Ogni HR manager sa perfettamente quanto una mala gestione delle ferie incida su squilibri organizzativi, sovraccarichi di lavoro e accumuli di ferie non godute. Queste ultime sono, oltretutto, un costo latente per l’impresa.
Per capire se le ferie sono gestite in maniera adeguata, è necessario identificare dei Key Performance Indicators (KPI). Alcuni specifici KPI, infatti, sono pensati per monitorare l’andamento delle ferie e garantire un equilibrio tra esigenze aziendali e diritti dei lavoratori.
Vediamo quali sono i KPI più efficaci.
Indice
Perché monitorare le ferie con dei KPI?
Nelle aziende di qualsiasi dimensione, l’adozione di KPI per la gestione delle ferie consente di monitorare questo processo in modo oggettivo, superando approcci basati su percezioni soggettive o decisioni estemporanee.
Un sistema di misurazione strutturato permette di trasformare la gestione delle ferie in un processo analitico, in cui le scelte sono guidate dai dati e non da valutazioni discrezionali. L’adozione di un metodo basato sui dati non è solo un’opzione, ma una necessità per le aziende moderne, dove la capacità di misurare e analizzare ogni aspetto della gestione HR rappresenta un vantaggio competitivo concreto.
Conoscere e integrare i KPI nei propri gestionali HR, infatti, significa passare da una logica reattiva a una strategia data-driven, in cui la pianificazione è supportata da indicatori chiari e confrontabili. Questo approccio consente di standardizzare il processo decisionale, eliminando incertezze e garantendo un maggiore controllo sulle dinamiche aziendali.
I principali KPI per la gestione delle ferie
KPI | Descrizione |
Ore pianificate vs. ore godute | Misura il rapporto tra le ferie programmate e quelle effettivamente usufruite. Un alto scostamento potrebbe indicare problemi di pianificazione o difficoltà nel concedere i giorni richiesti. |
Residuo ferie degli anni precedenti | Monitorare le ferie non godute dell’anno precedente aiuta a prevenire accumuli eccessivi e a evitare situazioni in cui i dipendenti si ritrovino con troppe ferie da smaltire in poco tempo. |
Saldo ferie stimato a fine anno | Permette di prevedere in anticipo il numero di ferie che saranno “non godute” alla fine dell’anno, consentendo di adottare strategie per evitarne l’accumulo. |
Distribuzione delle ferie nell’organico aziendale | Analizzare come le ferie sono distribuite tra i diversi team permette di evitare squilibri e garantire una copertura ottimale delle attività aziendali durante tutto l’anno. |
Strategie pratiche per analizzare i KPI
Misurare i KPI relativi alle ferie non basta: è essenziale saperli interpretare e utilizzarli per ottimizzare la gestione del personale. Ecco qualche strategia utile a tutte le aziende.
Confrontare i dati con gli anni precedenti
Uno dei metodi più efficaci per interpretare i KPI è il confronto storico. Analizzare l’andamento delle ferie nel corso degli anni permette di identificare trend ricorrenti.
Per esempio, e ogni anno, nel periodo estivo, la percentuale di ferie non godute è particolarmente alta, potrebbe esserci un problema nella gestione dei turni. Se alcuni reparti esaurissero rapidamente i giorni di ferie nei primi mesi dell’anno, potrebbe essere necessario redistribuire meglio i periodi di riposo.
Pro | Contro |
Permette di prevedere le criticità e correggere eventuali squilibri. | Richiede l’uso di strumenti analitici adeguati a raccogliere e confrontare i dati nel tempo. |
Monitorare la distribuzione delle ferie nell’organico
Alcuni dipendenti potrebbero avere la tendenza a non prendere mai ferie, mentre altri potrebbero concentrarle in determinati periodi, creando vuoti organizzativi.
Se in un reparto tecnico tutti i dipendenti chiedono ferie nelle stesse settimane, si rischia di lasciare scoperti ruoli chiave, con un impatto negativo sulle attività aziendali. Per evitarlo, si possono implementare piani ferie strutturati, in cui ogni team concorda in anticipo i periodi di assenza.
Pro | Contro |
Previene situazioni di squilibrio e garantisce continuità operativa. | Alcuni dipendenti potrebbero percepire vincoli eccessivi nella scelta delle ferie. |
Individuare situazioni critiche
L’analisi dei KPI permette anche di identificare situazioni particolari che richiedono attenzione. Ad esempio, se un dipendente ha accumulato un numero eccessivo di giorni di ferie non godute, è fondamentale pianificare uno smaltimento graduale.
Questo problema è particolarmente comune in ruoli di responsabilità, dove i lavoratori tendono a rimandare il periodo di riposo per esigenze lavorative, rischiando di trovarsi con un eccesso di ferie da utilizzare in poco tempo.
Una soluzione efficace è programmare le ferie con alert automatici che segnalano ai manager quando un dipendente ha accumulato troppi giorni di ferie. Questo aiuta a evitare sia il rischio di burnout, sia il problema dei costi aziendali legati alle ferie non godute.
Pro | Contro |
Migliora la salute e il benessere dei dipendenti, oltre a ridurre il rischio di ferie accumulate. | Richiede un controllo costante e strumenti digitali adeguati al monitoraggio. |
evohrp, il software HR per la gestione delle ferie
Monitorare i KPI manualmente è complesso e spesso oggetto di errori. Per questo motivo, le aziende che vogliono adottare un approccio data-driven, scelgono software HR specializzati nella gestione delle ferie, come evohrp di Dynaset.
evohrp include un modulo di gestione delle ferie che aiuta a:
- automatizzare la pianificazione e l’approvazione delle ferie
- monitorare in tempo reale i KPI chiave
- evitare sovrapposizioni e squilibri nell’organico
- generare report dettagliati per la direzione HR
Con un software HR, la gestione delle ferie diventa più fluida ed efficiente, garantendo il rispetto delle linee guida aziendali e un maggior benessere per i dipendenti.
evohrp permette di automatizzare l’intero processo, semplificare il monitoraggio dei KPI e ridurre i rischi legati a una cattiva gestione delle ferie.
