Digitalizzare la valutazione del personale aiuta a riprogettare il processo valutativo affinché obiettivi, workflow, dati e risultati siano gestiti in modo coerente in azienda.
Questo è ancora più importante nelle aziende medio-grandi, dove la valutazione del personale rappresenta più di un semplice adempimento HR. Misurare il contributo dei dipendenti aiuta infatti a orientare le performance, a supportare i percorsi di crescita e a collegare i risultati ottenuti a sistemi premianti.
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Di fronte a questo scenario, la valutazione del personale non può basarsi più su criteri soggettivi, dati incompleti e processi manuali. Servono invece processi strutturati, tracciabili, integrati tra loro… e possibilmente misurabili tramite un software HR.
La valutazione del personale nelle imprese che crescono
Una parte sostanziosa del vantaggio competitivo di un’azienda dipende dalle performance delle persone. Ecco perché la valutazione del personale riveste un ruolo chiave per tutte le imprese: non è solo questione di controllo sull’operato dei dipendenti, ma di performance che hanno un impatto diretto sulla competitività di un’impresa.
Quando però le aziende crescono, la crescente complessità organizzativa va spesso di pari passo con la difficoltà a valutare le prestazioni dei dipendenti in modo strutturato e coerente.
Finché un’impresa è di piccole dimensioni, è più facile che dipendente e responsabile si confrontino direttamente, anche quando si tratta di analizzare le performance. In questo scenario, i processi manuali possono ancora funzionare.
Nell’azienda medio-grande, invece, la scala gerarchica si allunga ed è costellata da diversi livelli, a cui corrispondono a loro volta decine (a volte centinaia) di dipendenti… che sono tutte persone da valutare! E non parliamo poi del caso in cui un’azienda abbia più sedi e dipartimenti.
La popolazione aziendale coinvolge inoltre ruoli diversi, dai dirigenti ai manager, dai responsabili agli impiegati, fino a team commerciali, tecnici o collaboratori esterni. Ogni gruppo richiedere criteri valutativi differenti, perché non tutte le performance sono misurabili nello stesso modo.
È di fronte a queste necessità che la valutazione del personale deve digitalizzarsi, per fare uno scatto in avanti e superare i limiti dei processi manuali.
Come progettare un sistema di valutazione digitale
Molti pensano che per digitalizzare la valutazione del personale basti adottare un software ed è fatta. Nì, le cose sono un po’ più complicate di così.
La scelta del software è importante, ma prima di installarlo l’azienda dovrebbe chiarire altri aspetti, tipo come valutare le persone, con quali finalità e attraverso quali regole.
Definire i ruoli per la performance review
Lo abbiamo già detto: la popolazione aziendale in una media-grande impresa è ampia e variegata, e questo porta a una conseguenza, ovvero che i dipendenti non possono essere valutati secondo criteri comuni a tutti.
Per i dirigenti, ad esempio, bisogna valutare i risultati economici e lo sviluppo organizzativo; per i responsabili, può avere senso guardare al miglioramento dei processi e il raggiungimento dei target d’area; la valutazione dei dipendenti può includere invece il raggiungimento di obiettivi individuali o di competenze tecniche, mentre quella degli operai si concentra sugli indicatori legati alla produttività.
Ci vuole quindi uno schema di valutazione flessibile, da adattare ad ogni ruolo o funzione in azienda, ma che sia allo stesso tempo standardizzato e uniforme per tutti i dipendenti. Il punto di partenza per ragionare in questi termini potrebbe essere ad esempio l’organigramma aziendale, che aiuta a definire tutti i ruoli e le funzioni aziendali, cui sarà associato l’adeguato modello di performance review.
Stabilire criteri, pesi e scale di valutazione
Il secondo passaggio consiste nel definire cosa viene valutato e come deve essere misurato.
A proposito del “cosa valutare”, si potrebbe distinguere tra:
- KPI quantitativi: sono gli indicatori misurabili come fatturato, marginalità, tempi di consegna, numero di progetti completati, etc…;
- Obiettivi qualitativi: sono quelli che non possono essere misurati in modo matematico, come ad esempio il miglioramento di un processo, il contributo a un’iniziativa aziendale, la qualità della relazione in team, etc…;
- Competenze: sono quelle che un dipendente può sviluppare in seguito a corsi di formazione, progetti complessi, percorsi di accompagnamento, etc…
Per farla più semplice ancora, le aziende medio-grandi potrebbero anche adottare il sistema MBO, ovvero la gestione per obiettivi (Management by Objectives), che permette di valutare le prestazioni del dipendente al raggiungimento di determinati obiettivi.
Questo modello è molto furbo perché mette insieme il “cosa” e il “come” della valutazione del personale, tutto in un unico sistema. Il meccanismo è semplice: ad ogni dipendente vengono associati degli obiettivi in base al suo ruolo, al raggiungimento dei quali sarà possibile valutare il suo operato.
Per ogni obiettivo possono essere definite soglie minime di raggiungimento dell’obiettivo, regole di calcolo e criteri di validazione finale che, una volta riportati su un software HR specifico, permettono di tenere traccia delle performance in automatico proprio in relazione agli obiettivi (anche parzialmente) raggiunti.
Inoltre, bisogna stabilire chi può confermare la valutazione finale e in quali condizioni.
Workflow e responsabilità nella valutazione del personale
Perché sia efficace, un sistema di valutazione digitale deve chiarire le responsabilità di ogni attore.
Ad esempio, chi si occupa dell’assegnazione degli obiettivi? E chi valuta la performance? E chi valida la valutazione delle performance in via definitiva?
La risposta a queste domande permette di creare dei workflow approvativi con ricadute importanti per l’azienda.
In molte aziende, le prestazioni dei dipendenti possono avere conseguenze su bonus, avanzamenti, percorsi di sviluppo o revisioni retributive. Per questo motivo il passaggio di validazione è fondamentale.
Di solito, è il reparto HR ad avere la ownership del processo: imposta tempi, regole, strumenti, e si occupa della valutazione vera e propria in supporto ai manager. La digitalizzazione deve consentire di governare il processo, senza doverlo ricostruire ogni volta.
Digitalizzare la valutazione delle performance con evohrp
Per una medio-grande azienda, digitalizzare la valutazione del personale significa avere un sistema capace di gestire obiettivi a più livelli, monitorare l’avanzamento e automatizzare le valutazioni ed eventuali sistemi premianti.
Questo è quello che puoi fare con il modulo di evohrp Performance e MBO.
evohrp è un software HR pensato per gestire il processo di performance review seguendo una struttura gerarchica di valutazione configurabile, che può seguire l’organigramma aziendale, stabilendo anche criteri di approvazione e validazione in base al ruolo.
La piattaforma permette inoltre di assegnare obiettivi aziendali, di dipartimento, di area, di ufficio o persino obiettivi individuali, favorendo l’allineamento tra strategia aziendale, funzioni e contributo individuale.
Il modulo supporta anche l’automazione del processo valutativo: i progressi possono essere monitorati automaticamente con aggiornamenti in tempo reale, con tanto di calcolo automatico dei punteggi per la generazione delle valutazioni finali.
Ultimo, ma non per importanza, è il fatto che evohrp possa essere integrato al sistema premiante e relativo payroll, ad esempio per quelle aziende medio-grandi che adottano bonus legati al raggiungimento degli obiettivi.
Vuoi trasformare la valutazione del personale in un processo digitale, tracciabile e integrato con gli obiettivi aziendali?
