca ore può permettere ai propri dipendenti di accumulare le ore di lavoro extra in una specie di “salvadanaio delle ore”, che possono essere in seguito utilizzate per:
- prendere permessi o giorni liberi
- compensare periodi di minore attività
- ridurre straordinari futuri
Ovviamente, perché tutto funzioni, è necessario mantenere il controllo sia sulle ore di lavoro dei dipendenti, sia sul saldo della banca ore. Ed è qui che entra in gioco la necessità della digitalizzazione della banca ore.
Perché digitalizzare la banca ore
Purtroppo, senza un sistema di controllo e tracciamento della banca ore dei dipendenti, gli errori sono dietro l’angolo.
Conteggi sbagliati e mancata trasparenza nei confronti dei lavoratori possono diventare difficili da gestire, sia a livello organizzativo che economico. Per non parlare del rischio di non conformità normativa.
Per questo la digitalizzazione della banca ore, oggi, non è una possibilità, ma un dovere.
Soltanto integrando il tracciamento automatico delle ore si può mantenere il saldo sempre aggiornato in tempo reale, e integrare la banca alla rilevazione presenza e al sistema di payroll aziendale.
Il punto è: come si digitalizza la banca ore?
I 3 step per costruire una banca ore digitale
Passiamo subito al sodo, analizzando tutti i passi per digitalizzare la banca ore al 100%.
Adottare un sistema di rilevazione presenze
Il primo passo per digitalizzare la banca ore è dotarsi di un sistema di rilevazione presenze.
Registrare le entrate e le uscite, che sia con un badge, un’app o una timbratura digitale, è l’unico modo per iniziare a conteggiare le ore che ogni singolo dipendente spende al lavoro, creando un sistema affidabile di rilevazione e di archiviazione delle informazioni.
Ovviamente, tutto questo deve sottostare a delle regole aziendali definite.
Definire regole e workflow per la banca ore
Una volta che adotti un sistema di rilevazione presenze, hai in mano solo un pezzo del puzzle. Quello che ti manca è unire tutti i pezzi definendo un workflow di lavoro basato su regole chiare e precise, anche in base agli accordi presi con i dipendenti.
Il passo successivo consiste quindi nel delineare il set di regole alla base della banca ore digitale, come ad esempio:
- Tipologie di ore che entrano in banca
- Limiti massimi di ore che è possibile accumulare
- Scadenze e modalità di utilizzo delle ore
Queste regole aiuteranno ad automatizzare i flussi operativi e a creare un workflow che coinvolge sia i dipendenti (che devono rimanere aggiornati sulle ore a disposizione e poter usarle in modo semplice per richiedere permessi) sia i responsabili HR (che devono poter controllare la banca ore e autorizzare le richieste dei lavoratori).
Gestire la banca ore con un software HR
Abbiamo parlato di workflow e flussi, ma per poterli gestire serve lo strumento giusto: il software HR.
Il gestionale HR è la “mente” che permette di governare tutti i processi della banca ore digitale. Innanzitutto, tiene traccia delle ore lavorate dei dipendenti attraverso la rilevazione presenze; poi calcola automaticamente le ore extra e le archivia all’interno del “conto” del dipendente, secondo le regole predefinite.
Infine, permette di aggiornare in tempo reale il saldo non appena le ore accantonate vengono utilizzate dal dipendente, passando attraverso i flussi di richiesta e approvazione definiti in partenza.
Un buon software HR dovrebbe anche consentire l’esportazione dei dati (o l’integrazione con altri sistemi presenti in azienda) per il payroll e il calcolo della busta paga.
E dato che abbiamo parlato di un buon software HR… forse è arrivato il momento di conoscere evohrp!
evohrp, la scelta giusta per una banca pre digitale
evohrp è un supporto infallibile per prevenire gli errori nella gestione HR e tenere conto della banca ore dei dipendenti in modo semplice, con il vantaggio di poterlo integrare ad altre applicazioni aziendali, come ad esempio i sistemi per l’elaborazione delle buste paghe.
In particolare, il modulo di Rilevazione Presenze di evohrp risponde alla necessità di tracciare gli accessi al lavoro e calcolare le ore di lavoro ordinario e straordinario, offrendo l’opportunità di costruire un set di regole per implementare con efficacia il meccanismo della banca ore (o gestirla meglio).
Attraverso workflow autorizzativi e notifiche automatiche, la gestione della banca ore diventa più semplice sia per i responsabili HR sia per i dipendenti, semplificando l’operatività e migliorando la trasparenza.
Scopri il modulo di Rilevazione Presenze di evohrp!
