La tracciabilità in HR è cruciale per eliminare le zone grigie nei processi di richiesta e autorizzazione.
La presenza di un iter organizzativo tracciato permette di stabilire in modo chiaro chi ha effettuato una richiesta, chi l’ha valutata e approvata, o perché invece si è interrotta e non è andata a buon fine.
In caso di dubbi, errori o contestazioni, l’azienda dispone così di una fonte informativa unica con cui ricostruire il processo. Ma, soprattutto, finisce per avere in mano uno strumento che permette di evitare questo genere di errori.
Indice
Il problema delle contestazioni nell’ambito HR
Le attività HR riguardano aspetti di primo piano per il dipendente e per l’azienda. Da una buona gestione HR dipende infatti la rilevazione di assenze e presenze, la rendicontazione delle ore lavorate (e quindi della retribuzione), nonché la richiesta e l’ottenimento di ferie, trasferte e rimborsi.
Una qualsiasi decisione poco chiara può portare a incomprensioni dalle ripercussioni importanti, che degenerano spesso in contestazioni.
Tutto questo accade soprattutto nelle aziende che gestiscono richieste e autorizzazioni in modo disorganizzato o “non tracciato”, affidandosi ad esempio a conversazioni, telefonate, e-mail o addirittura messaggi Whatsapp. Altre volte, mancano delle policy chiare e standardizzate, che portano a loro volta a una gestione incoerente.
In mancanza di questi strumenti, diventa non solo difficile dimostrare che cosa è stato deciso, ma anche risalire precisamente a che cosa è accaduto, e stabilire quindi chi ha ragione.
Prendiamo il caso di un dipendente che parla al proprio responsabile della necessità di un permesso. Il responsabile dà il proprio consenso a voce, ma senza informare l’ufficio HR che, quindi, non registra il permesso.
Per il dipendente sarà difficile dimostrare che l’autorizzazione gli era stata effettivamente concessa, e l’ufficio HR si chiederà che cosa è andato storto.
Il quadro si complica quando una decisione viene contestata a mesi di distanza: cercare di capire cosa è successo risalendo a vecchie e-mail, file e messaggi può rivelarsi insufficiente.
La tracciabilità HR risolve tutti questi problemi. E fa anche molto di più.
Il ruolo della tracciabilità HR per gli iter di approvazione
La tracciabilità HR è la possibilità di ricostruire le attività e le decisioni che regolano i processi di gestione del personale.
Non significa solo digitalizzare i processi (anche email e messaggi Whatsapp sono digitali), ma soprattutto poterli controllare. Quando un’attività è tracciabile, tutte le sue fasi sono gestite all’interno di un flusso strutturato che viene registrato per poter essere successivamente consultato.
In particolare, integrando la tracciabilità in ambito HR, è possibile costruire degli iter autorizzativi che seguono tutto il percorso di un specifico processo HR: ad esempio, viene registrato ogni passaggio che una richiesta compie dal momento in cui viene inviata fino all’istante in cui è evasa e conclusa.
Il processo potrebbe essere il seguente:
- inserimento della richiesta
- verifica del responsabile HR
- autorizzazione della direzione o dell’amministrazione
- chiusura e archiviazione della pratica
Il numero di passaggi dipende ovviamente dal tipo di richiesta, dall’organigramma aziendale, dalle policy e da chi detiene l’autorità necessaria per decidere.
Più tracciabilità e organizzazione con evohrp
Un workflow di approvazione digitale e tracciabile segue ogni richiesta lungo un percorso definito, applicando le policy aziendali e registrando i soggetti coinvolti (ovvero chi invia una richiesta e chi la approva).
In caso di problemi e contestazioni, l’azienda può ricostruire facilmente il processo e capire che cosa o chi ha causato il disguido. Anche se, in realtà, la tracciabilità HR permette di risolvere il problema già a monte: poiché ogni fase segue un iter specifico, è più difficile incappare in errori.
evohrp si basa proprio su queste logiche. Il software HR di Dynaset consente infatti di gestire richieste e approvazioni all’interno di un sistema collegato all’organigramma aziendale.
Quando il dipendente invia una richiesta, evohrp registra il soggetto che l’ha presentata e la inserisce nel relativo iter. Il responsabile può quindi approvare o respingere la richiesta, mentre gli alert automatici comunicano in modo chiaro l’esito.
Il processo può così proseguire senza ricorrere a e-mail, comunicazioni verbali o procedure improvvisate, e l’ufficio HR non deve più riunire manualmente informazioni provenienti da fonti differenti per ricostruire i processi di autorizzazione in caso di problemi.
Grazie a evohrp, l’azienda ottiene finalmente un sistema centralizzato che mostra il processo in modo chiaro e trasparente a tutti i soggetti coinvolti. E le contestazioni restano un lontano ricordo.
